<img height="1" width="1" style="display:none;" alt="" src="https://dc.ads.linkedin.com/collect/?pid=154801&amp;fmt=gif">


Kun yrityksen johdossa herätään kehittämään hankintaa, tärkeä kehitysaskel on hankintastrategian laatiminen. Miten strategiaprosessia  kannattaa viedä yrityksessä eteenpäin? Mika Lahti on kokenut hankinnan asiantuntija ja toteuttanut ValueSourcella lukuisia hankintastrategian työstämiseen liittyviä asiakasprojekteja. Tutustu miten Mika näkee strategiaprosessin toteuttamisen ja mitä projekteista saadaan irti!


Hankinnan strategiaprosessi lähtee johdon aloitteesta - miten saada hankinnoista enemmän irti?

Hankintastrategiaa ja uutta toimintamallia lähdetään usein kehittämään yrityksen johdon aloitteesta, kun ylimmässä johdossa on havahduttu hankinnan piilevään potentiaaliin tai halutaan tunnistaa mahdollinen potentiaali. Muutosaloite voi tulla myös hankintajohdolta, mutta strategiaprosessin aloittamiseen tarvitaan aina johdon tuki ja sitoutuminen. ValueSourceen ottaa yleensä yhteyttä sellaisten yritysten toimitusjohtaja tai talousjohtaja, joiden hankintojen määrä vaihtelee vuodessa yksittäisistä miljoonista ja satojen miljoonien eurojen välillä. Asiakkaat kaipaavat ulkopuolista näkemystä ja osaamista tilanteensa parantamiseksi. Tavoitteita on tunnistettu, mutta resursseja ja omaa osaamista asian läpivientiin omin voimin ei ole. ValueSourcen osalta onneksi sana on kiirinyt ja projekteja on riittänyt kiitettävästi.

"Asiakasprojekteissa on huomattu, että yritysten johdolla ei useinkaan ole riittävää näkymää hankintaan ja sen todelliseen nykytilaan - ei edes säännöllistä raportointia - valitettavasti", toteaa Mika Lahti. Tämän puuttuminen on oikeastaan vähintäänkin outoa, sillä hankinnat vastaavat usein noin 60-80% yrityksen liikevaihdosta. Siitä huolimatta hankinnoista vastaa yrityksissä vain muutama henkilö eli epäsuhta on ilmeinen.

 

 "ValueSourcen hankinnan konsulttia voi verrata fysioterapeuttiin, joka auttaa potilastaan kuntoutumaan." - Mika Lahti    

Strategiaprosessin alkaessa johdolla on kyllä aavistus siitä, ettei yrityksen hankintaa vielä johdeta riittävän kokonaisvaltaisesti: prosesseja ei ole määritelty ja nykyiset resurssit tai osaaminen eivät riitä johtamiseen. Tästä sitten lähdetään eteenpäin. "Olemme todenneet hyväksi käytännöksi jakaa strategiaprosessin selkeästi kahteen osaan:

  1. Alkukartoitus ja kehityskohteiden määrittäminen
  2. Varsinainen strategiatyö

Aloitamme hankintastrategian laatimisen aina nykytilan kartoittamisella. Varaamme tähän vaiheeseen 5-10 päivää, joista muutaman päivän konsulttimme viettää paikan päällä mm. haastatellen hankintoihin osallistuvat avainhenkilöt ja tutustuen asiakkaan toimintaan. Sen jälkeen pyöritämme data-analyysejä, joissa analysoimme hankintamenot viimeisten 12-36 kuukauden ajalta ja teemme yhteenvedon tilanteesta. Tältä pohjalta voi jo tunnistaa alustavaa potentiaalia ja ne ilmeisimmät hankinnan kehityskohteet, toteaa Lahti. "Usein ongelmana ovat valtava, hajautunut toimittajamäärä, jota on vaikea hallita sekä prosessien puute. Kun meille on syntynyt näkemys tilanteesta, sovimme mihin seuraavassa vaiheessa keskitymme. Prosessiamme muokataan aina yrityksen tilanteen mukaan."

 

"Projektiin nimetään osallistujat, joista osa on hankintahenkilöstöä, mutta suurin osa muiden funktioiden edustajia."

Hankinnan strategiatyö - työpajoja ja yhteinen näkemys

Varsinaisessa strategiatyön vaiheessa määritellään yritykselle uuden hankintastrategian ja hankinnan toimintamalli. Projektiin nimetään osallistujat, joista osa on hankintahenkilöstöä, mutta suurin osa muiden funktioiden edustajia eli liiketoiminnan päättäjiä - usein myös vahva osanotto yrityksen johtoryhmästä, mikä antaa potkua projektin etenemiseen. ValueSource on vetäjän roolissa ja haastamassa osallistujia. Samalla projektiin saadaan ulkopuolinen näkemys ja lisää hankintaosaamista. "ValueSourcen konsulttia voi verrata fysioterapeuttiin, joka auttaa potilastaan kuntoutumaan – lopulta saavutettava tulos korreloi kuitenkin vahvasti ”potilaan” oman sitoutumista ja työntekoa." Työ tähtää pysyviin muutoksiin ja asiakkaan kehittymiseen.

"Vihdoinkin joku kiinnittää huomiota näihin asioihin."


Itse strategiaprojekti koostuu sarjasta työpajoja sekä työpajojen välillä tehtävistä selvityksistä, analyyseistä sekä muista sovituista tehtävistä. Osallistumisaktiivisuus on työpajoissa ollut Mika Lahden mukaan jopa hämmästyttävän hyvä - myös johdon osalta. Hankinnankin puolella ollaan iloisia siitä, että “Vihdoinkin joku kiinnittää huomiota näihin asioihin.” Toimiva työpaja on puolen päivän sessio. Joskus pidetään työpajaa koko päivän, jos osallistujia tulee pitkän matkan päästä. Tärkeää on, että tapaamisilla on selkeä agenda ja materiaalit, ja että saadaan porukat puhumaan yhteisestä aiheesta. Yleensähän hankinnan strategiasta ei ole yrityksissä keskusteltu. Jokaisella on siitä kyllä oma henkilökohtainen käsityksensä, mutta se big picture ja yhteinen hankinnan tilannekuva puuttuu. Keskustelut auttavat myös sitoutumaan kehittämistoimiin. Ahaa-elämyksiäkin tulee: “Hetkinen, käytämmekö näin paljon rahaa hankintoihin?” ja “Voi hemmetti, kyllähän meidän pitää laittaa tämä kuntoon.” 


Strategiaprojektit - mitä olen oppinut niistä viimeisen kolmen vuoden aikana?

Tässä muutamia Mika Lahden huomioita strategiaprojekteista: 

  • Hankintakustannukset ovat yrityksissä jopa 60-80% yrityksen liikevaihdosta
  • Yrityksillä on huomattavasti enemmän toimittajia kuin kuvitellaan - vielä enemmän ostolaskuja
  • Hankintaresursseja on vähän ja näiden aika kuluu hyvin operatiivisiin tehtäviin (tilaaminen, päivittäiset muut rutiinit)
  • Strategiseen hankintaan ja systemaattiseen kilpailuttamiseen ei ole juurikaan resursseja
  • Hankinta-asiat eivät tyypillisesti ole yrityksen johtoryhmän agendalla
  • Hankintoihin liittyvä taloudellinen potentiaali on merkittävä - tulokset näkyvät viivan alla

    Mitä yleisiä hankinnan haasteita on huomattu yrityksestä toiseen?

    "Käytännössä lähes kaikissa yrityksissä hankinta on aliresurssoitua suhteessa siihen taloudelliseen potentiaaliin, jota se edustaa." Koska hankinnat vastaavat suurta osaa liikevaihdosta, niiden kunnollinen johtaminen vaatisi enemmän resursseja - ja sellaisia resursseja, joilla on operatiivisen ostamisen lisäksi kokemusta strategisesta hankinnasta ja toimittajasuhteiden johtamisesta. Rekrytointikynnys on kuitenkin usein huomattavan korkea, vaikka potentiaali ja ns. business case näyttäisi kuinka ilmeiseltä.

    Miten haasteita on ratkaistu ja päästy eteenpäin?

    Kun strategia on tehty ja kehitystarpeita havaittu, ValueSource tarjoaa asiakkailleen tukea sekä hankinnan ammattiresursseja toteutukseen. Tällä toimintamallilla asiakkaat ovat voineet lähteä testaamaan uutta strategiaansa ja toimintamalliaan ilman, että heti tarvitsee tehdä pitkävaikutteisia rekrytointipäätöksiä. Jos malli sitten toimii odotetusti, asiakas voi harkita resurssien rekrytointia suoraan omalle palkkalistalleen.

 

Mika Lahti - hankintastrategian konsultointiMika Lahti on toiminut ValueSourcessa viimeiset 3 vuotta ja konsultoinut yrityksiä mm. hankinnan strategiatyössä. Mika siirtyi maaliskuun alusta 2020 Head of Supply Operations -tehtävään Caverionille. Voidaan sanoa, että jälleen kerran ValueSource toimi myös urakehityksen ponnahduslautana - jopa liiankin tehokkaasti tällä kertaa. Onnea uusiin tehtäviin, Mika! 

Mikan kirjoituksia: 

Tehokasta kilpailutusta

Hankinnan digitalisaatio

Huippuluokan kattaus Hankintapäivässä 2018

 

Herättikö kirjoitus ajatuksia? Kuulemme mielellään kommentteja. 



Tilaa blogi: