Blogi - hankinnasta ajankohtaisesti

Miksi hankintoja ylipäätään kilpailutetaan? Eikö vuonna 2021 jo olisi fiksumpiakin tapoja hoitaa hankintoja? Itse olen mieltänyt asian niin, että kilpailutus on yksi työkalu ostajan ja hankinnan ammattilaisen työkalupakissa. Käytännössä erittäin toimiva sapluuna, mutta sitä on käytettävä harkiten. On hyvä ymmärtää, että kilpailutus teettää töitä niin kilpailuttajalla kuin toimittajillakin – siksi kannattaa valita sopivin toimintamalli ja tulokulma tilanteen mukaisesti ja sovittaa se sekä hankinnan että liiketoiminnan tavoitteisiin. Tästä kirjoituksesta saat TOP6 vinkkiä fiksuun hankintojen kilpailuttamiseen.

Olemme taannoin keskustelleet ostopäällikköindeksistä mm. Hankintaviestissä vuosien 2018 ja 2019 puolella, ja otetaanpa tämä mielenkiintoinen yritysten luottamusta kuvaava indikaattori tarkasteluun jatkossakin. Tällä hetkellä on markkinoilla niin paljon kuumia perunoita, että on vaikea nostaa yhtä – löytyy kiinalaisomisteinen TikTok, jonka Microsoft haluaisi ostaa, mutta D. Trump lyö kapuloita rattaisiin. Nasdaq indeksi (NDX) on aivan tapissaan ja käynyt elokuun aikana jo yli 11.000 pisteessä (ennen pandemiaa pyörittiin hyvässä nousussa yli 9000 lukemissa), samaan aikaan Yhdysvallat on pahasti koronaviruksen kourissa ja rosoisen presidenttipelin pauloissa. Katsotaan nyt kuitenkin vain tarkemmin IHS Markit Ostopäällikköindeksiä, josta saatiin tuoreet luvut 3.8.2020. 

Sopimusten merkitys hankinnoissa on keskeinen vai onko? On hyvä huomata, että monissa sopimuksissa käytetyt yleiset myyntiehdot palvelevat ensisijassa myyjän etuja. Ole siis ostajana tarkkana erityisesti näiden yleisten myyntiehtojen kanssa. Sopimusehtojen merkitys kasvaa, mikäli toimitus tai palvelu ei menekään, kuten oli tarkoitus. Tässä muutamia käytännön vinkkejä siitä, missä kohtaa sopimuksissa kannattaa olla erityisen tarkkana. 

Yleiset myyntiehdot palvelevat yleensä myyjän etuja

Oletko rekisteröinyt, että sitoudut usein myyjän myyntiehtoihin, tehdessäsi hankintoja ja yksittäisiä ostotilauksia? Olivat ostot sitten isompia tai pienempiä. Joka kerta, kun saat tilausvahvistuksen yhteydessä myyntiehdot NL17, TK Yleiset 2010, jne. tai jopa myyjän omat myyntiehdot, sitoudut noudattamaan niitä ellet ilmoita, ettet hyväksy niitä. Silloinkin jäädään sopimuksettomaan tilaan toimitusehtojen suhteen. On turhaa ilmoittaa ostotilauksen vakiotekstissä, että mahdolliset muut myyntiehdot kuin tilaajan ostoehdot eivät ole päteviä, sillä viimeisin sopimusehto, jota ei ole selkeästi ilmoitettu hylätyksi, on voimassa ja näin ollen pätee kyseiseen kauppaan.

Mitä liiketoiminnan ylin johto odottaa hankinnoilta 2020? Mitä asioita on ilmassa? Mitkä trendit ovat valloillaan? Mihin voidaan varautua, kun maailma muuttuu ja odotukset ovat osin ristiriitaisia. Kysymys onkin, miten meidän hankintapäättäjien tulisi suhtautua tulevaan? TOP4 pohjautuu kansainvälisiin katsauksiin ja listoihin sekä nyt ilmassa oleviin + täällä Suomessa keskustelua herättäviin asioihin. 

2020 on jo hyvässä vauhdissa - pohjalukemat on ostopäälliköiden mukaan osin ohitettu, vai onko?

Vuosi 2020 on jo hyvässä vauhdissa ja odotukset ovat korkealla. Talouden näkymistä puhutaan nyt suuntaan ja toiseen – jotain isoa odotetaan tapahtuvaksi. Ostopäällikköindeksi (PMI by IHS Markit Europe Sector) näyttää toipuneen syksyn 2019 pohjalukemista. Digitalisaatio- ja finanssipuolella on lujaa uskoa kasvuun, mutta esimerkiksi Euroopan metalli- ja kaivosteollisuuden sekä metsä- ja paperialan ostopäälliköillä kasvuodotukset ovat huomattavasti synkemmät. Kristallipalloa ei itsellänikään ole, joten omassa kentässä keskitymme siihen, mitä lisäarvoa hankinnalla voimme yrityksille tuottaa. Hankinnassa on rutkasti piilevää voimaa - nyt on meidän hankinta-asiantuntijoiden vuoro reagoida ja tulla esiin yrityksen tuloksen tekijöinä. Pois nurkkapelaamisesta ja kohti maalia!

Miksi ihmeessä olisin kiinnostunut epäsuorista hankinnoista? Mehän haluamme toimia liiketoiminnan ytimessä ja tavoittelemme kilpailuetua uusien tuotteiden, palvelujen, myynnin, markkinoinnin tai digitalisaation keinoin. Siis miksi? Epäsuorat hankinnat - who cares?

Kilpailukyvyn kasvattaminen on herkkä aihe, joka puhuttaa aina kotimaamme hallitusta myöten. Kun tätä asiaa pohditaan yrityksissä - mihin katse silloin kääntyy? Tuotannon modernisointiin, henkilöstökuluihin vaiko hankintaan? Valitettavasti tuloksellisen hankinnan merkitys kilpailukyvyn kasvattamisessa on Suomessa vielä täysin aliarvostettua, vaikka luvut eri vuosikymmeniltä kertovat hankinnan merkityksen kasvusta yritysten tulosten muodostajana. Piilevää potentiaalia hankinnan saralla olisi vaikka millä mitalla. Kysymys kuuluukin: Miten hankinnan potentiaali voidaan ulosmitata? Suurin osa hankinnoista voi lisäksi olla erittäin kriittisiä koko yrityksen toiminnan kannalta. Kun maailmanlaajuiset indeksit ja suhdanteiden muutokset povaavat lisää haasteita, kannattaisiko kääntää katse hankintoihin?

Hankintojen ulkoistus ja organisointi on yhä kasvava puheenaihe maailmalla. Toteutetaanko kaikki hankinnat organisaation omana työnä vai ostetaanko ketteränä palveluna juuri kyseiseen asiaan perehtyneeltä ammattilaiselta? Yritysten keskittyminen ydinosaamiseensa, jatkuvasti muuttuvat liiketoimintaolosuhteet, teknologian kehittyminen ja digitalisoituminen ovat kiihdyttäneet tätä keskustelua entisestään. Nämä seikat luovat jatkuvasti uusia osaamisalueita, joille on kaivattu tekijöitä ja uutta osaamista hankintojen tekemiseen. USA on tässä trendissä kärkipaikalla, mutta myös UK:ssa ollaan jo pitkällä - nyt on otollinen hetki reagoida täällä Suomessakin.

Yllättävän monessa yrityksessä vielä pohditaan kannattaako hankintoihin tai toimitusketjuun ylipäätänsä panostaa. Kehityksessä pitäisi kuitenkin pysyä mukana. Hankintajohtajat näkevät tilanteen aitiopaikalta ja heillä on toiveita, joita kannattaa kuunnella. Kokosin CPO:n TOP 10 -toivelistan. Vastaako sinun yrityksesi toimitusketju jo huipputasoa, keskikastia vai kenties jotain muuta?

Meillä oli mielenkiintoinen 49 minuuttia samassa pöydässä Rostek Oy:n Kimmo Paanasen ja Visman Ani Rumpun kanssa. Anin luotsaamana käytiin läpi hankinnan merkitystä, säästöjä, järjestelmiä ja siitä syntyi jopa yllättävän luonteva keskustelu, jossa on muuten ihan asiaa. Yllätyin itsekin, että näinkin kuivasta aiheesta saa ihan käytännön asiaa. Olisi ollut paljon mehukkaampaa keskustella markkinoinnista ja myynnistä, mutta niistähän puhuu jo kaikki muutenkin. Kannattaa tsekata ja laittaa vaikka työmatkalla podcasti kuulumaan.

Hankinnan, kuten muidenkaan toimintojen osalta, ei useinkaan ensimmäisenä tarvitse miettiä ulkoistamista ja mitä siitä sitten seuraa. Ennemmin kannattaa suunnitella huolella oma strategia ja toimintamalli, ja miettiä millaista osaamista niiden toteuttaminen kokonaisuudessaan vaatii, jotta liiketoiminnan tavoitteet toteutuvat. Löytyykö itseltä sitten siihen tarvittava osaaminen ja työpanos?
Ulkoisen asiantuntijan käyttäminen on yksi erittäin relevantti vaihtoehto – ei kuitenkaan se ydinkysymys. Toisaalta se ei saisi olla myöskään kynnyskysymys.