<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=154801&amp;fmt=gif">


 

Miksi kilpailuttaa palveluhankintoja, jos ollaan tyytyväisiä nykyiseen palveluntarjoajaan?
Tai miksi ylipäätään kilpailuttaa palveluntarjoajia, kun tarvitaan yritykselle uutta palvelua? Melkein aina verkostosta löytyy sopiva palveluntarjoaja, joka on tuttu jo entuudestaan. Kättä päälle vaan ja viikon päästä ulkoinen palveluntuottaja suunnittelee laitteet tai hoitaa vaikka kiinteistön ylläpidon. Miten varmistua, että valinta on sopivin tai kokonaistaloudellisin?

Tuttu ja turvallinen vai kilpailutuksen kautta uutta potkua

Koska palveluhankinnat eivät ole niin helposti määriteltävissä kuin esimerkiksi piirustuspohjainen toleroitu pyörähdyskappale, määrittelyyn kannattaa kiinnittää huomiota. Mitä tarkemmin määritys tai palvelukuvaus tehdään, sitä tarkemmin toteutuksen on mahdollista osua maaliin - ja vieläpä tarjotulla hinnalla, ilman tarpeettomia lisäpalveluja. Kun määrittely on tehty hankintaan suhteutetusti riittävällä tarkkuudella, voidaan siirtyä tarjouspyyntöprosessiin ja etsiä potentiaaliset toimittajat, jotka usein löytyvät ennestään käytetystä toimittajakannasta.

"Kiire on yksi pahimmista vitsauksista – ei ole aikaa, mutta sitten on pakko löytää aikaa, kun pitää oikaista virheitä ja maksaa ylimääräistä."    - Heikki Karppila

Joskus oikaistaan kirjallisesta pohjatyöstä ja kutsutaan toimittajat paikan päälle katsomaan esimerkiksi urakoitavaa kohdetta ja selvitetään sanallisesti tehtävän kuvaus toimittajakandidaateille. Tällöin jokainen toimittaja saa suoritettavasta tehtävästä hyvinkin yksilölliset kuvaukset, jotka sitten usein poikkeavat toisistaan enemmän tai vähemmän. Lopputuloksena saadaan yhtä monta yksilöllistä tarjousta.

Toki usein on perusteltua kutsua toimittaja vierailulle paikan päälle, mutta kirjallisesta osuudesta ei saa luistaa. Ainoa keino varmistua siitä, että valintasi on sopivin ja kokonaistaloudellisin on verrata tarjouksia ja keskustella palveluntuottajien kanssa siitä, mitä lisäarvoa heillä olisi annettavanaan.

Kiire on yksi pahimmista vitsauksista – ei ole aikaa, mutta sitten on pakko löytää aikaa, kun pitää oikaista virheitä ja maksaa ylimääräistä. Ehkä jopa kiistellään siitä, mitä tuli sovittua, mitä jäi sopimatta. Yllättävän usein tilaaja kokee tilanneensa enemmän kuin mitä sai ja vastaavasti toimittaja kokee toimittaneensa juuri sen, mitä sovitulla rahalla pystyi toimittamaan. 

Ostajan karikot voi välttää joukkuepelaamisella

Kokenut hankinta-ammattilainen pyrkii kaikin keinoin välttämään karikot jo ennalta ja osallistua suunnitteluun jo hankkeen alkuvaiheessa. Valitettavasti yrityskulttuuri tai toimintatapa ei aina tue sellaista ajatusmallia, jossa hankinta otetaan mukaan jo hankkeen alkuvaiheessa.

Usein panostetaan tekniseen suunnitteluun, ja suunnittelija ehkä hoitaa myös ostotehtävät. Tämäkin voi toimia, mutta yhteistyö liiketoiminnan – hankinnan – suunnittelun – tuotannon välillä on avain tuloksiin. Joskus on tarpeen, että kokeneemmat konkarit vievät projektia eteenpäin ohjaamalla ja sparraamalla kokemattomampia tiimin jäseniä. Toimivalla tiimityöskentelyllä saadaan paras lopputulos.

 "Hinta-laatusuhde oli erinomainen: Ei vaan tiedetty todellista kokonaiskustannusta."  

Olisiko helpompaa, jos kaikki tehtäisiin itse?

Palvelujen hankinta ja hallinta olisi niin paljon helpompaa, jos kaikki tehtäisiin itse. Tähän ajatukseen törmää aina silloin tällöin, kun keskustellaan asiakkaan kanssa palvelujen kilpailutuksesta tai mahdollisista palvelujen ulkoistuksista.

Eräs konserni kertoi olevansa niin tyytyväinen palvelujen laatu- ja kustannustasoon, ettei niihin tarvitse puuttua. Miksi? Koska koska kaikki tyypillisesti ulkoistetut palvelutoiminnot suoritettiin itse. Hinta-laatusuhde oli mitä erinomaisin, ei vaan tiedetty mitä mikäkin palvelu todellisuudessa maksoi. Mutta in-house-laatu oli alansa ehdotonta huippua joka tapauksessa.

Ostajan taitoja ei opita koulun penkillä

Lähes aina palveluhankinnat edellyttävät paljon toimittajakohtaamisia, neuvottelua, sopimista, kompromisseja, mutta myös tiukkaa linjausta ja tilanteen hallintaa. Näitä taitoja ei opita koulunpenkillä eikä valmista tule, jos pelaa vain omissa nurkissa. Etenkin palvleuhankinnoissa kaupanteko perustuu osittain myös mielikuviin: myyjän antamaan vaikutelmaan laadusta, referensseihin jne.

Kaikkea toimittajan tuomaa lisäarvoa ei pysty mittaamaan suoraan rahassa tai diskonttaamaan tulevaisuuden lupauksia nykyhetkeen. Niillä keinoin toimittaja kuitenkin yrittää saada kaupat puolelleen, jos puhdas rahallinen tarjous ei yllä piikkipaikalle.

Tunnetun ja hyväksi toimittajaksi tiedetty palveluntarjoaja on aina lähtökohtaisesti vahvoilla verrattuna ennestään tuntemattomaan toimittajaan. Uuden toimittajan valinta on korkeamman kynnyksen takana ja vaatii merkittävää edullisuutta tai edistyksellisyyttä verrattuna vanhaan toimittajaan.

Hyvät vuorovaikutustaidot ovat korkeassa kurssissa pöydän molemmin puolin. Joskus niillä taidoilla pitää pystyä valikoimaan oikea toimittaja. Myyjän puolella pöytää harvemmin todetaan, ettei meidän palvelu sovellu teidän tarpeisiinne - räätälöinti kun on keksitty.

Kirjoittaja Heikki Karppila on kokenut hankinnan ammattilainen ValueSourcelta.  

Ota yhteyttä. 

Tutustu myös muihin ideoihin ja kokemuksiin:

 New Call-to-action



Tilaa blogi: