<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=154801&amp;fmt=gif">


 

Viime vuoden joulukuussa tein työelämässäni suunnanmuutoksen, kun vaihdoin entisen työnantajani teknisen tukkukaupan sektorissa ValueSource Partnersiin. Koin, että tämä muutos kehittää itseäni hankinnan ammattilaisena ja antaa uutta perspektiiviä hieman eri tyyppisestä hankintatoimesta. Alkuun työnantajan vaihdos hieman epäilytti, mutta edellä mainitut tekijät sekä se, että uskon nykyajan työnantajien asenteiden muutokseen, saivat minut vakuuttuneeksi vaihdon järkevyydestä. Nykyään ei enää ihmetellä, jos työntekijä ei ole tehnyt pitkää uraa koulun penkiltä eläkkeelle yhdessä työpaikassa, vaan arvostetaan myös sitä, että työntekijällä on kokemusta eri aloilta ja työnantajista.

Sain uutta perspektiiviä eri alojen hankintatoimesta

Toimin aikaisemmin ostajana ja tuotealueeseeni kuuluivat mm. tekniset kumi- ja muovituotteet, matalapainetuotteet ja hieman myös hydrauliikkaa. Nykyisessä työssäni ostan samojen tuotealueiden tuotteita ja sen lisäksi vielä sähkökomponentteja, nyt vain teollisuuden puolella. Suuri osa toimittajista on siis jo entuudestaan minulle tuttuja. Tehtävänkuva molemmissa työpaikoissa on miltei sama. Tehtäviini kuuluvat operatiivinen ostaminen, varaston täydentäminen ja saldojen seuraaminen, tuotteiden kilpailuttaminen, toimittajatapaamiset ja hintaneuvottelut.

 

Yhtiömuodollakin on merkitystä

Tässä kirjoituksessa haluan kuitenkin vertailla kahden lähtökohtaisesti eri toimialan ostotoimintaa omasta näkökulmastani ja jakaa kokemuksiani. En väitä, että havaintoni ovat optimaalisia totuuksia, vaan nämä ovat omia huomioitani, jotka ovat näin alkuun pistänyt omaan silmääni räikeimmin tai selkeimmin.

Toimenkuva siis pysyi varsin samankaltaisena, mutta toimialan vaihdon lisäksi yhtiömuoto vaihtui. Kuten yllä jo mainitsin, niin pelkästään toimiala ei vaihtunut vaan entinen noin 300 miljoonan liikevaihdollinen perheyritysjohtoinen osakeyhtiö vaihtui noin 150 miljoonan julkiseen osakeyhtiöön. Jo alkupäivinä huomasin näissä eroa toisiinsa. Heti ensimmäisenä päivänä minulle opastettiin uudessa työpaikassani, että toimittajien kysyessä yrityksen tilanteesta, niin kannattaa vain ilmoittaa kohteliaan neutraalista esimerkiksi ”hyvin menee”, ottamatta kantaa yrityksen tilanteeseen tai suunnitelmiin tai jotain muuta hieman ympäri pyöreää. Julkisen osakeyhtiömme takia emme saa puhua tulevista projekteista eikä yrityksen sisälläkään kaikille informoida kaikista mahdollisista projekteista. Aikaisemmalla työnantajallani taas sisäinen tiedottaminen ja toimittajien kanssa kanssakäyminen oli sen sijaan mielestäni hieman läpinäkyvämpää, koska emme olleet listautuneet pörssiin. Julkisessa osakeyhtiössä myös eletään ns. kvartaalitaloutta, jolloin neljästi vuodessa tarkastetaan tarkkaan esim. varastojen arvot. Osakeyhtiössä sen sijaan eletään enemmänkin vuoden sykleissä.

 

Entä onko eroja ostamisessa vai noudatetaanko samaa kaavaa?

Suurin ero uudessa työssäni verrattaessa edelliseen/vanhaan työpaikkaani oli se, että uudessa työpaikassani sidosryhmien määrä on huomattavasti laajempi kuin edellisessä työpaikassani. Teknisen tukkukaupan yrityksessä sidosryhmiä, joiden kanssa olin jatkuvasti tekemisissä olivat esimerkiksi myyjät, varasto, toimittajat, markkinointi ja IT. Teollisuuden yrityksessä sen sijaan jo noiden aikaisemmin lueteltujen lisäksi tulee vielä tuotanto, suunnittelijat, tuotekehitys, projektipäälliköt ja alihankkijat. Täytyykin rehellisesti myöntää, että aluksi olin hieman pihalla, että kenelle piti mitäkin tietoa jakaa tai olla jakamatta.

"Teollisuudessa ostaminen painottuu työlleostettaviin nimikkeisiin."

Varaston hallinnassa olen myös huomannut eroja. Teknisen tukkukaupan yrityksessä varastonhallintaan ja optimointiin on keskitytty todella tarkasti. Meillä oli todella tarkasti määritelty jokaiselle tuotteelle tilauspisteet, safety stockit ja optimaaliset tilausmäärät. Järjestelmämme peilasi historiaan ja tietyn kaavan mukaan laski sen, että tavaraa oli juuri oikea määrä varastossa. Ei liian vähän eikä liian paljoa. Tukkukaupassa eri nimikkeitä on niin paljon, että ilman tarkkaa varastomäärien optimointia ei kaikkea tuota nimikemäärää olisi pystynyt vain varastoimaan jo olevissa tiloissa. Teollisuuden yrityksessä sen sijaan ostaminen painottuu työlleostettaviin nimikkeisiin. Näin ollen omassa varastoinnissa on lähinnä ns. ongelmalliset tuotteet esim. pitkän toimitusajan omaavat komponentit. Varastojen ja nimikkeiden määrät eivät ole niin viimeisen päälle viilattuja kuin teknisen tukkukaupan varastomäärät ja suurin osa täydennysmääristä päätellään ostajan harkinnan mukaan.  

"Teollisuudessa nopea saatavuus saattaa joskus nousta yksikköhintaakin tärkeämmäksi kriteeriksi."

Tuotteiden hinnat ja saatavuus ovat myös sellaisia asioita, jotka haluaisin nostaa esiin. Molemmilla toimialoilla keskitytään hintoihin tarkasti, mutta mielestäni teknisen tukkukaupan ostoissa hinnoilla on hieman suurempi merkitys. Toimittajilta saatuihin hinnankorotuksiin paneudutaan todella tarkasti, eikä lähtökohtaisesti minkäänlaisia korotuksia hyväksytä. Myös systemaattista hintojen alas painamista tehdään jatkuvasti mm. vedoten ostovolyymin kasvuun tai raakamateriaalin hintojen laskuun. Hinta yritetään vain painaa mahdollisimman alas. Uusia tuotteita ei valikoimaan oteta hätiköimällä vaan niistä käydään tarkat hintakeskustelut toimittajien kanssa ja arvioidaan tarkasti, että onko tuote tarpeellinen valikoimaan ja onko sille kysyntää. Saatavuus on myös tärkeässä osassa, koska jos myydään esim. Knipexin pihtejä, niin silloin ei saatavuusongelmien sattuessa tilalle voi ottaa muun merkkisiä pihtejä. Teollisuuden ostot sen sijaan ovat enemmänkin projektiluontoista ostoa, jolloin määrissä voi olla suurtakin heittoa. Monissa tapauksissa, kun ostetaan kokonaan uutta tuotetta tai välikokoa jo jostain aikaisemmasta tuotteesta, niin nopea saatavuus voi joskus nousta yksikköhintaa tärkeämmäksi kriteeriksi. Monessa tapauksessa voidaan joku tuote korvata toisen toimittajan vastaavalla tuotteella.

"Teknisessä tukkukaupassa tavaraa kannattaa tilata kontillisia kerralla kauempaakin."

Yhtäläistä on, että molemmilla toimialoilla on toimittajia erittäin suuri määrä. Teknisen tukkukaupan toimittajat painottuvat enemmänkin Eurooppaan ja Kauko-Itään. Tilausmäärät ovat niin suuria, että tavaraa kannattaa tilata kontillisia kerralla kauempaakin. Teollisuuden yrityksessä sen sijaan suuri osa komponenttitoimittajista löytyy kotimaastamme Suomesta ja jonkin verran Euroopasta. Muutamia tuotteita tilataan myös Pohjois-Amerikasta, sillä niitä ei ole muualta saatavissa. Kappalemäärät ovat kuitenkin projektiostoissa sen verran pieniä, että ei ole järkevää tilata tavaraa Kauko-Idästä suuria määriä kerrallaan. Teollisuuden yrityksen tiloista löytyy myös ns. avovarastoja. Näissä varastoissa pidetään C-ryhmän tuotteita eli ns. vähemmän tärkeitä tuotteita. Toimittajilta omat edustajat käyvät viikoittain seuraamassa, tai automatiikka seuraa näiden varastojen saldoja ja tilaa täydennyksen vähissä oleville tuotteille. Näin ollen asiakkaalle eli teollisuuden yritykselle jää vain loppulaskun hyväksyminen. Tällaista toimintamallia ei tukkukaupan yrityksessä ollut.

Työtehtävien vaihtuessa myös toiminnanohjausjärjestelmä vaihtui SAP:sta CGI toiminnanohjausjärjestelmään. Vaihdos oli kuitenkin itselleni yllättäen melko kivuton. Molemmat ERP-järjestelmät ovat ulkoisesti täysin erilaisia, mutta peruslogiikka on molemmissa yllättävänkin samanlainen.

Vaikka molempien alojen ostotoiminnasta löytyy eroja, niin kuitenkin loppujen lopuksi molemmat seuraavat samaa kaavaa ja samat haasteet toistuvat molemmissa.

 

Ketterästi mukaan hankintatiimiin

Toimialojen eroista huolimatta olen mielestäni päässyt nopeasti työhön kiinni. Tuotealueiden samankaltaisuudesta johtuen olen päässyt tekemään usean tutun toimittajan kanssa täälläkin yhteistyötä. Olen päässyt myös tutustumaan uusiin toimittajiin sekä tuomaan uusia toimittajia uuteen työpaikkaani vanhojen lisäksi. Vaikka olenkin ValueSourcen työntekijä, niin Rautella minua pidetään aivan yhtä vertaisena Rautelaisena kuin muitakin. Kollegat ovat ottaneet avosylin vastaan ja aina on ollut apua saatavilla, kun sitä olen tarvinnut!

Muutamia samoja haasteita me ostajat jatkuvasti ratkomme toimialasta riippumatta: kuinka saada oikeaa tuotetta, oikea määrä, riittävää laatua, oikeaan hintaan, oikeassa ajassa, oikeaan paikkaan?

 

Muutos kehittää ja antaa lisäpotkua uralle

Jos yhtään tuntuu siltä, että nykyinen työ alkaa maistua puulta tai urakehitys junnaa paikallaan, niin itse suosittelen rohkeasti heittäytymään pois mukavuusalueelta ja haastamaan itseään. Ei kannata sulkeutua omaan mukavaan kuplaan vaan rohkeasti haastaa ja kehittää itseään. Parhaassa tapauksessa saat lisäpotkua urallesi sekä kehityt oman alueesi ammattilaisena. Huonommassakin tapauksessa saat paremman käsityksen uudesta toimialasta sekä hankintatoimesta. Tällä hetkellä on paljon avoimia hankintatoimen tehtäviä haussa, joten jos vähääkään tuntuu siltä, että vaihto voisi olla ajankohtainen, niin kannattaa kyseenalaista mikä minua pitää nykyisessä tehtävässä ja voisiko asiat olla vieläkin paremmin? 

 

Kirjoittaja Ville Ampuja on toiminut lähes 3 vuotta teknisessä tukkukaupassa ostajana. Vuoden 2017 lopulla hän siirtyi ValueSourcelle ja projektiin teollisuuden ostotehtävien pariin. 

Lue myös:

Hankinnan ammattilainen 2018 - ihmissuhteiden ja busineksen monitaituri >

Positiivinen markkinatilanne tuo lisää töitä ja arvonnousua hankinnan ammattilaisille >

Hankinnan digitalisaatio >

 

 

 New Call-to-action



Tilaa blogi: