Hankinnan ulkoistamisella lisää kilpailuetua

Yrityksen hankinnat voivat kattaa jopa kaksi kolmasosaa liikevaihdosta, ja parhaimmillaan ammattimaisesti järjestetty ja sujuva hankinta on yritykselle ehdoton kilpailuetu. Hankintatoimen potentiaalia ei siis kannata jättää hyödyntämättä.

Miten tuosta liikevaihdon leijonanosasta saadaan kaikki teho irti ja resurssien tuhlaaminen voidaan minimoida? Yksi vaihtoehto on hankinnan ulkoistaminen palveluna ammattilaisten käsiin.

Mitä hankintojen ulkoistaminen palveluna tarkoittaa?

Hankinnan ulkoistaminen on ollut jo vuosia vauhdilla kasvava liiketoiminnan palvelualue kansainvälisesti, ja nyt se on sitä myös Suomessa.

Hankinnat voidaan ulkoistaa kokonaisuudessaan ammattilaisineen ja työkaluineen kilpailutuksista ostotilausten toteutukseen. Vaihtoehtoisesti ulkoistuksen kohteeksi voidaan valita jokin yksittäinen osa-alue, kuten esimerkiksi ICT-hankinnat, tuotannolliset hankinnat tai epäsuorat hankinnat asiakkaan tarpeiden mukaan.

Eräs ulkoistamisen olennaisista eduista on hankintatoimeen kuluvan ajan ja vaivan säästäminen itse asiakkaalta: asiakasyritys voi keskittyä ydinliiketoimintaansa, tehostaa ajankäyttöään ja pitää omat asiakaslupauksensa entistäkin paremmin. Käytännössä tämä tarkoittaa parempaa kannattavuutta ja tulevaisuuden turvaamista.

”Ostamista ei voi ulkoistaa järkevästi” – Kyllä voi!

Hankinnan ulkoistamista harkitessa yrityspäättäjillä saattaa joskus herätä epäilyksiä, miten ulkopuolelta tullut henkilö voi tuntea juuri oman yrityksen tuotteet, palvelut ja liiketoiminnan tarvittavan hyvin, jotta hänen vastuulleen voi luovuttaa hankinnan tai edes osan siitä. Lähtökohtana toki onkin, että yrityksillä itsellään on paras tietämys myymästään tuotteesta – ja sen myötä myös siitä, mitä tuotteen valmistusta varten täytyy ostaa.

Asiantuntija kuitenkin pääsee hyvin nopeasti kiinni hankintaprosessiin tietyillä peruskysymyksillä. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Mitä komponentteja, raaka-aineita, materiaaleja tai kokonaisuuksia hankitaan?
• Mitkä ovat käytössä olevat ostokanavat, toimittajat ja hinnat?
• Miten logistiikka ja varastonhallinta toimii?

Hankinta-asiantuntija tuo siis jo asiakkaan olemassa olevaan prosessiin oman ammattimaisen ja ulkoisen näkemyksensä.

Kartoituksesta monipuoliseen hankintatyöhön

Ulkoistamisen aluksi täytyy kartoittaa hankintatoimen alkutilanne eli miten prosessit toimivat. Kartoituksessa auttaa mainittujen peruskysymysten lisäksi hankintaprosessin piirtäminen konkreettisesti auki – näin selkeytyvät eri osapuolien vastuualueet ja niiden välinen dynamiikka.

Kun kartoituksen jälkeen hankinnan asiantuntija pääsee itse työhön, tehtäviin kuuluu komponenttien ja raaka-aineiden oston lisäksi esimerkiksi toimittajien kilpailutusta, tilauskannan, vahvistusten ja toimitusten valvontaa, lähetysten seurantaa, laskujen tarkastusta, varastoarvon valvontaa sekä reklamaatioiden hoitamista. Kun tuotantoon tehdään muutoksia, asiantuntija on vahvasti mukana myös aikatauluttamassa uusien osien ja materiaalien tilausta ja pitämässä huolen, ettei varastoon jää ylimääräistä tavaraa.

Läpinäkyvä kommunikaatio auttaa ulkoistamisen onnistumisessa

On tärkeää, että hankintaprosessissa pelataan avoimilla korteilla. Ulkoistamisen avainasemassa on siis selkeä ja läpinäkyvä kommunikaatio, jonka pohjalta esimerkiksi yrityksen tuotekehityksen ja hankintaosaston on helppo tehdä yhteistyötä.

Toimivan vuorovaikutuksen myötä kaikki tietävät yrityksessä meneillään olevista asioista ja tuotannon suunnitelmista. Ostaminen on oikea-aikaista, ja materiaalien sekä palvelujen saatavuus paranee. Samalla sen avulla voidaan myös tunnistaa ja ennakoida mahdollisia haasteita.

Rohkaisevat perustelut hankinnan ulkoistuksen puolesta

1. Ulkoistettu hankinnan asiantuntija integroituu yrityksen liiketoimintaan ollen käytännössä yksi yrityksen työntekijöistä. Näin hankinnan ulkoistus ei edes näy yrityksen ulkopuolelle.
2. Pienemmän kokoluokan yrityksen ostotehtäviin täyspäiväinen hankintavastaava voi olla liian iso satsaus. Ulkopuolisen asiantuntijan voi ottaa töihin osa-aikaisena, millä säästetään ylimääräistä resurssien käyttöä.
3. Ulkoistuspalvelu ei sisällä ainoastaan yhtä työntekijää, vaan asiakkaan käytettävissä on yhden henkilön kautta koko organisaation kokemus ja tietomäärä. Esimerkiksi yllättävän haasteen ilmetessä hankintaorganisaatiossa on vinkkejä varten aina taustalla tukijoukko kontakteineen ja verkostoineen.
4. Ulkopuolisella näkemyksellä on usein myös uudistava ja raikastava vaikutus. Jos hankintatoimea toteutetaan vuosia sisäisesti totutulla tavalla, tiettyjä alueita saatetaan pitää itsestäänselvyytenä ja kehityskohteet jäävät havaitsematta. Ulkoisin silmin yllättävistäkin osista voi löytyä parannettavaa, jolloin koko prosessia voidaan viilata kustannustehokkaammaksi.
5. Jos yrityksellä on vähänkään kiinnostusta ulkoisesta asiantuntemuksesta, kannattaa olla yhteydessä – voi löytyä yllättäväkin tapa, jolla voidaan auttaa. Ulkoistusprojektin ei tarvitse olla fiksattu paketti vaan pieni osa-alue tai vaikkapa vain sparrausta tai tukea. Asiakkaan ei itse tarvitse yhteydenottovaiheessa siis edes tietää, mitä haluaa; haasteita voidaan käydä yhdessä läpi, minkä pohjalta voidaan löytää sopiva, lisäarvoa tuova yhteistyömalli.

Hankinnan ulkoistuspalvelulla yrityksen hankintojen suorituskyky voidaan muuttaa reagoivasta tulipalojen sammuttelusta ennakoivaksi ja strategiseksi osaksi liiketoiminnan kokonaisuutta. Ota yhteyttä, niin tehdään hankinnasta kilpailuetu myös sinulle!