Oletko ajan tasalla yhteistyökumppaneistasi vai vuotaako perälauta toimittajakentän osalta – oletko sittenkin altavastaajan asemassa?
Näetkö omana kunnianhimoisena tavoitteenasi löytää sen halvimman markkinahinnan kaikkiin hankintoihisi – myös niihin hankintoihin, jotka ovat kriittisiä yrityksen liiketoiminnan tavoitteiden kannalta? Onko näin myös ohjeistettu? Painat siis lisää töitä etsiäksesi sen oikean vaihtoehdon. Ehdotan kuitenkin, että pysähdyt hetkeksi ja säästät niin itseäsi kuin myös omaa organisaatiota. Mitä jos luokittelisit ensin hankintasi ja toimittajakenttäsi? Lähde sitten sen pohjalta liikkeelle suunnitelmallisesti.
Suunnitelma on hankintojen kivijalka ja perusta. Ilman sitä keikut reaktiivisessa orressa. Suunnittelemalla luot lisäarvoa etkä kompastu säästöihin tuijottamiseen. Kun sinulla on strateginen tai edes taktinen hankintasuunnitelma, on sinun helppo kertoa eteenpäinkin, ja myös jälkikäteen, miksi valitsit jonkun tietyn toimittajan toisen sijasta tai miksi päädyttiin juuri tähän sopimukseen. Kun hankinta tukee yrityksen kokonaisstrategiaa, tunnet tekeväsi oikeita asioita. Tiedät asioiden painoarvon kussakin tilanteessa. Yksinkertaisia asioita, ja monella varmaan hallussakin, ainakin ajatusten tasolla. Kun hankintastrategia toimittajakentän osalta on myös kirjallisena, osoitat toimivasti suunnitelmallisesti ja ison kuvan mukaan. Et pelaa hankinnan kulmassa, vaan liiketoiminnan keskiössä. Sinulla on valmiit vastaukset hihassasi tilanteessa kuin tilanteessa ja suunnitelma päivittyy liiketoiminnan mukana. Uskon, että tunnet itsekin eron. Kyse ei ole vain yksittäisistä toimista vaan jatkumosta, jolla liität hankinnan tiukemmin koko yrityksen strategiaan. Tavoitteeksi kannattaa asettaa hankinnan liittäminen yrityksen strategian keskiöön - paikkaan, jonne sen tulisikin kuulua.
"Aseta kriittisissä pullonkaulatuotteissa katse pidemmälle aikavälille."
Jo ripeänkin toimittajakentän analysoinnin perusteella pystytään toimittajat erottelemaan hankintojen merkittävyyden ja arvon perusteella eri kenttiin. Miten tästä sitten pyristellään eteenpäin, jos käsillä on täysin myyjän markkinat eli eri toimittajia tai tuotteita on rajallisesti. Samaan aikaan hankinnan onnistumista kuitenkin mitataan säästöillä ja toimitusvarmuudella. Haastava yhtälö - vai mitä? Tällaisessa tilanteessa hankittavat tuotteet tai palvelut kuuluvat yrityksessäsi kriittisiin, ns. pullonkauloihin. Riskit ovat isoja, vaikka tuote tai palvelu olisikin yksikkökustannuksiltaan pieni. Aseta katse silloin pidemmälle aikavälille.
"Älä lähde agressiiviseen kilpailuttamiseen, saatat jäädä toimittajan arvoasteikossa hännille. Toimitusriski vain kasvaa."
Kriittisten toimitusten ja toimittajien osalta varmista toimittajien toimituskyvykkyys ja -halukkuus pidemmällä aikavälillä. Onko se sitä, mitä luvataan? Samalla voit miettiä, olisiko mahdollista muuttaa omia vaatimuksia niin, että toimittajista ei oltaisi näin riippuvaisia. Älä lähde aggressiiviseen kilpailuttamiseen, saatat jäädä toimittajan arvoasteikossa hännille, jolloin toimitusriski vain kasvaa. Varmista siis ensiksi saatavuus, jos kyseessä on sinulle strategisesti tärkeä tuote tai palvelu. Luo kumppanuuksia, ole lähellä kumppaneitasi ja etsi aktiivisesti uusia vaihtoehtoja muuttaaksesi pelikenttää. Lisää aiheesta Hankintasuunnitelman luominen -oppaassa.
Kriittiset hankinnat yksinkertaistettuna: Toimittajavaihtoehtoja tai tuotteita on hyvin rajallisesti saatavilla tuotteeseesi tai palveluusi; myyjä on erittäin vahvoilla - on myyjän markkinat ja sinun on pakko ostaa juuri kyseistä tuotetta tai palvelua.
Jokainen yritys ja sen pelikenttä on erilainen. Se joka pelaa fiksuiten, menestyy. Liiketoiminnassa on strategia, joka pitää näkyä hankinnoissakin. Karsimalla turhat työt, tehostamalla järjestelmien hyödyntämistä ja keskittämällä voimavarat olennaiseen, pääsee jo pitkälle. Moni lähtee nopeasti toteuttamaan hyppäämällä suunnittelun ohi. Suunnitteluvaihe vie hetken aikaa, mutta antaa ajan myöhemmin takaisin sekä tuo omaan työhön selkeän toimintasuunnan. Hankinnan nelikenttäanalyysi on edelleen käypä analoginen työkalu, johon on hyvä palata aika ajoin näin digiaikanakin ja pohtia pelikentän muutoksia.
