Datan hyödyntäminen nostaa hankinnat uudelle tasolle

Data mukaan hankintojen keskiöön

Datalla ohjattu hankinnan johtaminen tuo organisaatioon kolme kriittistä elementtiä: läpinäkyvyyttä, ennakointikykyä ja tehokkuutta.

Kun tiedät tarkalleen, mihin rahasi menevät, voit tehdä perusteltuja päätöksiä. Kun pystyt näkemään tulevat trendit jo etukäteen, voit valmistautua muutoksiin. Ja kun mittaat kaiken olennaisen hankinnoissa, voit optimoida toimintaasi jatkuvasti.

Parhaimmillaan datavetoiset hankinnat auttavat siis tunnistamaan kustannussäästömahdollisuuksia, mittaamaan toimittajasuorituskykyä reaaliajassa ja rakentamaan strategisia hankintamalleja, jotka todella tukevat bisneksen tavoitteita.

Viisi kysymystä, joihin jokaisen tulisi osata vastata hankintaprosessiinsa liittyen

Ennen kuin sukellat syvemmälle datan maailmaan, on paikallaan pysähtyä miettimään muutamaa perusasiaa. Näihin kysymyksiin vastaamalla konkretisoit, miten vahvalla pohjalla hankintasi ovat tällä hetkellä.

• Tiedätkö hankintakustannuksesi ja niiden määrän henkilöä kohden?
• Paljonko tilauksia tehdään ohi virallisten järjestelmien?
• Mikä on sopimusostamisen kattavuus euromääräisesti?
• Entä toimittajasi – onko heille määritelty selkeät KPI:t?
• Miten hyödynnät niitä johtaessasi toimittajaverkostoasi?

Toimiessamme asiakasympäristöissä olemme nähneet lukuisissa yrityksissä nämä jo jokapäiväisessä käytössä. Datalla johtamiseen on panostettu viime vuosina merkittävästi ja saatu loistavia tuloksia. Viedään aihetta vielä hieman syvemmälle.

Muutama vinkki aihealueisiin, joihin voit pureutua hankinnoissa datan kautta

Spend-analyysi: rahan virtauksen kartoittaminen

Aloita matkasi selvittämällä, mihin rahaa käytetään, mihin toimittajiin ja missä määrin. Spend-analyysi paljastaa kustannusrakenteet, sopimuspeittävyyden ja oston hajautumisen tavalla, joka voi yllättää jopa kokeneimmat ostajat.

Tavoitteena on löytää konkreettiset säästöt, konsolidoida toimittajia ja neuvotella paremmat sopimukset. Kertaluonteisena työkaluna toimii vaikkapa Excel ja pivotit, mutta pitkällä aikavälillä työkaluiksi sopivat esimerkiksi Sievo tai BI-työkalut kuten Power BI, Tableau ja Qlik. Näiden avulla saat visualisoitua tiedot tavalla, joka tekee päätöksenteosta helpompaa.

Toimittajat ansaitsevat huomiota – ja mittareita

Toimittajasuorituskyvyn mittaaminen on ehkä yksi tehokkaimmista tavoista saada hankinnoista enemmän irti. Seuraa toimitusvarmuutta, laatua, palvelutasoa ja nykyajan mukaisesti myös vastuullisuutta ESG-arvioinneilla.

Vertaile toimittajia keskenään ja luokittele heitä suorituskyvyn mukaan. Parhaiden kanssa kannattaa kehittää syvempiä kumppanuuksia, kun taas heikoimmat toimijat on syytä karsia. SAP Aribasta Ivaluaan ja Coupaan löytyy välineitä, ja ERP-järjestelmät ovat nykyisin yllättävän kyvykkäitä jo itsessään.

Riskien ennakointi pelastaa päiväsi

Toimitusketjun häiriöt, markkinahintojen vaihtelu ja geopoliittiset riskit voivat iskeä yllättäen. Datavetoisessa hankinnassa et kuitenkaan ole sokea näille uhille. Seuraat aktiivisesti eri signaaleja ja rakennat vaihtoehtoisia toimittajapolkuja.

Työkaluja löytyy Googlesta aina MEPS-palveluun, joka seuraa materiaalihintoja. SAP tarjoaa omia riskimatriisejaan, joissa viitekehyksenä voi käyttää ISO-standardeja tai COSO ERM -viitekehystä.

Sopimukset hallintaan läpinäkyvästi

Yllättävän monen yrityksen sopimusarkisto muistuttaa enemmän arvoitusta kuin järjestelmällistä tietokantaa. Sopimukset löytyvät kovalevyiltä, kansioista ja muualta mahdottomista paikoista. Tämä on resepti katastrofiin.

Datan avulla tiedät tarkalleen, mitkä sopimukset ovat voimassa, millä ehdoilla ja milloin ne päättyvät. Näin estät sopimuksettomat ostot ja estät maksuehtojen vuotamisen. Sopimushallintajärjestelmät, dokumentinhallintajärjestelmät ja kyvykkäät hankintajärjestelmät Coupasta Cloudiaan tarjoavat ratkaisuja tähän pulmaan.

Data strategian pohjana

Paras anti datalle on antaa sen ohjata strategisia päätöksiä. Segmentoi hankinnat ja toimittajat datan perusteella. Sovella strategista ostamista: päätä mitä hankitaan, mistä ja miten. Make-or-buy-päätökset muuttuvat faktapohjaisiksi sen sijaan, että perustuisivat pelkkiin tunteisiin tai siihen, mitä kerran tapahtui historiassa.

Hankinnan ammattilaiset ottavat kuskin paikan ja hyödyntävät perinteisistä Kraljicin matriiseista aina kovimpaan dataan asti. Tulokset puhuvat puolestaan.

Datalla johdettu hankinta on tämän päivän todellisuutta. Yritykset, jotka ovat lähteneet tälle matkalle, näkevät jo konkreettisia tuloksia. Oikeat työkalut ja hankinnan ammattilaisten osaaminen ovat avainasemassa tällä kehitysmatkalla. Kysymys kuuluu: oletko valmis hyppäämään kyytiin?