<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=154801&amp;fmt=gif">


Hankintakeskuksia eli Procurement Centereitä on perustettu kiihtyvällä tahdilla eri puolille maailmaa. Satu Koivisto on pitkän hankintauransa aikana ollut mukana perustamassa peräti kahta eri Procurement Centeriä, molemmat kansainvälisen yrityksen sisäisiä hankintakeskuksia: toinen Unkariin ja toinen Bulgariaan. Hänellä on hyvä näkemys hankintakeskuksen hyödyistä ja mitä on otettava huomioon keskuksen suunnittelussa ja onnistuneessa käyttöönotossa.


On aika uudistaa yritysten hankinta

Kun yritys ryhtyy kehittämään hankintatoimeaan, ensimmäinen askel on perinteisesti hankintaosaston perustaminen tai olemassa olevan ostotoiminnan laajentaminen palkkaamalla hankinnan ammattilaisia. Nykypäivän trendinä on kuitenkin palveluiden oston lisääntyminen - niin yksityistalouksissa kuin yrityksissäkin. Kotitalouksissa palveluiden ostaminen on jo yleistynyt jaesimerkiksi siivouspalveluiden ostaminen on arkipäiväistynyt. Olisiko myös yrityksissä jo aika arkipäiväistää myös ostopalveluiden ostaminen? Kysytään Satu Koivistolta ajatuksia hankintakeskuksen perustamisesta.

 

"Kulttuurierot on hyvä pitää mielessä" - Satu Koivisto

Mitä oppia tarttui Itä-Euroopan Procurement Centereistä?

Kun lähdetään perustamaan hankintakeskusta, on yleensä tavoitteena kustannustehokkuus ja työlle parempi hinta. Luonnollisesti myös yhtenäisten toimintatapojen käyttöönotto ja sitä kautta läpinäkyvyyden sekä raportoinnin parantumisen tuomat edut ovat kiikarissa. Koivisto oli mukana kehittämässä työprosesseja ja kouluttamassa väkeä uusiin keskuksiin. “Kulttuurierot on hyvä pitää mielessä”, toteaa Koivisto. "Varsinkin kun siirretään maasta toiseen tehtäviä, on taustatiedon kerääminen, prosessien luonti, selkeä dokumentointi ja kommunikointi äärimmäisen tärkeää." Sekä Unkarissa että Bulgariassa on ollut saatavissa osaavaa ja ammattitaitoista henkilökuntaa, sillä monet kansainväliset yritykset ovat perustaneet palvelukeskuksia Itä-Eurooppaan, kouluttaneet henkilöstöä ja palvelukonseptiin on myös hankinnassa totuttu. Myös toimittajat ovat tottuneet maailmalla keskitettyihin hankintakeskuksiin.

 “Yrityksille on iso muutos ryhtyä hyödyntämään hankintakeskuksia, sillä samalla yritysten toimintatavat ja työntekijöiden roolit muuttuvat, ajattelutapaa on myös muutettava. Työ vaatii kommunikointia ja erinomaista muutosjohtamista sekä projektityötä olemassa olevan tiedon keruussa ja uuden toimintatavan kehittämisessä. Vastarintaa uuden edessä varmasti on. Onnistuminen onkin paljon muutosjohtamisesta kiinni, toteaa Koivisto. “Jos on mahdollista pysyä vanhassa toimintatavassa, osa pysyy, ja tavoitellut hyödyt jäävät vähäisiksi”, toteaa Koivisto. Aloittaminen vaatii siksi systemaattista ohjausta, yrityksen johdon tukea sekä avointa ja kannustavaa ilmapiiriä. 

Oman keskuksen luominen voi viedä hyvinkin pari vuotta. Ratkottavia asioita on paljon: millä järjestelmällä töitä tullaan tekemään, minkälainen porukka tarvitaan, millä laajuudella aloitetaan, mitä ja millä aikataululla kommunikoidaan? Mistä löydetään olemassa olevat ostotiedot ja sopimukset? Missä, miten ja millä materiaalilla koulutetaan ostajat, ostopäälliköt, loppukäyttäjät, hyväksyjät, laskutukset väki, logistiikka, toimittajat... Puuhaa riittää. 

 

“Kokemuksesta voin sanoa, että hankintaa on saatu tehostettua ja myös muiden osastojen työteho on kasvanut, kun hankinnan vastuut on siirretty keskukseen." - Satu Koivisto

Hankintakeskusten hyödyt

Kustannussäästöjä toki haetaan. Niiden lisäksi on saatu myös toisenlaisia hyötyjä. “Kokemuksesta voin sanoa, että hankintaa on saatu tehostettua ja myös muiden osastojen työteho on kasvanut, kun hankinnan vastuut on siirretty keskukseen. Kun dedikoidut oston ammattilaiset toimivat yhdessä ja samanlaisten tehtävien parissa, myös ammattitaito kasvaa ja on mahdollista järkeistää yrityksen tavat tehdä hankintoja. Loppukäyttäjä voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa eikä hänen tarvitse tietää, mitä lomakkeita tulee täyttää ja miten esimerkiksi hankintakilpailutukset tulee järjestää”. Aikaa ja myös rahaa siis säästyy. Toimintaan saadaan samalla läpinäkyvyyttä ja raportointi yhdenmukaistuu. Nähdään helposti, mihin raha oikeasti menee ja sitä kautta voidaan löytää myös uusia säästökohteita.Toiminnan systemaattisuus kasvaa.

 

Sopiiko hankintakeskuksen käyttö kaikille yrityksille?

Koska yritykset ovat erilaisia, on toiminta ostokeskuksissakin räätälöitävä yrityksen mukaan. “Hankintakeskuksen käyttö sopii mielestäni kaikille toimialoille ja niin tavara- kuin palveluostoihin. Onnistunut käyttööonotto tuokin usein vain helpotusta ja nopeutta työhön. Myös tavaran- tai palveluntoimittajia auttavat hankinnan systemaattiset tavat hoitaa ostoja ja henkin saavat enemmän näkyvyyttä omasta suoriutumisestaan, kun hankinnat hoidetaan keskuksen kautta. Myös toimittajia on tärkeää informoida muutoksesta ja tarvittaessa kouluttaa yrityksen uusiin toiveisiin.

 

“Hankintakeskuksissa on käytössään uusimmat vinkit ja tavat toimia.”

Hankintakeskus on nykyaikaa

Tekoälystä ja digitalisoitumisesta puhutaan koko ajan enemmän ja enemmän, ja tekniikan kehittymisen avulla saadaankin entistä parempia työkaluja ja prosesseja käyttöön. Jos ei ole perehtynyt hankinnan osalta kehitykseen, voi olla haastavaa parantaa itse omaa ostotoimintaa uudella tavalla. Hankintakeskuksessä on uusimmat vinkit ja tavat toimia käytössään, joten ne siirtyvät yritysten eduksi hyvin nopeasti.

Megatrendin mukaisesti palveluiden käyttäminen on nykypäivää ja mikään ei estä ostamasta hankintatoimen suunnittelua, hoitoa ja hallintaa räätälöitynä palveluna. Kaikkea ei tarvitse eikä pidäkään tehdä itse. Miettiä kannattaa, onko oman yrityksen hankintapolitiikka päivitetty tähän päivään, antaako omat toimintatavat ja hankintajärjestelmä tarvittavaa tukea ja apua digitalisaation ja uusien tekoälyn ohjelmistojen aikakautena. Vai kannattaako omistamisen sijaan ostaa tarvittava palvelu ammattilaisilta. 

 

Satu Koivistolla on lähes 20 vuoden kokemus kansainvälisten yritysten hankintatoimesta ja hankintatoimen kehittämisestä. Satu tuntee mm. Procurement Centerien perustamisen - hyödyt ja haasteet - omakohtaisesti työnsä kautta.

 

Hankintasuunnitelman luominen

 

Lue myös:

Hankintojen ulkoistaminen, kasvava trendi maailmalla - entä Suomessa?

Hankintapäällikkö - hallitsetko toimittajiasi vai toimittajat sinua?



Tilaa blogi: