Kun tehtävät vaihtuvat sopivin väliajoin, ei töissä ehdi leipääntyä. Useista asiakastoimeksiannoista kerätty kokemus auttaa soveltamaan opittuja ja hyväksi koettuja käytäntöjä aina uudessa tehtävässä. Samanlaisia haasteita löytyy eri organisaatioista ja eri toimialoilta, mutta jokaisessa ympäristössä on omat erikoisasiansa, jotka on aina otettava huomioon.

Tehtävänä kasvattaa yrityksen tulosta

ValueSourcella olen toiminut hankinta-asiantuntijana yli viisi vuotta ja olen ollut mukana yli kymmenen eri asiakkaan hankintaprojekteissa mm. teollisen tuotannon ostoissa, epäsuorissa hankinnoissa ja IT-järjestelmien hankinnoissa. Useimmiten olen istunut asiakasorganisaatiossa eri hankintatoimen tehtävissä ja toiminut integroituneena osana asiakkaan tiimiä tai organisaatiota. Päätehtävänä on ollut aikaansaada kustannussäästöjä kilpailuttamalla sekä järkeistämällä hankintoja ja palveluja. Tavoitteenani näissä projekteissa onkin tuottaa kokonaiskustannusten säästöjä asiakkaalle, mikä projektieni päätyttyä tuottaa asiakkaalle suoraan tulosta viivan alle. Olen tottunut tuottamaan kattavasti dokumentaatiota, jota asiakas voi sitten hyödyntää myös projektini loputtua. Näin asiakkaan toiminta kehittyy myös jatkossakin. Myös ajatusten vaihto organisaatiossa tuottaa aina oppimista molempiin suuntiin – tiimityötä kun tehdään ja ollaan osa asiakkaan arkea.

 

Kollegoiden luottamus koko organisaation laajuudelta on yksi perusarvoista, jota pitää vaalia.

 

Uusi projekti kuin uusi työpaikka

Uuden asiakashankkeen alku tuntuu lähes samalta kuin kenellä tahansa, joka on aloittanut uudessa työpaikassa. Enemmän tai vähemmän uusia henkilöitä ympärillä, joiden kanssa yhteistyössä kootaan tarvittavat tiedot häiritsemättä mahdollisimman vähän heidän omaa päivittäistä työtään. Ennen projektin alkua neuvotteluissa on jo sovittu projektin lähtökohdat ja askelmerkit, joita sitten mahdollisimman nopeasti on soviteltava omalle etenemispolulle ja käytännön toimenpiteiksi. Asiakas odottaa tuloksia nopeasti. Asiakkaan tavoitteena on päästä normaaliin päivärytmiin ja nauttimaan työn tuloksista. 

Positiivinen luonteeni auttaa minua sopeutumaan uuteen ympäristöön nopeasti. Kollegoiden luottamus koko organisaation laajuudelta on yksi perusarvoista, jota pitää vaalia. Hyvät pelisäännöt ja toimintatavat näkyvät päivittäisessä toiminnassa avoimena yhteistyönä asiakkaan ja toimittajaverkoston kanssa. Samojen toimittajien kanssa voi päästä tekemään yhteistyötä jo seuraavassa asiakasprojektissa. Vanha sanonta - minkä perästään pudottaa, edestään löytää - pätee hyvin tässäkin työssä.

Pyrin mittaamaan onnistumistani, kuinkas muutenkaan kuin asiakkaalle säästyvinä euroina. Säästöt voidaan näyttää toteen suhteellisen yksinkertaisesti, mikäli vain lähtötilanne on tiedossa. Projektien lähtötilanteessa pitää pystyä analysoimaan asiakkaan odotukset. Jos niitä ei ole, niin kokemukseen nojautuen tulee antaa arviota säästöpotentiaalista ja projektin vaatimasta työajasta vaihe vaiheelta. Yleensä asiakkaiden odotukset ovat realistisia säästöpotentiaalin suhteen, mutta arvioitua työmäärää pidetään toisinaan liian suurena, koska hankinnan aikaisempaa kokemusta ei ole. Taikatemppuja ei ole ja ammattimaisesti toteutettu hankinta vaatii määritystyötä ja avointa yhteistyötä.

Ehkäpä paras onnistumisen mittari on soitto vanhalta asiakkaalta ja pyyntö tulla keskustelemaan uudesta hankkeesta.

 

Mielenkiinto ja haasteet

Työnteko ValueSource Resursointi- ja Asiantuntijapalvelussa on tarjonnut minulle näköalapaikan erilaisiin asiakashankkeisiin ja toimintamalleihin. Työpäivät ja projektit eivät toistu samanlaisina, joten työ pysyy vaihtelevana, mistä erityisesti pidän. Mielenkiinto pysyy hyvin yllä ja aina on uusia haasteita ratkottavana. On mukava olla myös avuksi ja auttaa asiakasta onnistumaan.

Haasteensa tuo työn vaatimus omaksua nopeasti asiakkaan liiketoiminta ja sen erityispiirteet sekä yrityskulttuuri, johon integroidutaan nopeasti. Integroituminen sekä verkostoituminen on tärkeää, jotta voi myös tehokkaasti toimia asiakkaan puolueettomana edustajana.

 

Kollegoiden tietämys apuna kilpailutuksissa ja hankinnan haasteissa eli 1+1=3

ValueSourcen tiimin tuki auttaa pääsemään itselleni tuntemattoman ongelman yli ja sparraa parempiin suorituksiin omallakin työkentällä. Vaikka senioritason hankinnan ammattilaisella voi olla 30+ vuoden hankintakokemus, niin hänen CV:stä löytyy silti junior-ostajan tiedoilla täydennettäviä aukkoja. ValueSourcen tiimissä on laaja kirjo eri hankintakategorioiden tuntemusta, jota pystymme hyödyntämään keskenään, ja josta hyötyvät myös meidän asiakkaat. Esimerkiksi polttoaineen tai sähkön kilpailutuksessa on omat mekanisminsa hinnanmuodostukselle. Jotta voi neuvotella samalla tasolla myyjän kanssa asiasta, pitää tuntea mistä kaikista neuvoteltava hinta muodostuu ja mihin suunnata ”keihäänkärki” neuvotteluissa. Neuvottelupöydässä istuu usein sama hankinnan ammattilainen ja pöydän toisella puolella vaihtuu oman tuotealansa ekspertti, joka lähtökohtaisesti yrittää myydä markkinoiden parasta tuotetta tai palvelua mahdollisimman hyvällä marginaalilla. Tähän tilanteeseen meillä on tarjota yhden hankinnan ammattilaisen taakse kvartetti näkymättömiä neuvonantajia, joiden avustamana saadaan hinta-laatu- suhteeltaan sopivin tuote / palvelu vastaamaan asiakkaamme tarpeita. Tämä nopeuttaa paneutumista asiaan ja tuo itsellekin varmuutta neuvotteluihin, kun saa hyvää taustatukea.

 

Kehityksessä mukana verkoston avulla

Toisena esimerkkinä ICT:n hankinnan projektit. Ala ja teknologiat kehittyvät. Parhaat käytänteet muuttuvat nopeasti, samoin maailma ympärillä. Lisäksi jatkuvasti ilmestyy uusia sovelluksia tieto- ja virusturvaan, etäkäyttöön jne., joita ei tule seurattua aktiivisesti ellei ole ICT-projektissa juuri silloin mukana. Kollegoiden avustuksella pääsee nopeasti päivittämään tiedot ja ”pelikentän” sekä hyödyntämään toisessa projektissa tuotettua määrittelyä ja materiaalia, Kaikkea ei tarvitse itse hallita, riittää kun tietää jonkun joka tietää asian. Myös toimittajakentän tuntemus on tärkeää. Asiakkaan edustajana pitää pystyä valitsemaan ei paras vaan sopivin  asiakkaan tarpeisiin ja vaatimuksiin nähden - erityisesti kun valitaan palveluntuottajaa. ValueSourcen henkilökuntaankin pätee sama ajatus - emme väitä olevamme kaikkien mahdollisten hankintakategorioiden huippuasiantuntijoita, mutta poikkeuksetta sopivimpia ratkomaan asiakkaan hankinnan haasteita - niin isoja kuin pienempiäkin.

 

 Tutustu ValueSourcen Huippujengiin ->

 Lue: Ketterä resursointi on tätä päivää ->

 

        New Call-to-action             



Tilaa blogi: