<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=154801&amp;fmt=gif">


Tulostavoitteet tiukkenevat, mutta myynti on jo trimmattu parhaimpaansa. Voiko myynniltä odottaa tässä tilanteessa vielä hiukan parempaa tulosta - onko se edes realistista? Miten bisnestä voisi tästä eteenpäin kehittää?

 

Yrityksen tuloksia odotellessa katse hankintaan

Mitäpä jos yrityksen johdossa bisnestä kehitettäessä vaihteeksi käännettäisiinkin katse hankintaan ja sen kehittämiseen? En tarkoita tällä nyt hankinnalta vaadittavaa yhä tiukemman ostohinnan puristamista 1980-luvun ostotoiminnan periaatteiden mukaisesti tinkaamalla, vaan muita keinoja parantaa liiketoimintaa hankinnan ja toimitusketjun tehostamisen avulla. Hankinnan (kaikki tavarat, materiaalit, ulkopuoliset palvelut) osuus PK-yrityksen liikevaihdosta voi olla jopa 75%, joten panostaminen kokonaiskulut huomioivaan hankintaan on tehokas tapa parantaa yrityksen kannattavuutta sekä kilpailukykyä vastata asiakkaiden tarpeisiin. Käymme paljon keskusteluja eri yritysten johdon ja hankintajohdon kanssa. Usein näissä keskusteluissa tulee esiin se, ettei kaikkea hankinnan potentiaalia ole vielä käytetty yrityksessä hyväksi. Siksi ulkoisen hankinnan ammattilaisen käyttäminen voi tuoda uusia näkökulmia ja ideoita toiminnan kehittämiseen. Keräsin tähän muutaman tavan hyödyntää ulkoista hankinnan asiantuntijaa.

 

Tilanneanalyysi - ulkoisen asiantuntijan puolueeton näkemys tilanteesta

Ulkopuolisen asiantuntijan tekemässä puolueettomassa, faktoihin perustuvassa tilanneanalyysissä kartoitetaan hankinnan nykytila ja ostomenot kokonaisuudessaan. Analyysin avulla asiakasyrityksessä havaitaan hankinnan todelliset kehityskohteet, kipupisteet ja suorat säästömahdollisuudet (€). Tilanneanalyysi sisältää vähintään seuraavat osa-alueet: 

  • ostomenot kategorisoituina
  • ostomenot toimittajittain sisältäen tuotannolliset ja ei-tuotannolliset eurot
  • ostoehdot ja -sopimukset arvioituna (yritykset sitoumukset ja riskitaso)
  • ostoprosessi nykypäivänä - mikä toimii hyvin ja missä olisi kehityspaikkoja
  • ostotapojen ja -käyttäytymisen arviointi 
  • kehityskohteet tunnistettuna ja suunnitelma toteutukseen
  • ensimmäiset säästömahdollisuudet tunnistettuna

Hankintastrategian luominen

PK-yrityksissä on yleensä henkilöstön tiedossa yleinen liiketoimintastrategia, jota käydään säännöllisesti läpi eri henkilöstöryhmien kanssa. Hankintastrategia puuttuu kuitenkin valitettavan monesta PK-yrityksestä. Suunnitelman puute liittyy usein hankinnan/oston rooliin, joka koetaan tukitoiminnoksi muiden tukitoimintojen joukossa strategisen toiminnon sijaan. Hankinnan edustaja ei välttämättä ole edustettuna yrityksen johtoryhmässä, jolloin tiedonkulku ja kommunikointi voi kärsiä. Hankintastrategian laatiminen yhteistyössä ulkopuolisen asiantuntijan kanssa alkaa hankinnan nykyisen roolin selvittämisellä ja avainhenkilöiden haastatteluilla. Hankintastrategian luominen ja käytäntöön jalkauttaminen lähtee liikkeelle yrityksen johdon sitoutumisesta ja hankintastrategian jalkauttamisesta koko henkilöstölle. Yhteisenä tavoitteena on nostaa hankinnan roolia ja parantaa yrityksen tulosta.


Hankintasuunnitelman luominen ja toimittajayhteistyön kehittäminen

Hankintasuunnitelman ja toimittajayhteistyön tärkeyttä ei voi liikaa korostaa. Yritykset, joilla ei ole selvää hankintasuunnitelmaa ja visiota siitä mihin suuntaan hankintaa kehitetään, antavat etulyöntiaseman kilpailijoilleen. Osaavat, työhönsä sitoutuneet ja motivoituneet ihmiset ovat tärkein voimavara suunnitelman eteenpäin viemisessä ja toteuttamisessa. Toimittajayhteistyön merkitys yrityksen toiminnalle on elintärkeää.

En ole koskaan ymmärtänyt ajatusmaailmaa, jonka mukaan toimittaja on välttämätön paha ja jonka ainoa tehtävä on toimittaa yrityksen tarvitsemia tuotteita, tavaroita ja palveluja mahdollisimman halvalla. Perinteisen ns. tinkaamiseen - pidetään toimittaja tiukassa liekassa - perustuvan ideologian mukaan toimittajaa olisi hyvä myös vaihtaa ajoittain hintatason ja toimittajan kurissa pitämiseksi. Pitkäaikaiseen suhteeseen ei olla valmiita panostamaan toisin kuin markkinoilta saataviin pikavoittoihin. Mielestäni toimiva tapa ottaa toimittajakanta haltuun ja aloittaa toimittajayhteistyön kehittäminen on nelikenttäanalyysi, jonka avulla yritys saa käsityksen toimittajien määrästä ja ostovolyymista per toimittaja/tuoteryhmä. Toimittajayhteistyön pitää olla yrityksen toiminnan ytimessä. Toimittajien määrä onkin hyvä pitää kurissa ja panostaa määrän sijasta laatuun. Ostojen keskittäminen harvemmille toimittajille tuo helposti mitattavia säästöjä mm. laskun käsittelyssä, vastaanottomäärissä, toimittajakannan hallinnoinnissa jne. Ottamalla toimittaja mukaan tuotekehitystyöhön voidaan saavuttaa huomattavia etuja verrattuna siihen, että suunnitellaan tai tehdään itse kaikki -toimintatavalla. Edelläkävijäyritykset ovat ottaneet strategisesti tärkeät toimittajat mukaan jopa osakeohjelmaansa tai luoneet kannustinpalkkiojärjestelmän, jolloin syntyy syvä yhteistyömuoto -  todellinen win-win-suhde.

 

Ulkopuolisen tekemä tilanneanalyysi auttaa kehittämään bisnestä - aloita siitä

Tilanneanalyysistä on aina hyvä aloittaa. Ulkopuolinen asiantuntija näkee joskus selvemmin tilanteen ja vältytään sisäisiltä ristiriidoilta, sillä mielipiteitä usein riittää - ja niitä pitääkin olla. Tilanneanalyysi auttaa kehityssuunnitelmien teossa, kun nähdään eri asioiden kiireellisyys ja toisaalta ne kohdat, jotka voidaan kohtuullisen ketterästi saada kuntoon. Ulkopuolinen voi myös viedä prosessin helpommin maaliin saakka, kun ei ole vanhoja painolasteja kannettavana. On hyvä muistaa, että kun kaikki tehdään yhteistyössä yrityksen henkilöstön kanssa, osaaminen jää yritykseen - ja tuottaa myös myöhemmin tulosta. Hankinnan tehostamisessa on se mukava asia, että vaikka tuloksia tulisi nopeasti, ne ovat yleensä myös pysyviä.

Kirjoittaja Petri Hällfors toimii ValueSourcen uuden PaaS-palvelun (Procurement as a Service) ratkaisumyyjän ja hankintapäällikön roolissa. Petrillä on 15 vuoden kokemus hankinnan, oston ja logistiikan tehtävistä mm. Wiima Logistics, Perkin Elmer, Trafotek ja Technion yrityksissä.

 

Lue myös:

Hankintaprojekteja ja kilpailutusta Baltiasta - suomalaisille ja virolaisille yrityksille.

Hankintasuunnitelma - mahdollisuus parempaan tulevaisuuteen.

Hankintapäällikkö, hallitsetko toimittajiasi vai toimittajat sinua?


Hankintasuunnitelman luominen

 



Tilaa blogi: