Epäsuorat hankinnat - aivan sama. Miksi olisin kiinnostunut?

Miksi ihmeessä olisin kiinnostunut epäsuorista hankinnoista? Mehän haluamme toimia liiketoiminnan ytimessä ja tavoittelemme kilpailuetua uusien tuotteiden, palvelujen, myynnin, markkinoinnin tai digitalisaation keinoin. Siis miksi? Epäsuorat hankinnat - who cares?

Mitä epäsuorista hankinnoista? Meillähän on jo toimistotarvikkeet hyvin hoidettuna

Lempiaiheeni epäsuorissa hankinnoissa onkin juuri kynät ja kumit. Monesti törmään yrityksissä ajatuskuvioon, että meillähän on jo toimistotarvikkeet palveluna Staplesilta tai Wulfilta ja monitoimilaitteissa on huolenpito- ja palvelusopimus Canonin kanssa. Hyvä homma, mutta oliko siinä oikeasti kaikki? Pintaraapaisua, sanoisin tai joku voisi sanoa, että ihan sama. Mutta voihan toki olla tilanne, että jos printteri tai kopiokone ei toimi, voi monessakin firmassa sakata koko toiminta. Harvemmin näin kuitenkaan käy ellei toimialasi ole TOL-luokittelun mukaan 18: painaminen ja tallenteiden jäljentäminen.

Siksi väitän, että nämä toimet ovat vain raapaisu, josta ei jää edes jälkeä kokonaiskuluihin. Ne isoimmat kuluerät ja mahdollisuudet ovat täysin muualla.

"Yrityksien epäsuorista hankinnoista edelleen merkittävä osa tehdään ns. "ohi ostoina" ilman prosessia".

 

Iso potti vapaana - kuka tarttuisi epäsuoriin hankintoihin?

Epäsuorien hankintojen potti on kokonaisuudessaan samaa luokkaa kuin henkilöstokulut eli keskimäärin 14 % suomalaisissa yrityksissä. Laskeppa vaikka ihan huvin vuoksi, miten suuri luku tuo 14 % on sinun yrityksesi liikevaihdosta? Kiinnostuitko?

Tilastokeskuksen mukaan vuonna 2016 tilanne suomalaisissa yrityksissä oli oheisenlainen. Henkilöstökulujen osuus on 14% yritysten liikevaihdosta. Suorat ostot ja muut hankinnat 74%. Lisäksi tulevat vielä ulkoiset palveluhankinnat 7%. Lähde: Tilastokeskus / Suomalaisten yritysten kulurakenne 2016. Lue lisää blogista: Miksi Suomessa unohdetaan hankinnat, kun puhutaa kilpailukyvystä.

"Herranjestas – meneekö meillä oikeasti näin paljon rahaa vuodessa tähän kaikkeen? Miksi?"

Olisiko johdon aika tarttua asiaan, johon monessa yrityksessä ei haluta koskea tikullakaan?

• Aloita tsekkaamalla, kuinka paljon rahaa virtaa yrityksessäsi epäsuoriin hankintoihin. Jos olet tästä aivan pihalla, niin eipä hätää. Tuskin olet ainoa. Selvitä laittamalla vaikkapa kontrolleri töihin. Jos vielä tämän jälkeen on aivan sama, miten ko. aluetta hoidetaan, ei sitten mitään.
• Epäsuorien hankintamenojen suuruus voi yllättää. Kyseessä on todella merkittävä kuluerä, joka ei ihme kyllä nouse johtoryhmän agendalle – ei välttämättä kertaakaan koko tilikautena tai 2000-luvulla. Meillä on 10 vuoden aikana ollut useita hankkeita, joissa on hieman ääni värissyt, kun kokonaisuus on avattu – Herranjestas – meneekö meillä oikeasti näin paljon rahaa vuodessa tähän kaikkeen? Miksi?
• Parasta on laittaa eurot jonoon, jotta tämäkin paatoksellinen tarina saa konkretiaa. Suomalaisyritysten epäsuorien ostojen arvo oli luokkaa 14%* liikevaihdosta. Tähän voidaan lisätä vielä ulkoiset palvelut 7%*, jotka monesti ovat myös epäsuoria palveluja liiketoimintaan, jolloin kokonaisuus olisi luokkaa 21% liikevaihdosta.
• Yhtä kaikki – pysytään nyt tuossa 14% lukemassa, joka on tilastotietoa eli 50 miljoonan euron liikevaihdon yrityksellä voi olla 7 M€ epäsuorat hankintamenot. Oman kokemukseni mukaan tämä kuulostaa jopa hieman alakanttiin osuvalta luvulta, mutta ei ole kaukana totuudesta ja jokaisella yrityksellä on omat lukunsa - riippuen toimialasta, hankinnan maturiteetista ja yrityksen koosta jne.
• On kuluja, joihin aidosti voidaan vaikuttaa ja sitten on ns. pakollisia menoja, jotka eivät ole suoraan hankinnan keinoin kuristettavissa: eläkevakuutusmaksut, energia, vuokrat jne. verrattuna IT-menoihin, kiinteistöpalveluihin, markkinoinnin kuluihin… Tutki ensisijaisesti niitä menoeriä, joihin voit vaikuttaa ja saavuttaa rohkaisevia voittoja homman eteenpäin viemiseksi.
• 14% tai 7 miljoonaa tai jotain muuta - joka tapauksessa tämäkin on jo aivan huikea luku, kun verrataan esimerkiksi keskimääräisiin henkilöstökuluihin, jotka ovat samaa luokkaa. Monesti yritys priorisoi korkeammalle henkilöstömenonsa ja säästäminen aloitetaan sieltä – mikä kylläkin satuttaa yritystä kaikkein eniten. Osaaminen virtaa ulospäin, ja parhaat osaajat lähtevät jo ensimmäisellä ovenavauksella.
• Yrityksen epäsuorista hankinnoista edelleen merkittävä osa tehdään ns. ’ohi ostoina’ ilman sovittua prosessia.
• Meistä jokainen voi olla oman epäsuoransa ostaja. Tällä härdellillä voidaan menettää todella isot vuotuiset säästömahdollisuudet, puhumattakaan ajankäytöstä, jota hankinnat tarjouskyselyineen aiheuttavat eri osastoilla.
• Asiantuntijoiden ja toimihenkilöiden aikaa käytetään muuhun kuin heidän erikoisosaamiseensa. Se vasta kallista onkin.

"Monesti yritys priorisoi korkeammalle henkilöstömenonsa ja säästäminen aloitetaan sieltä – mikä kylläkin satuttaa yritystä kaikkein eniten. Osaaminen virtaa ulospäin, ja parhaat osaajat lähtevät ensimmäisellä ovenavauksella."

Tunnetko aloittamisen tuskan? Jotain tarttis hankinnassa tehrä

Esimerkki todellisesta elämästä: Kotimaisessa n. 50M€ liikevaihdon yrityksessä epäsuorien ostojen toimittajia oli 1500 ja ostolaskuja 4600 kpl vuodessa. Kenen hanskassa tällainen kokonaisuus voisikaan pysyä? Kenen kontolle tuska laskeutuu? Tällainen ei ole yhden henkilön show - tämä vaatii koko organisaation asenteen ja tapojen muutosta.

Kuulostaako joku alla olevista hankinnan haasteista tutulta? Nousevatko hikikarpalot otsalle?

• Kokonaisnäkemys epäsuorista hankinnoista puuttuu yrityksestäsi kokonaan eikä niille ole omistajuutta. Ostoja tehdään ympäri organisaatiota – eri prosesseilla, eri maksuehdoilla ja hyvin yksilöllisesti
• Laskuja on ihan järjettömät määrät. Esimerkiksi 20% laskuista voi olla alle 100 euron laskuja, joita yritykseen ei pitäisi tulla yhtään kappaletta – käsittelykulut kun ovat jo niin suuret esmerkiksi 15€ per lasku ja 4600 laskua tekee 69.000€ vuodessa - käytännössä on yhden henkilön 100% työpanos). Poikkeuksia ovat ne edelläkävijäyritykset, jotka ovat jo automatisoineet laskunkäsittelyään, jolloin ostotilaus mätsää automaattisesti ostolaskuun ja näin taianomaisella ’zero touch’ -periaatteella lasku menee maksuun ja kaikki on kunnossa.
• Ostolaskut työllistävät ensin ostoreskontraa ja sen jälkeen useampi juoksentelee selvittämässä: mitä on ostettu, onko se vastaanotettu…
• Et oikeasti tiedä, paljonko sujahtaa rahaa epäsuoriin hankintoihin – taloushallinnolla ei ole mahdollisuutta ajaa tätä raporttia ilman valtavaa käsityötä, Exceleitä tai PowerBI harjoituksia tai, että hankintaan jokin analysointityökalu
• Toimittajamäärä = laskuttavien firmojen määrä - se on räjähtänyt ihan käsiin ja luku vain kasvaa
• Tiliöintikäytännöt ovat täysin villejä ja suorat sekä epäsuorat ostot menevät sekaisin väärille tileille – jokainen kirjaa ne hieman eri lailla
• Saatavillasi oleva ostoreskontran data on melko lisäarvotonta – todelliset tiedot löytyvät laskuja tarkastelemalla. Tuskaisen työlästä, ja jätät mieluusti tekemättä, vai mitä?

Oliko tuttua? Keskitetty hankintamalli toteutuu oikeasti hyvin harvoin, joten älä rakenna norsunluutorneja ja luule, että voit hallita kaiken markkinoinnista tuotannon tarvikkeisiin yhden luukun taktiikalla – Ei vain toimi kuin harvoissa tapauksissa - niin ja PowerPoint -esityksissä.

"Esimerkki todellisesta elämästä: 50M€ liikevaihdon yrityksessä epäsuorien ostojen toimittajia oli 1500 ja ostolaskuja 4600. Kenen hanskassa nämä pysyvät?"

Miten hallita tätä epäsuorien hankintojen kokonaisuutta – ja vieläpä säästää kustannuksissa?

Edellä oli paljon kysymyksiä ja sekavia tilanteita, mutta onko niihin vastauksia ja ratkaisuja? Miten tätä sillisalaattia voisit oikeasti lähteä kehittämään? Onko sinulla oikeasti aikaa ja resursseja käytettävissäsi?

Mistä startata liikkeelle?

Hyvä kysymys, johon kehitys sitten usein pysähtyykin. Huomataan, että koko epäsuorien hankintojen potti on lähtökohdaltaan liian kompleksinen, jotta osattaisiin tarttua sen toimittajakenttään ja ostomenoihin. Ja tästä kaikesta pitäisi sitten vielä rakentaa huikea kehityssuunnitelma käytäntöön asti. Mieluummin pestään kädet ja pysytään jatkossa kaukana.

Onko sinun yrityksessäsi käytössä “Kaikki saa ostaa” -malli? Jos on, koko yrityskulttuurin täytyy muuttua, jotta päästäisiin “Licence to buy” -malliin: selkeään prosessiin, pelisääntöihin ja vielä selkeämpiin kannustimiin toimia oikein. Muutoshallinta on huikeassa roolissa. Miten saada organisaatio ymmärtämään, että tarkoitus ei ole rajata oikeuksia vaan vapauttaa henkilöiden aikaa?

Vielä kootusti muutama ajatus aloittamiseen:

1. Tunnista yrityksen omat vahvuudet ja heikkoudet – tiedät, mihin panostat ja mikä on oikeasti liiketoimintasi ydintä.
2. Kategorisointi ja hankintojen ryhmittely on tarpeen myös epäsuorien hankintojen osalta – ihan samalla lailla kuin rakentaisit hankintasuunnitelman niille tärkeille tuotannollisille hankinnoille.
3. Huomaa, että pelkät säästöt edellä meneminen johtaa monesti kilpailutuksiin ja taas uudestaan kilpailutuksiin – mikään ei toiminnassa oikeasti muutu. Ostetaan hetki ’halvemmalla’, kunnes huomataan, että tämähän on jo parin vuoden jälkeen kalliimpaa kuin ennen kilpailutusta.
4. Pidä mielessä, että karsit nyt päällekkäistä tekemistä, mikä on tärkeää liiketoiminnan kannalta. Aika ei osastoilla enää kulu googlaamiseen ja ostamiseen:

• Liiketoiminnoissa kyllä tiedetään, mitä ne tarvitsevat. Nyt vain hoidat epäsuorat ostot ammattimaisesti. Eihän yrityksesi tilaile holtittomasti myöskään raaka-aineita tuotantoon tai osta miljoonien työstökeskusta hetken mielijohteesta – vai ostaako?
• Ei ole oikeasti väliä kuka tekee oston, jos on olemassa hankintaprosessi, työkalut, sopimukset ja lähtökohdat ovat tiedossa. Ostoehdotuksesta laskun automaattiseen täsmäykseen on todella pitkä matka, jota voi nopeuttaa oikealla osaamisella. Resursseja on saatavissa - omia tai ulkoisia.
• Hallinnoi myös yhteistyökumppaneita ja hoida suhteita – aivan kuten suorien hankintojen puolella tekisit.