<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=154801&amp;fmt=gif">


Monesti kohtaan ajatuksia, että tietyllä alalla hankintatoimi on niin erityistä, etteivät ulkopuoliset voi tarjota siihen osaamistaan. On aloja, joissa vaaditaan juuri tiettyä hankinta-alan osaamista, mutta on myös paljon osaamista, joka on helposti siirrettävissä alalta toiselle. Kokemus useista organisaatioista ja eri tilanteista auttaa nopeasti näkemään, mihin tarttua.

Meidän ala on niin spesiaali

Alalla kuin alalla on omat erityispiirteensä, se on fakta. Mutta ovatko ne niin spesiaaleja, ettei niitä kukaan muu voi tuntea tai oppia, on eri asia. “Meidän ala on niin spesiaali” voi tarkoittaa usein myös oman alan korostamista sekä suojamuurien nostamista. Uusien ajatusten mukaantuloa pelätään turhaan.

On totta, että uuden liiketoiminnan syvälliseen opetteluun ei lyhyessä projektissa ole aikaa samassa mittakaavassa kuin olemassa olevilla tekijöillä. Siksi me puhummekin yhteistyöstä. Ketään emme kampea ulos vaan tuomme lisäjoukkoja, vahvistuksia sekä uutta virtaa ja osaamista eri yrityksiin. Kyky tulla toimeen muiden kanssa sekä kyky omaksua asioita korostuvat projektista ja alasta toiseen.

 

 “Hankintatoimi on perusperiaatteeltaan samanlaista hankitaan sitten kauramuroja tai palveluita.”

Jouko Väinölä, hankinta-asiantuntija, hpj

Hankintaoimen lainalaisuudet periaatteessa samanlaiset alalta toiselle 

Kollegani Jouko Väinölä on tehnyt pitkän uran hankintojen parissa eri organisaatioissa ja erilaisissa tehtävissä. Hän totesi hankinnan osaamisen siirtämisestä alasta toiseen osuvasti:

“Hankinta-alan lainalaisuudet ovat periaatteessa samat alalta toiseen. Tärkeintä on aina määritellä tuote tai palvelu tarkkaan eli on tiedettävä mitä tarvitaan. Hankinta-ammattilaisen ei tarvitse olla kaikkien alojen asiantuntija, koska asiantuntijat tulevat yrityksestä ja ovat mukana neuvotteluissa teknisinä asiantuntijoina. Hankinta-ammattilaisen haasteena on kategoriatietojen kaivaminen ja se, että omaksuu mitä on tehty ja mitä halutaan tehdä. Hankintatoimi on perusperiaatteeltaan samanlaista hankitaan sitten kauramuroja tai palveluita.“  

 

“Hankinta-alan lainalaisuudet ovat periaatteessa samat alalta toiseen. Tärkeintä on määritellä tuote tai palvelu tarkkaan ja tiedettävä mitä tarvitaan.”  Väinölä

Kategoriatieto voi merkitä myös sitä, että asiakas vaatii hankittavalta tuotteelta ykkösbrändin tasoa, mikä maksaa enemmän kuin kakkosbrändin tuote. Joskus taas kakkosbrändin tuote on se mitä haetaan, kun tuotteen hinta on pääseikka. 

 

Hankinnan haasteet ICT-, palvelu- ja tehdasinvestoinneissa

ICT- ja palveluhankinnat eroavat kyllä selkeästi muusta hankinnan sektorista kuten esim. koneinvestointihankinnoista. Niissä hankintaosaajan on lähdettävä kokoamaan alusta lähtien speksejä ja kysyttävä asiakkaan odotusarvoja. Palvelun käyttäjällä ei välttämättä ole olemassa vertailutasoa. “Haluan toimivampaa kuin aikaisemmin” ei vielä riitä, vaan on kyseltävä syvempää tietoa, jotta saadaan vertailukelpoisia tarjouksia. Mekaniikan hankintatoimen osaamisella ei myöskään tehdä ICT-hankintoja. Ala on aika spesifi hankintatoimen näkökulmasta. Palveluhankinnat vaativat taas erilaista lähestymistapaa ja kilpailutusta, johon tulee perehtyä.

Kone- ja muissa investointihankinnoissa on yleensä olemassa piirustukset, vahva tekninen asiantuntemus sekä määritykset hankittavalle tuotteelle ja sitä kautta saatavissa selkeät speksit tarjouspyyntöjen rakentamiseksi. Esimerkiksi MRO puolella (epäsuorat tehdastarvikehankinnat) kokeneella ammattilaisella on jo valmiit metodit ja kilpailuttaminen on tuttua. Repussa on jo monessa yrityksessä läpikäyty toimintatapa: prosessiin ja tarjouspyyntökyselyihin on jo haettu ne parhaat käytännöt. Myös toimittajakentän laaja tuntemus nopeuttaa asioiden etenemistä.

Hyvä oma verkosto ja kollegoiden tuki auttaa toimittajien haarukoinnissa ja lisätietojen saamisessa nopeasti. Joku verkostosta voi olla tehnyt juuri vastaavaa hankintaa, mikä nopeuttaa prosessia siirryttäessä alalta toiselle. Siksi laaja verkosto on yksi avainasia hankinta-alan ammattilaisen menestymisessä. 

 

 Kokemus prosessin läpiviennistä ja tapa toimia ovat siirrettävissä alalta toiselle.

Yksittäiset hankinnat ja kokonaisuuden hahmottaminen

Olen huomannut, että meille ulkoistettuja hankinnanpalveluja tuottaville ammattilaisille siirtymisen haasteet ja paineet ovat kovemmat kuin jos olisi suoraan rekrytoitu. Asiakkaan odotusarvo on jo heti alkumetreillä korkeammalla. Tärkeää onkin osoittaa kykyä analysoida tilannetta ja yrityksen tavoitteita sekä omata nopea omaksumiskyky ja kyky sopeutua tiimiin. Tehtävälle asetetut odotukset on ymmärrettävä selkeästi ja raportoitava herkästi, jotta tekemisen suunta on sama kuin yrityksen edustajien ajatuksissa. Kokemus prosessin läpiviennistä ja tapa toimia ovat siirrettävissä alalta toiselle.

Kun on tehnyt töitä jonkun yrityksen hankinnassa pitkään, on luonnollista, että pitää huolen omasta tontistaan ja sen tuottamista säästöistä asiakasyritykselle. Sitä oikeastaan odotetaan ja usein mittarein lasketaan. Ulkopuolisen hankinta-ammattilaisen on kuitenkin ajateltava myös elinkaarikustannuksia koko yrityksen kannalta. Yksikkökustannukset kun eivät useinkaan ole samat kuin kokonaiskustannukset.  Samalla on mietittävä myös organisaation resursseja eli miten tekemäni säästöt vaikuttavat kiinteisiin kustannuksiin ts. tuottavat säästöjä vähentämällä kokonaiskustannuksia.

 

 Kategoriatieto voi merkitä myös sitä, että asiakas vaatii hankittavalta tuotteelta ykkösbrändin tasoa, mikä maksaa enemmän kuin kakkosbrändin tuote. Joskus taas kakkosbrändin tuote on se mitä haetaan, kun tuotteen hinta on pääseikka.  

Prosessin osat toimivat alalta toiselle

Hankinnassa on paljon yhteistä alasta riippumatta. Kokeneet toimijat näkevät melko nopeasti mihin asioihin tulee tarttua ja missä järjestyksessä. Mitä tietämystä on hankittava ja keneltä sitä voisi hankkia? Proseduurit ovat valmiina. Osataan myös aikatauluttaa prosessin eri osia. Investoinneissa aika onkin usein kriittinen tekijä.

Olen ollut kahdessatoista hankintaprojektissa viimeisen kuuden vuoden aikana. Siirtyminen alalta tai organisaatiosta toiseen on ollut vain motivoivaa. On ollut intoa tarttua nopeasti uusiin tehtäviin ja viedä ne projektina läpi. Sitä intoa toivon tartuttavani myös niihin yrityksiin, joissa toimin. Työn ja alan vaihtelu on ainakin minulle sopinut hyvin.

Heikki Karppilalla on yli 15 vuoden kokemus hankinnan eri osa-alueilta: teollisuuden tuotannollisista ostoista epäsuoriin hankintoihin - aina IT-järjestelmiin asti. Jouko Väinölän laajaan hankinta-alan osaamiseen liittyy myös kokemus ostotoiminnasta mm. Kiinassa ja USA:ssa.

 

Lue lisää: Hankintatoimen joustavalla resursoinnilla tulosta >

  New Call-to-action

 Lue myös:

Heikin kokemuksista työskentelystä hankintatoimen näköalapaikalla >

Nuoren hankinta-ammattilaisen toimenkuva 2018 >



Tilaa blogi: