<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=154801&amp;fmt=gif">


Hankinnan, kuten muidenkaan toimintojen osalta, ei useinkaan ensimmäisenä tarvitse miettiä ulkoistamista ja mitä siitä sitten seuraa. Ennemmin kannattaa suunnitella huolella oma strategia ja toimintamalli, ja miettiä millaista osaamista niiden toteuttaminen kokonaisuudessaan vaatii, jotta liiketoiminnan tavoitteet toteutuvat. Löytyykö itseltä sitten siihen tarvittava osaaminen ja työpanos?
Ulkoisen asiantuntijan käyttäminen on yksi erittäin relevantti vaihtoehto – ei kuitenkaan se ydinkysymys. Toisaalta se ei saisi olla myöskään kynnyskysymys.

Miksi yritykset ovat jo hyödyntäneet hankinnan asiantuntijoita?

Lähden ensin maalaamaan isompaa kuvaa ja nostan esille muutamia havaintoja, joita olen todentanut asiakastehtävissä viime vuosien aikana.

  1. Yritykset keskittyvät ydinosaamiseensa eli siihen, missä ovat parhaita 
  2. Yritykset ostavat tänä päivänä enemmän palveluja ja resursseja toiminnan joustavaan pyörittämiseen
  3. Muutos liiketoiminnassa on jatkuvaa ja vaatii joustoa sekä oikea-aikaisuutta - nopeaa reagointia
  4. Osaamistarpeet fokusoituvat ja muuttuvat hyvin nopeastikin - kaikkeen ei voi varautua rekrytoimalla
  5. Vasta alle puolet yrityksistä hallitsee hankintansa ammattimaisesti, mutta siihen suuntaan ollaan vahvasti menossa.

Rohkenen vetää tästä oman johtopäätökseni, että hankintojen vaikutus liiketoiminnan kehittymiseen ja tulokseen kasvaa jatkuvasti - ja ymmärrys myös. Liiketoiminnan kehittyminen ja tulosodotusten ylittäminen tulee vaatimaan osaamista ja lihaksia, joita voi hankkia monella tapaa - esimerkiksi rekrytoimalla omaa henkilöstöä ja/tai hyödyntämällä ulkoisia ammattilaisia tuomaan skaalautuvuutta.

Erilaisia haasteita, joissa ulkoisilla asiantuntijoilla on paikkansa

Yrityksellä voi olla hyvin erilaisia haasteita, joihin ulkoinen asiantuntijapalvelu soveltuu ja auttaa pääsemään tavoitteisiin:

  • Resursointihaaste – ei yksinkertaisesti ole tekijöitä
  • Oma kyvykkyys tai osaaminen johonkin tehtävään ei vielä riitä
  • Ei vielä täysin hyödynnetä markkinoita, omaa tai toimittajien täyttä potentiaalia
  • Osaamisvaatimukset ovat kauttaaltaan nousseet – yrityksen asiakas vaatii enemmän tai markkinat muuttuvat
  • Tarvitaan joustavuutta sykliseen liiketoimintaan – esimerkiksi projektitoimitukset tai isot investointihankkeet harvoin sujuvat oman toimen ohella
  • Halutaan nopeasti tuloksia – kustannushyödyt pitää kotiuttaa 

"Onneksi kaikkea ei tarvitse tehdä tai osata itse".

Miten voisi hyödyntää hankintojen asiantuntijapalveluja? 

Hankintojen parissa työskentelee yhä enemmän yrityksen ulkopuolisia asiantuntijoita ja 2018 tämä määrä tulee kasvamaan huomattavasti. Nyt on jo oivallettu, että kaikkea ei tarvitse tehdä tai osata itse. Missä rooleissa ja miten hankinnan ammattilaisia voi sitten oikeasti käyttää? Tähän ei ole yhtä sapluunaa olemassa. Lähtötilanne ja tavoitteet määrittävät mallin, jolla kussakin tilanteessa tulokset saavutetaan. Poimin muutaman käytännön esimerkin siitä, miten meidän asiakkaamme ovat hyödyntäneet hankinnan ulkoisia ammattilaisia käytännön tasolla. Ehkä niistä saa joitain ajatusta ja voi peilata omaan tilanteeseen sekä tavoitteisiin.

1. Procurement center -käyttöönotto epäsuoriin hankintoihin

On iso päätös ja investointi lähteä rakentamaan yritykselle keskitettyä palvelumallia, jossa ostotilausten käsittely suoritetaan yhdessä paikassa ja yhteisellä järjestelmällä. Ostoehdotuksista tilauksiksi aina maksuun asti vaatii prosessin tuntemista ja henkilöstön kanssa vuoropuhelua aina määrittelyn alkuvaiheista käyttöönottoon ja koulutuksiin. Tässä on menestyksekkäästi hyödynnetty ostoprosessin ja strategisen hankinnan ammattilaista lähtien tarjouspyyntöpohjien määrittelystä aina loppukäyttäjien kouluttamiseen asti. 

2. GDPR vaatimukset vyörytettynä toimittajasopimuksiin ja käytäntöön asti

Kuuma peruna ja SOMEssa pöhinää puskevien asiantuntijoiden lempiaihe on pelotella organisaatioita sanktiolla ja dramatisoida GDPR:n vaikutukset. Tähän voimme valita erilaisia lähestymistapoja. Jotkut lähtevät juristien projektina viemään hommaa läpi ja toiset cross functional -projektina. Jälkimmäisessä tavassa hankinnan ammattilaisella on iso rooli neuvotella toimittajien kanssa sopimuspäivitykset, tietosuoja- ja tietoturvaliitteet sekä pelisäännöt toimittajakentän kanssa. Entä jos yrityksellä on tuhansia henkilötietoja käsitteleviä yhteistyökumppaneita ympäri maailman? Ei hätää. Asiantuntijan panos alkaa kartoituksella mm. toimittajien ja sopimusten läpikäynnillä ja projektisuunnitelman laatimisella. 

3. ICT-hankinnat ja digitalisaation pyörteet - hankinnan rooli korostuu entisestään

Digitalisoituminen ja palvelujen monimuotoisuus voivat olla haasteellisia hallittavia kokonaisuuksia. Erilaiset pilvipalvelut, RPA- ja ERP-projektit, P2P- tai CRM- tai HRM-järjestelmät, IT-infran palvelukokonaisuus, operaattoripalvelut sekä valtava kirjo sovelluksia käyttöoikeuksiineen tai lisensseineen käsitellään yrityksen assettina. ICT-hankinta on aivan jotain muuta kuin tietokoneiden ostoa tai ATK:ta. Hankinnan ammattilaisia hyödynnetään tiiviissä yhteistyössä liiketoiminnan ja IT:n kanssa niin suurissa kuin pienemmissäkin yrityksissä. ICT-hankinnoissa on todellakin tekemistä ja osaajista on pulaa siinä, missä kyvykkäimmistä projektipäälliköistä tai koodareista käydään jo kovaa kilpailua.

4. Teollisuuden palveluhankinnoissa on tilaa hankintaosaamiselle

Teollisuudessa toistuvat investointihankinnat, jotka vaihtelevat valtavista laite- ja automaatiohankkeista, ERP-järjestelmän käyttöönotosta aina MRO palveluihin ja tuotannon tarvikkeisiin eli SAPista Würthiin - kaikkea siltä väliltä. Kaikissa edellä mainituissa on hyödynnetty hankinnan ammattilaista. Asiakkaalla on yleensä hyvin vahva tekninen osaaminen tai hyödynnetään ulkoista suunnittelutoimistoa speksausvaiheessa. Joissain toimeksiannoissa hankinnan edustaja on osana laajempaa projektitiimiä tai jopa projektin vetäjänä. Isoissa projekteissa on käytetty hankintataustaista projektipäällikköä, mikä onkin varsin noheva valinta tänä päivänä.

5. Ostajan tehtävät eri toimialoilla - projektiostoista tuotannon materiaaleihin

Hyvin tyypillisessä toimeksiannossa ulkoinen ammattilainen vastaa ostotilausten hoitamisesta ns. procure to pay -prosessina asiakkaan tiloissa ja asiakkaan ERP- ja/tai hankintajärjestelmän puitteissa. Tehtäväkenttään kuuluu tilausten lisäksi laskujentarkastusta, mikäli täsmäys ei osu kohdalleen, reklamaatiokäsittelyä - monia tehtäviä kun ollaan täysin integroituneena asiakkaan ympäristöön. Monasti tähän liittyy myös projektihallintaa sekä pienimuotoisia kilpailutuksia ja sopimusvastuita. Tämän osa-alueen trendinä näen procure to pay -työn toteuttamisen paikasta riippumatta ja ulkoistettuna palveluna.

"Kategoriamallin käyttöönotto ja jatkokehitys on yksi hyvin kysytty aihe"

Hankintojen konsultaatio ja kehityshankkeet - sparrauskumppani avuksi

Konsultaatio ja valmennukset ovat mielenkiintoinen alue, jossa on muutamia isoja kansainvälisiä konsulttitaloja sekä lukuisia pieniä yhden tai muutaman asiantuntijan toimijoita. Kaikille on paikkansa ja alalla tarvitaankin laaja kirjo osaajia. Olemme toteuttaneet projekteja epäsuorien hankintojen saralla mm. nykytilan kartoituksesta aina kilpailutusten kautta säästöihin tai yleisesti hallittuun kokonaisuuteen. Kategoriamallin käyttöönotto ja jatkokehitys on yksi hyvin kysytty aihe, jossa lähdetään nykytilan ja tavoitteiden kartoittamisen kautta mallin määritykseen, jalkautukseen, muutoshallintaan ja tietysti mittaamiseen, kehitykseen. Toteutustapa voi olla konsultoiva tai valmentava tai sitten avaimet käteen -tyyppinen palvelupaketti. Kyse on mittavista muutospoluista, joissa ulkoinen asiantuntija tuo boxin ulkopuolelta vaihtoehtoja ja nopeuttaa läpimenoa.

 

Menestyvät yritykset käyttävät jo ulkoisia palveluja ja ammattilaisia mm. teknisessä sunnittelussa, taloushallinnon palveluissa ja erityisesti ICT-palveluissa. Tänä päivänä sama on mahdollista myös hankintojen ja ostotoiminnan sektorilla. ValueSourcella se tarkoittaa sekä konsultointipalvelua että joustavia resursointipalveluja. Kaikkeen ei tarvitse revetä itse.

Mikä huojentava ajatus!

 

Kirjoittaja Timo Nieminen on kokenut projektien vetäjä sekä yksi ValueSourcen perustajista. Hän toimii asiakkuusjohtajana ja kartoittaa asiakkaiden tarpeita yksittäisissä niin resursointitarpeissa kuin myös koko procure-to-pay prosessin ulkoistamisen mahdollisuuksista. Ota yhteyttä, niin keskustellaan näistä aiheista lisää puh. 050 325 2606 tai timo.nieminen@values.fi.

 Ota yhteyttä

 

New Call-to-action 

Tutustu myös:

Hankintatoimen joustavalla resursoinnilla tulosta >

Ulkopuolinen asiantuntija on helpommin saatavissa kuin uskotkaan >



Tilaa blogi: