Miksi hankintojen vastuullisuutta kannattaa mitata ja seurata? Miten rakentaa toimiva seurantajärjestelmä ja menetelmät hankintaketjun mittaamiseen?
Helmikuun Tuloksia vastuullisella hankinnalla II -webinaarissa esiintyivät hankinnan asiantuntijan roolissa Jenny Nybom ValueSource Partners Oy:ltä ja vastuullisuuden asiantuntijan roolissa Atte Borgenström Reforest Finland Oy:ltä.
CSRD on tällä hetkellä merkittävin yritysten vastuullisuustyöhön ja arvoketjuihin, mukaan lukien hankintoihin, vaikuttava direktiivi.
CSRD on EU:n kestävyysraportointidirektiivi, joka astui Suomen lainsäädäntöön viime vuonna. Se on merkittävä muutos aiempaan, sillä nyt raportointi on huomattavasti syvällisempää (mahdollisesti jopa yli tuhat datapistettä). Direktiivin tavoitteena on lisätä yritysten vastuullisuustoimien läpinäkyvyyttä sekä raportoinnin yhdenmukaisuutta.
Huomioitavaa on kuitenkin, että direktiiviin on ehdotettu muutosta, ns. Omnibus-pakettia – nähtäväksi jää, millaisena Omnibus-paketti menee lopulta läpi ja milloin se astuu voimaan.
Hankintoihin CSRD liittyy siten, että yritysten on tunnettava arvoketjunsa huomattavasti paremmin, mikä tarkoittaa tiedon hankkimista myös suorien liikesuhteiden ulkopuolelta ja syvemmältä arvoketjusta.
Vastuullisuusraportointia viedään nyt lähemmäksi talouden tunnuslukujen raportointia samanlaisella seurantasyklillä (edellisen vuoden raportti julkaistaan yleensä ensimmäisen kvartaalin aikana). Tämä tarkoittaa, että myös vastuullisuusraporttien tulee olla kolmannen osapuolen tarkastajien varmentamia.
CSRD:n aikataulu ja soveltamisala tämänhetkisen lainsäädännön mukaan:
Vaikka CSRD:n tai ESRS-standardien suorat datapisteet ovat vähäisiä liittyen vastuulliseen hankintaan, niillä on jonkin verran välillisiä vaikutuksia mm. riskienhallinnan ja sosiaalisen vastuun eli esimerkiksi työolosuhteiden, turvallisuuden ja yhdenvertaisuuden kautta.
Hankinnan vastuullisuuden tärkeys ja huomioiminen juontavat juurensa erityisesti riskienhallintaan. Tuntemalla oman arvoketjun ja sen vaikutukset omaan liiketoimintaan yritykset voivat pienentää toimitusketjun riskejä ja vähentää häiriöitä.
Muita hyötyjä ovat
Vastuullisuus on yhä enemmän johdon pöydällä: panostamalla vastuullisuuteen mm. minimoidaan liiketoiminnan riskejä ja otetaan arvojohtajan paikka markkinoilla. Uudemmat sukupolvet ovat valmiita maksamaan enemmän vastuullisista tuotteista ja palveluista, ja työnantajan maine on yhä tärkeämpi.
Edellytyksenä hankinnan vastuullisuudelle onkin johdon sitoutuminen strategiseen vastuullisuuteen liiketoiminnan kaikilla osa-alueilla. Lisäksi tarvitaan sekä sisäistä että ulkoista yhteistyötä eri sidosryhmien kanssa, osaamista ja koulutusta.
Vastuullisuuden tulee olla integroitu yrityksen prosesseihin, ei vain kertaluonteinen ”paperiharjoitus”. On ymmärrettävä, että vastuullisuus kaikissa muodoissaan ei ole sivutoiminen asia; se vaatii resursseja ja strategisia linjauksia, sillä siitä tulee tulevaisuudessa yhä velvoittavampaa yrityksen koosta riippumatta.
Seurantajärjestelmän ja menetelmien luominen on keskeistä vastuullisissa hankinnoissa. Hyvin rakennettu järjestelmä helpottaa hankinnan arvoketjun kokonaisuuden hallintaa.
Tässä yksi esimerkki ko. menetelmän luomiseen:
1. Johdon sitoutuminen ja soveltuvuus liiketoimintastrategiaan
Ylimmän johdon eli johtoryhmän ja hallituksen mukanaolo on kriittistä. On tärkeää varmistaa ymmärrys velvoitteista, mahdollisuuksista, kilpailijakentästä ja toimintakentästä. Erityisesti CSRD:n mukaan raportoivissa yrityksissä ylin johto on juridisesti vastuussa olennaisuusanalyyseistä ja muusta. Vastuullisuus ja liiketoiminta tulisi nähdä yhtenä kokonaisuutena.
2. Vaikutusalueiden ja olennaisuuksien kartoitus sekä arvoketjun tunnistaminen
Olennaisuusperiaate on kaiken vastuullisuustyön lähtökohta. On määriteltävä, mitkä vastuullisuusteemat ovat olennaisia yrityksen toiminnalle ja sen arvoketjulle.
Kaksoisolennaisuudessa tarkastellaan yrityksen vaikutuksia yhteiskuntaan ja muuttuvan maailman vaikutuksia yrityksen liiketoimintaan. Tässä yhteydessä on kuultava sidosryhmien näkemyksiä ja odotuksia. Kaksoisolennaisuus edesauttaa yritystä tunnistamaan omat keskeiset kestävyysaiheensa. Hankinnan osalta tämä tarkoittaa hankinnan arvoketjun kartoitusta eli olennaisten toimijoiden tunnistamista.
3. Hankinnan arvoketjun kartoitus
Tunnistetaan arvoketjun olennaiset toimijat, jotta ymmärretään keskinäiset vaikutukset. Huomioidaan ulkopuoliset vaikuttavuudet, kuten esimerkiksi laki, CSRD, standardit ja asiakasvaatimukset, ja niihin liittyvät ESG-elementit. Toimittajien eri tasot ja hankinnan kompleksisuus tulevat ilmi kartoituksen myötä. Harjoitus voidaan tehdä esim. workshop-tyyppisesti.
4. ESG-riskien tunnistaminen
Kun toimittajakanta ja hankinnat on kartoitettu, arvioidaan ESG-riskejä, jotka voivat vaihdella hankinnan tyypin ja toimialan mukaan. Huomioidaan toimitusketjujen kompleksisuus ja geopolitiikka, mahdolliset maakohtaiset vaatimukset, sosioekonomiset asiat. Tämän lisäksi hyödynnetään olemassa olevia standardeja ja pyritään välttämään maine- ja brändiriskejä. Yhteistyö eri toimijoiden kanssa voi olla tärkeää.
5. Toimenpiteiden priorisointi ja tavoitteiden määrittely
Kun kokonaisuus on hahmotettu, priorisoidaan toimenpiteet ja määritellään tavoitteet. Mittaamisen ja monitoroinnin tulee olla tavoitteellista. Läpinäkyvyys on tärkeää CSRD:n myötä.
On muistettava, että raportointia ei tehdä vain raportoinnin vuoksi, vaan siitä tulee olla hyötyä. Hankintaketjut voivat olla hyvinkin monimutkaisia, ja on tärkeää tunnistaa kuinka syvälle ne menevät ja missä riskit sijaitsevat. Yhteistyötä on tehtävä kaikkien toimijoiden kanssa, ja on määriteltävä vastuualueet.
6. Mittarit
Mittarit ovat keskeinen ja haastava osa vastuullisuustyötä. Yleisiä esimerkkejä mittareista on olemassa, mutta ne ovat aina yrityskohtaisia. Oikeaa vastausta siihen, mitä mittareita tulisi käyttää, ei ole. Mittareiden tavoitteita ovat
Esimerkkejä mittareista ympäristövastuun osalta ovat energiankulutus, päästöt, vedenkäyttö, jätteet, kierrätysaste, materiaalien alkuperä ja ympäristösertifikaatit. Sosiaalisen vastuun mittareita voivat olla työolot, työturvallisuus, tasa-arvo, monimuotoisuus, ihmisoikeudet arvoketjussa, paikallisyhteisövaikutukset ja tuotevastuu. On tärkeää valita yrityksen toimintaan sopivat mittarit.
7. Painotukset
Olennaisten toimijoiden määrittely hankintaketjussa voidaan tehdä esimerkiksi Kraljic-matriisin, spendi- tai kustannusanalyysin tai riskipohjaisen tulokulman avulla – usein näiden yhdistelmänä.
Riskipohjainen lähestymistapa on hyödyllinen erityisesti CSRD:tä ajatellen, sillä se tuo esiin riskit ja mahdollisuudet sekä vaikuttavuuden (IRO). Jos hankintaa johdetaan kategoriakohtaisesti, näin voidaan painottaa tiettyjä kategorioita.
On tärkeää viestiä toimittajille odotukset ja tavoitteet jo valintavaiheessa sekä antaa myös positiivista palautetta. Vastuullisuuden maturiteetti vaihtelee toimittajittain. On hyödyllistä ymmärtää hankinnan arvoketjun eri vaiheet ja niihin liittyvät vastuullisuuselementit, kuten esimerkiksi elektronisen komponentin tuotantoprosessi mineraalien louhinnasta lopputuotteeseen saakka.
8. Toimittajien sitouttaminen
Tärkeää on ymmärryksen ja osaamisen varmistaminen eli toimittajan kehittäminen, erityisesti strategisissa kategorioissa. Toimittajan kanssa voi esim. laatia vastuullisuustavoitteet, joita sitten yhdessä seurataan ja kehitetään eteenpäin.
9. Seurantafrekvenssit
Tavoitteiden seurantaväli on määriteltävä jo alkuvaiheessa Tiettyjä toimijoita ja mittareita on hyvä auditointi, kun taas toisia toimittajia voidaan seurata monitoroimalla. Seuranta kannattaa integroida olemassa oleviin toimittaja-arviointiprosesseihin.
10. Korjaavat toimenpiteet
Myös korjaavien toimenpiteiden määrittely olisi hyvä olla prosessissa mukana varhaisessa vaiheessa. On tärkeää olla aktiivinen, jos asiat eivät etene suunnitellusti, ja tarvittaessa ottaa yhteyttä esihenkilöihin ja toimittajiin. Avoin vuorovaikutus ja selkeät vaatimukset ovat tärkeitä. Korjaavista toimenpiteistä on hyvä tiedottaa myös toimittajia.
Atte Borgenström
Toimitusjohtaja, Reforest Finland Oy
Atte on erittäin kokenut asiantuntija yritysten hiilijalanjäljen määrittämisessä ja vastuullisuusraportoinnissa. Atte on pitänyt sadoille yrityksille käytännönläheisiä CO2-/ESG-koulutuksia ja webinaareja. Hän on raportoinut tai konsultoinut lähes sataa yritystä CO2-/ESG-asioissa. Erityisesti hän on saanut kiitosta ymmärrettävyydestä ja konkretiasta.
Tutustu Reforest Finlandiin täällä: www.reforest.fi.
Jenny Nybom
Senior Consultant, ValueSource Partners Oy
Jennyllä on yli 20 vuoden kokemus kansainvälisestä liiketoiminnasta, hankinnoista sekä toimitusketjusta erilaisissa liiketoimintaympäristöissä. Vastuullisuus kiinnostaa sen merkittävyyden ja kehitysmahdollisuuksien vuoksi. Jenny on saanut kiitosta kyvystään yhdistää käytännön tekeminen ja teoreettinen viitekehys tarjoten täten asiakkaille luontevan tavan oppia ja oivaltaa sekä saavuttaa konkreettisia tuloksia.
Tutustu ValueSource vastuullisen hankinnan palveluihin täällä.
Kiitos!
Haluaisitko tietää, kuinka tehostaa yrityksen hankintoja?
Voimme auttaa – ota yhteyttä sähköpostitse, soittamalla tai jätä soittopyyntö.
Puh: 050 3252 606
E-mail: timo.nieminen@values.fi
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
