Kun yrityksen hankintaa halutaan kehittää luotettavammaksi ja sujuvammaksi, olennaisessa roolissa ovat hankintaprosessin kokonaisvaltainen ymmärtäminen sekä yhteinen halu kehittää prosessi tukemaan liiketoiminnan tarpeita. Hankintastrategiaa ei voi kehittää muista toiminnoista irrallisena osa-alueena, sillä hankinnalla on kiinteä yhteys kaikkiin muihin yrityksen toimintoihin, kuten myyntiin ja tuotantoon.
Vuonna 2026 hankintastrategia edellyttää myös uusia ulottuvuuksia, kuten digitalisaation ja tekoälyn hyödyntämistä, vastuullisuuden elementtejä sekä kykyä sopeutua nopeasti muuttuviin olosuhteisiin. Nämä tekijät ovat välttämättömyyksiä kilpailukyvyn säilyttämiseksi.
Mikä sitten on välttämätöntä ja mikä riittää juuri sinun yrityksesi liiketoiminnalla? Kysymystä on hyvä pohtia ja asettaa realistiset tavoitteet. Konsultti tai hankintajohtaja voi ajatella, että tavoitellaan maailmanluokan prosesseja, mutta aina ei tarvitakaan täysin huippuunsa hiottuja prosesseja ja työkaluja – tämä riippuu yrityksen tilanteesta, markkinasta, tavoitteista ja mihin on juuri nyt järkevintä panostaa. Mikä on se taso, joka tuottaa eniten suhteessa panokseen?
Sekä hankintastrategian laatiminen että hankinnan varsinainen kehitysprosessi voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen, jotka ovat monesti:
- Yrityksen hankinnan nykytilanteen kartoitus ja potentiaalin ymmärtäminen
- Hankintastrategian ja kehittämissuunnitelman laatiminen
- Suunnitelman jalkauttaminen eli käytäntöön vienti
Tässä blogitekstissä tiivistetään tärkeimmät vinkit prosessin kohentamiseen päivitettyinä vuoden 2026 toimintaympäristöön.
Hankintastrategia Step 1: Kartoita yrityksesi hankinnan nykytilanne ja potentiaali datan avulla
Hankinnan haasteena on yleensä se, että hankintaprosessi ja roolit ovat epäselviä, mikä johtuu esimerkiksi toimittajamäärän laajuudesta ja hajanaisuudesta. Yrityksillä onkin usein esimerkiksi huomattavasti enemmän toimittajia ja ostolaskuja kuin kuvitellaan ennen niin sanottua "spend analyysiä".
Nykytilan kartoituksessa käydään läpi yrityksen hankinnan eri tasot strategisesta operatiiviseen ja perehdytään yrityksen toimintoihin kokonaisuutena, mikä auttaa hahmottamaan kokonaiskuvan hankinnan tilanteesta. Strategiset sekä operatiiviset toiminnot kulkevat käsi kädessä, ja operatiivinen onnistuminen onkin seurausta liiketoimintalähtöisesti määritellystä hankintastrategiasta, joka on viety käytäntöön ja toteutustasolla mitattaviksi tuloksiksi.
Kartoituksessa hyödynnetään hankintamenojen dataa, jonka analysoinnin pohjalta tehdään tilanteen yhteenveto: näin voidaan tunnistaa hankinnan kehityspotentiaali, kustannussäästöjen potentiaali sekä mahdolliset kehityskohteet.
On myös tärkeää kiinnittää erityistä huomiota datan hyödyntämiseen ja digitalisaation tasoon. Reaaliaikaisen datan kerääminen ja analysointi ovat yhä kriittisempiä, joten kannattaa selvittää, miten nykyiset järjestelmät keräävät dataa ja miten sitä voitaisiin hyödyntää ennakoivaan analytiikkaan ja päätöksentekoon. Samalla on syytä arvioida, kuinka paljon manuaalisia vaiheita hankintaprosessissa on ja missä automaatiolla voitaisiin saavuttaa merkittäviä tuottavuusloikkia. Monet yritykset huomaavat, että vaikka teknologioita on käytössä, niitä ei hyödynnetä täysimittaisesti.
Myös vastuullisuuden nykytilan selvittäminen on hyvä pitää mielessä ja valmistautua tulevaan. Kannattaa kartoittaa, miten hyvin toimittajien vastuullisuuskäytännöt tunnetaan ja miten vastuullisuus on integroitu osaksi hankintapäätöksiä ja toimittajahallintaa.
Ota siis kartoitusvaiheessa huomioon seuraavat asiat:
- Jäsennä yrityksesi hankintaprosessin nykytilanne tämän päivän maturiteettitasoineen ja toimintoineen
- Pohdi, keskustele ja kerää palautetta, miten hankintaprosessi ja hankinnan johtaminen kokonaisuutena toimii ja millä tavoilla sitä voitaisiin selkeyttää
- Mieti, mitä hankinnasta saatavilla oleva data kertoo toiminnasta ja miten sitä voidaan parhaiten hyödyntää – myös tekoälyn ja analytiikan avulla pääset tähän käsiksi
- Arvioi digitalisaation ja automaation mahdollisuudet
- Ulkopuolista asiantuntijuutta ei kannata sivuuttaa, sillä talon ulkopuolelta yrityksen toiminnan voi usein nähdä kirkkaampien lasien läpi (lue: puolueettomasti) ja sen kautta saada uutta perspektiiviä hankinnan kehitysaskeleihin
Hankintastrategia Step 2: Laadi tulevaisuuteen katsova strategia
Toinen vaihe on varsinaista käytännön strategiatyötä, jossa määritellään yritykselle uusi hankintastrategia ja hankinnan toimintamalli. Itse kehitysprojekti koostuu yhteisistä työpajoista sekä niiden välillä tehtävistä analyyseista, selvityksistä sekä muista sovituista tehtävistä, ja ihmiset prosessin eri osista pääsevät antamaan yhdessä ideoitaan sekä ratkaisumalleja kehitysaskeleita varten.
Tässä vaiheessa on oleellista tunnistaa toiminnan tasot strategiselta tasolta operatiiviselle ja ymmärtää, mitä toimintoja tasot sisältävät ja mikä merkitys niillä on:
- Mitkä ovat toimintojen roolit kokonaiskuvassa, ja miten niitä organisoidaan tehokkaasti?
- Miten hankintoja ohjataan ja mitataan, ja miten ne linkittyvät osaksi liiketoiminnan strategiaa – vai liittyvätkö?
Kehitysvaihe edellyttää sitoutumista sekä johdolta että eri toimintojen ja tasojen henkilöstöltä, ja yhteistyö ja kommunikaatio eri tasojen välillä kannattaakin hioa saumattomaksi. Vaikka konkreettiset muutokset vaativat usein ainakin hetkellisesti ylimääräistä panostusta, kehityksen saavuttamiseksi on tärkeää kyetä astumaan myös epämukavuusalueelle ja haluta haastaa totuttuja toimintatapoja.
Modernissa hankintastrategiassa määritellään selkeästi, miten digitalisaatiota, tekoälyä ja reaaliaikaista dataa hyödynnetään hankinnoissa. Hankintaprosessien automatisointi, ennakoiva analytiikka ja älykkäät toimittajavalinnat voivat tuoda merkittäviä hyötyjä niin kustannustehokkuuteen kuin toiminnan laatuunkin. Samalla strategiassa tulee huomioida vahva riskienhallinta, sillä globaalit häiriöt toimitusketjuissa ja epävakaat olosuhteet edellyttävät nopeaa reagointia muuttuviin tilanteisiin.
Ympäristöllinen, sosiaalinen ja taloudellinen kestävyys ovat myös huomioitavia tekijöitä hankintastrategiassa. On tärkeää määritellä, miten vastuullisuuskriteerit integroidaan toimittajavalintaan, sopimusehtoihin ja seurantaan sekä mitataan koko toimitusketjun matkalta. Lisäksi strategiaan tulee sisällyttää selkeät KPI-mittarit, jotka kuvaavat hankintastrategian toteutumista ja vaikuttavuutta eli sitä todellista vaikutusta liiketoimintaan.
Toisessa vaiheessa:
- Laadi yhteistyöllä yrityksen tavoitteita, edellytyksiä ja resursseja vastaava hankintastrategia – pilko realistisiin askeliin
- Sisällytä kehitykseen työntekijöitä yrityksen eri osa-alueilta, sillä hankinta on tiiviisti yhteydessä liiketoimintakokonaisuuden muihin toimintoihin
- Selkeytä, mikä rooli milläkin yrityksesi toiminnolla on ja miten kokonaisuutta hallitaan
- Määritä, miten digitalisaatiota, tekoälyä ja automaatiota hyödynnetään
- Integroi vastuullisuus ja kestävyys osaksi hankintastrategiaa
- Varmista riskienhallinnan ja mittareiden kattavuus
- Sitoudu itse ja varmista organisaation sisäisen yhteistyön soljuvuus
- Haasta rohkeasti tuttuja käytäntöjä ja menetelmiä – tarjoa ratkaisuja ja mieti pari steppiä pidemmälle
Hankintastrategia Step 3: Hyväkin strategia kaatuu, jos sitä ei jalkauteta
Kolmannessa vaiheessa hankintastrategia jalkautetaan eli se pitää viedä PowerPointeista aidosti käytäntöön. Tämä on se vaihe, jossa joko onnistutaan ja strategia on toteutuskelpoinen tai sitten jäädään telineisiin.
Käytäntöön viennin aikana seurataan, täyttääkö hankintastrategia tehtävänsä hankintaprosessin selkeyttämisessä ja onko siinä joiltain osin vielä petrattavaa. Jalkauttamisen lisäksi viimeisessä vaiheessa kerätään dataa ja mitataan, millaisia korjausliikkeitä prosessiin täytyy mahdollisesti tehdä. Aina ei osuta kerralla maaliin, ja pitääkin sallia, että toteutus etenee "sprinteissä" ripeästi ja korjaukset tehdään nopeasti, mikäli vaikkapa olosuhteen muuttuvat toteutusvaiheen aikana.
Vuonna 2026 jalkauttamisessa korostuvat erityisesti teknologisten ratkaisujen käyttöönotto, henkilöstön osaamisen kehittäminen uusien työkalujen käyttöön sekä toimittajayhteistyön tiivistäminen vastuullisuustavoitteiden saavuttamiseksi. Koskaan ei voi korostaa liikaa kuitenkaan sitä faktaa, että muutos täytyy toteuttaa – se ei tapahdu itsestään eikä ilmaiseksi.
Muista siis käytäntöön viennissä:
- Hankintastrategian jalkauttamisessa saattaa tapahtua aluksi pieniä notkahduksia, jotka johtuvat suunnan muutoksesta – näitä ei tarvitse pelätä
- Mittaa prosessin tuloksia ja hienosäädä toimintoja tarvittaessa – väärältä tuntuvaan suuntaan ei kannata runnoa väkisin
- Varaudu ja pyri sopeutumaan myös epävakaista olosuhteista johtuviin äkillisiin muutoksiin
- Varmista, että henkilöstöllä on riittävä osaaminen uusien työkalujen ja teknologioiden käyttöön
- Motivoi, kannusta ja palkitse onnistumisesta – sitoutunut tiimi tekee ihmeitä!
- Kyse on aina isosta transformaatiosta, jossa muutos koetaan niin hyväksi kuin pahaksi – varmista, että liiketoiminnan kannalta lisäarvoa tuottavat muutokset ovat prioriteetti numero 1.
Kirjoittaja on ValueSource Partners Oy:n toinen osakas ja toiminut monen yrityksen hankintojen muutosmatkalla konsultin roolissa ja hankintatehtävissä. Matkalla on nähty läheltä loistavia onnistumisia ja yhtä lailla kasvattavia keissejä, joissa muutos ei ole mennyt kuten Strömsössä konsanaan.
Ota yhteyttä, niin keskustellaan hankinnan kehityksestä, muutoksesta ja siitä, miten pääset ketterästi liikkeelle.
