Hankinta kehittyy toimivan strategian myötä - lue vinkit kolmeen keskeiseen vaiheeseen

Kun yrityksen hankintaa halutaan kehittää luotettavammaksi ja sujuvammaksi, olennaisessa roolissa ovat hankintaprosessin kokonaisvaltainen ymmärtäminen sekä yhteinen halu sen hiomiseen huippuunsa. On ymmärrettävä, että yrityksen hankintaa ei voi kehittää muista toiminnoista irrallisena osa-alueena, sillä hankinnalla on kiinteä yhteys kaikkiin muihin yrityksen toimintoihin, kuten vaikkapa myyntiin ja tuotantoon.

Sekä strategian laatiminen että hankinnan varsinainen kehitysprosessi voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen, jotka ovat 

1. Yrityksen hankinnan nykytilanteen kartoitus ja potentiaalin ymmärtäminen

2. Kehittämissuunnitelman ja strategian laatiminen

3. Suunnitelman jalkauttaminen eli käytäntöön vienti

Olemme käsitelleet aiemmissa blogiteksteissä, miksi hankinta on olennainen osa yrityksen toimintaa ja mistä onnistuneen hankintastrategian laatimisessa ja hankinnan kehittämisessä kannattaa lähteä liikenteeseen. Tässä blogitekstissä tiivistetään tärkeimmät vinkit prosessin kohentamiseen. 

Vaihe 1: Kartoita yrityksesi hankinnan nykytilanne

Hankinnan haasteena on yleensä se, että hankintaprosessi ja roolit ovat epäselviä, mikä johtuu esimerkiksi toimittajamäärän laajuudesta ja hajanaisuudesta – yrityksillä onkin usein esimerkiksi huomattavasti enemmän toimittajia ja ostolaskuja kuin kuvitellaan. 

Nykytilan kartoituksessa käydään läpi yrityksen hankinnan eri tasot strategisesta operatiiviseen ja perehdytään yrityksen toimintoihin kokonaisuutena, mikä auttaa hahmottamaan kokonaiskuvan hankinnan tilanteesta. Strategiset sekä operatiiviset toiminnot kulkevat käsi kädessä, ja operatiivinen onnistuminen onkin seurausta perinpohjaisesti suunnitellusta ja toteutetusta strategiasta.

Kartoituksessa hyödynnetään hankintamenojen dataa, jonka analysoinnin pohjalta tehdään tilanteen yhteenveto – näin voidaan tunnistaa hankinnan resurssien mukainen potentiaali sekä mahdolliset kehityskohteet. 

Ota siis kartoitusvaiheessa huomioon seuraavat asiat:

• Jäsennä yrityksesi hankintaprosessin nykytilanne tasoineen ja toimintoineen
• Pohdi, keskustele ja kerää palautetta, miten hankintaprosessi kokonaisuutena toimii ja millä tavoilla sitä voitaisiin selkeyttää
• Mieti, mitä hankinnasta saatavilla oleva data kertoo toiminnasta ja miten sitä voidaan parhaiten hyödyntää
• Ulkopuolista asiantuntijuutta ei kannata sivuuttaa, sillä talon ulkopuolelta yrityksen toiminnan voi usein nähdä kirkkaampien lasien läpi ja sen kautta saada uutta perspektiiviä prosessiin 

Vaihe 2: Laadi hankintaprosessia kehittävä strategia

Toinen vaihe on varsinaista strategiatyötä, jossa määritellään yritykselle uuden hankintastrategian ja hankinnan toimintamalli. Itse kehitysprojekti koostuu yhteisistä työpajoista sekä niiden välillä tehtävistä analyyseista, selvityksistä sekä muista sovituista tehtävistä, ja ihmiset prosessin eri osista pääsevät antamaan yhdessä ideoitaan kehitystä varten. 

Tässä vaiheessa on oleellista tunnistaa toiminnan tasot strategiselta tasolta operatiiviselle ja ymmärtää, mitä toimintoja tasot sisältävät ja mikä merkitys niillä on: Mitkä ovat toimintojen roolit kokonaiskuvassa, ja miten niitä organisoidaan tehokkaasti? Miten hankintoja ohjataan ja mitataan, ja miten ne linkittyvät osaksi liiketoiminnan strategiaa? 

Kehitysvaihe edellyttää sitoutumista sekä johdolta että eri toimintojen ja tasojen henkilöstöltä, ja yhteistyö ja kommunikaatio eri tasojen välillä kannattaakin hioa saumattomaksi. Vaikka konkreettiset muutokset vaativat usein ainakin hetkellisesti ylimääräistä panostusta, kehityksen saavuttamiseksi on tärkeää kyetä astumaan myös epämukavuusalueelle ja haluta haastaa totuttuja toimintatapoja.

Toisessa vaiheessa 

• laadi yhteistyöllä yrityksen edellytyksiä ja resursseja vastaava hankintastrategia 
• sisällytä kehitykseen työntekijöitä yrityksen eri osa-alueilta, sillä hankinta on tiiviisti yhteydessä liiketoimintakokonaisuuden muihin toimintoihin
• selkeytä, mikä rooli milläkin yrityksesi toiminnolla on ja miten kokonaisuutta hallitaan
• sitoudu ja varmista toimintojen ja tasojen yhteistyön soljuvuus
• haasta rohkeasti tuttuja käytäntöjä ja menetelmiä 

Vaihe 3: Ota strategia käyttöön ja mittaa sen toimivuutta

Kolmannessa vaiheessa hankintastrategia jalkautetaan eli sitä päästään testaamaan käytännössä. Käytäntöön viennin aikana seurataan, täyttääkö strategia tehtävänsä hankintaprosessin selkeyttämisessä ja onko siinä joiltain osin vielä petrattavaa. Jalkauttamisen lisäksi viimeisessä vaiheessa kerätään dataa ja mitataan, millaisia korjausliikkeitä prosessiin täytyy mahdollisesti tehdä.

Muista siis käytäntöön viennissä:

• Strategian jalkauttamisessa hankintaprosessissa saattaa tapahtua aluksi pieniä notkahduksia, jotka johtuvat suunnan muutoksesta – näitä ei tarvitse pelätä
• Mittaa prosessin tuloksia ja hienosäädä toimintoja tarvittaessa – väärältä tuntuvaan suuntaan ei kannata runnoa väkisin
• Varaudu ja pyri sopeutumaan myös epävakaista olosuhteista johtuviin äkillisiin muutoksiin

Näin saavutat etuja hankinnan kehittämisen ja strategioiden laatimisen myötä:

• Hankintojen keskitetty hallinta tukee liiketoimintastrategiaa 
• Muodosta yhteiset ja tehokkaat toimintatavat, joita voidaan mitata ja seurata asetettujen tavoitteiden avulla
• Pyri automatisoimaan toimintaa uusien prosessien ja työkalujen avulla
• Keskitä henkilöstön työaika oleelliseen strategioiden avulla ja vältä siten turhaa työpanosta
• Tarjoa henkilöstölle myös uusia työ- ja kouluttautumismahdollisuuksia
• Pidä huoli, että yrityksesi toiminta on helposti seurattavaa ja läpinäkyvää
• Pyri tekemään oikeita asioita oikeaan aikaan – tässä auttaa oikeiden henkilöiden ja funktioiden osallistaminen 
• Hallitse toimittajakenttää ammattimaisesti ja lisää kiinnostavuuttasi kumppanina – tuloksena ovat optimaalinen toimittajakenttä ja paremmat sopimukset

Haluatko tietää, miten hankintaa voidaan kehittää sujuvammaksi juuri sinun yrityksessäsi? Ota yhteyttä! 

Matti Torkkeli

Konsultointiliiketoiminnan johtaja

Tel: 040 747 8304

E-mail: matti.torkkeli@www.values.fi