Modernit hankintajärjestelmät tekevät sen, mitä teknologian tuleekin tehdä: ne hoitavat tylsät, toistuvat tehtävät, jotta ihmiset voivat keskittyä siihen, missä ovat parhaita.
Tilausten käsittely, laskutus ja raportointi voidaan automatisoida jo varsin kattavasti, kun taas voit itse käyttää aikasi esimerkiksi strategiseen suunnitteluun, toimittajasuhteiden kehittämiseen tai yrityksesi vastuullisuuden kehittämiseen. Myös toimittajasi arvostavat digitalisaatiota – data on oikeaa ja formaatissa, joka soljuu suoraan myös toimittajan järjestelmiin verrattuna sähköposteihin ja Exceleihin.
Tekoäly, robotiikka ja koneoppiminen kuulostavat futuristisilta vielä monessakin pk-yrityksessä, mutta ne tekevät jo tänään konkreettista työtä: ennustavat kysyntää, optimoivat varastoja ja tunnistavat määritettyjen mittareiden pohjalta parhaat toimittajat. Lopputulos mahdollistaa vähemmän inhimillisiä virheitä, nopeammat prosessit ja reaaliaikaista tietoa päätöksenteon tueksi.
Ensimmäinen askel on yksinkertaisempi kuin luulet: kerää hankintatietosi yhteen paikkaan. Yhden, keskitetyn järjestelmän kautta kaikki oleellinen data on kaikkien saatavilla reaaliaikaisesti. Näin voidaan vähentää kovalevyillä piileskeleviä taulukoita tai "varmaan kollega tietää" -keskusteluja. Ei enää mappeja ja ihmettelyä!
Kun tiedot ovat yhdessä paikassa (ja pelisääntöjä oikeasti noudatetaan), myös päätöksenteko tehostuu huomattavasti. Yhteistyö on vankempaa, kun kaikilla on pääsy samaan dataan samaan aikaan. Ja mikä parasta – virheet vähenevät dramaattisesti, kun ei tarvitse arvuutella tai etsiä informaatiota monesta eri paikasta.
Toinen iso hyppäys syntyy, kun rutiinit automatisoituvat. Ostotilausten käsittely, hyväksynnät ja laskujen käsittely ovat täydellisiä automatisoitavia tehtäviä – ne ovat tarkkoja, toistuvia ja noudattavat selkeitä sääntöjä.
Tulokset puhuvat puolestaan: läpimenoajat nopeutuvat, hallinnointikustannukset putoavat ja manuaalinen työ vähenee. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että saat vihdoin aikaa sille strategiselle työlle, jota sinulta odotetaan ja olet aina halunnut tehdä, mutta johon ei ole koskaan ollut riittävästi tunteja päivässä.
Kolmas elementti on integraatioiden rakentaminen toimittajiin, varastoihin, tuotantoon ja talousjärjestelmiin, kuten SAP:iin tai MS Dynamicsiin. Jos ERP ei ole vielä käytössä, tämä saattaa kuulostaa tekniseltä, mutta käytännössä kyse on tiedonkulun muuttumisesta saumattomaksi.
Kun järjestelmäsi keskustelevat keskenään, saat toimitusketjun läpinäkyvyydestä sellaista, josta et ole aiemmin voinut uneksiakaan. Häiriöihin reagointi muuttuu reaktiivisesta proaktiiviseksi, koska näet ongelmat jo ennen kuin ne ehtivät aiheuttaa vahinkoa.
Neljäs ja ehkä jännittävin elementti on analytiikka ja ennakoiva päätöksenteko. Tässä vaiheessa data ei vain kerro, mitä on tapahtunut, vaan lisäksi se alkaa kertoa, mitä todennäköisesti tapahtuu seuraavaksi.
Voit ennustaa hankintoja, hallita riskejä proaktiivisesti ja arvioida toimittajasuorituskykyä uudella tasolla. Neuvotteluvoima kasvaa, kun käytössäsi on faktoja eikä pelkkiä tuntemuksia. Hankinta muuttuu strategisemmaksi ja älykkäämmäksi.
Digitalisaation kauneus piilee siinä, että voit aloittaa mistä tahansa neljästä kulmakivestä.
Digitaalisiin työkaluihin investoiminen ei ole enää "nice to have" vaan välttämättömyys kilpailukykyiselle yritykselle. Digitalisaation voikin kuvitella jatkuvasti etenevänä polkuna, joka tekee hankinnoista tehokkaampaa, älykkäämpää – ja miksei jopa hauskempaa tekijöilleen.
Haluaisitko tietää, kuinka tehostaa yrityksen hankintoja?
Voimme auttaa – ota yhteyttä sähköpostitse, soittamalla tai jätä soittopyyntö.
Puh: 050 3252 606
E-mail: timo.nieminen@values.fi
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
