Hankinnat käsittävät jopa 60–80 % yrityksen liikevaihdosta teollisuuden parissa, mutta silti liiketoiminnan tavoitteita peilaavan hankintaprosessin merkitys tunnutaan ymmärtävän valitettavan harvoin kovinkaan syvällisesti. Tunnistamme usein asiakasprojekteissa, että yritysten johdolla ei ole riittävää näkymää hankinnan todelliseen nykytilaan, minkä lisäksi säännöllinen raportointi uupuu ja hankinnat saattavat olla vain muutaman henkilön vastuulla.
Oman hankintaprosessin ymmärtäminen sekä halu sen kehittämiseen ovat liiketoiminnan kannalta siis keskeisessä roolissa. Ilman toimivaa hankintastrategiaa yritys jättää merkittävän osan potentiaalistaan hyödyntämättä ja kilpailuetua ei synny pelkästään ostamalla fiksusti.
Miksi selkeä hankintastrategia tarvitaan?
Tärkeä kehitysaskel yrityksen hankinnan kehittämisessä on selkeän hankintastrategian laatiminen. Siinä lähtökohtana ovat yrityksen liiketoimintastrategia ja tavoitteet. Usein ajatus hankintastrategian ja uuden toimintamallin kehittämiseen herää, kun yrityksen johdossa havahdutaan hankinnan piilevään potentiaaliin tai vaihtoehtoisesti pyrkimykseen tunnistaa sellainen.
Aloite hankinnan kehittämiseen lähtee yleensä hankinnan johdosta, ja pääasia onkin, että strategiatyön aloittamiseen tarvitaan aina yrityksen johdon sitoutuminen ja tuki. Oma hankintajohtaja ei ole yrityksessä välttämätön, jos sillä on liiketoiminnan tavoitteita noudattava ja toteuttava hankintastrategia.
Oli kyseessä sitten yksittäisten tai satojen miljoonien eurojen arvosta hankintoja vuosittain pyörittävä yritys, hankintastrategian laatimisessa on monesti viisasta hyödyntää myös ulkopuolista näkemystä ja osaamista. Yrityksissä saatetaan tunnistaa tavoitteet, mutta resursseja ja asiantuntemusta projektin omatoimiseen läpivientiin ei välttämättä ole. Ei siis ole välttämättä pöllömpi idea ottaa apua puolueettomalta ulkopuoliselta asiantuntijalta.
Hankintastrategian määrityksessä tyypillisiä haasteita
Käytännössä lähes kaikissa yrityksissä hankinta on aliresursoitua suhteessa taloudelliseen potentiaaliinsa. Koska hankinnat vastaavat suurta osaa liikevaihdosta, niiden kunnollinen johtaminen vaatisi monilta enemmän resursseja – ja nimenomaan sellaisia, joilla on operatiivisen ostamisen lisäksi kokemusta strategisesta hankinnasta ja toimittajasuhteiden johtamisesta.
Rekrytointikynnys on kuitenkin usein huomattavan korkea, vaikka potentiaali ja business case näyttäisi kuinka ilmeiseltä. Kattava hankintastrategia auttaa tässä ja helpottaa samalla yrityksen johtoa ymmärtämään hankinnan merkityksen liiketoiminnalle.
Tyypillisiä haasteita hankintastrategian laatimisessa:
Taloudelliset realiteetit:
- Hankintakustannukset ovat yrityksissä jopa 60–80 % yrityksen liikevaihdosta – lähtötiedot ovat vielä selvittämättä ja taakka on liian iso kannettavaksi.
- Hankintoihin liittyvä taloudellinen potentiaali on merkittävä, ja tulokset näkyvät viivan alla. Jos EBIT on jo yli tavoitteen, miksi sitten panostaa vielä hankintoihin?
- Yrityksillä on huomattavasti kuviteltua enemmän toimittajia ja vielä enemmän ostolaskuja, jotka rasittavat organisaatiota monella tasolla.
Resurssihaasteet:
- Hankinnan ammattilaisia on rajallisesti, ja heidän aikansa kuluu operatiivisiin rutiinitehtäviin tai päivän polttaviin saatavuushaasteisiin.
- Strategiseen hankintaan ja systemaattiseen kilpailuttamiseen ei ole juurikaan resursseja tai työkaluja – tehdään käsipelillä ja Excelillä perinteiseen tapaan.
- Onneksi digitalisaatio ja automaatio voivat vapauttaa aikaa strategiseen työhön – AI auttaa jo pieninäkin annoksina.
Johtamisen haasteet:
- Hankinta-asiat eivät tyypillisesti ole yrityksen johtoryhmän agendalla – myynti on kuningas.
- Ei ole selkeää kuvaa hankintojen kokonaismallista eli siitä strategisesta tasosta, joka ohjaisi operatiivista tasoa.
- Johdon sitoutuminen on kriittistä onnistumiselle – hankinnan on turha räpiköidä omassa saarekkeessaan tai tukifuntiona.
Tämän päivän haasteet ohjaavat panostamaan hankintoihin:
- Toimitusketjujen monimutkaisuus ja riskienhallinta.
- Teknologian nopea kehitys ja osaamisen tarve.
- Vastuullisuusvaatimusten ja -raportoinnin lisääntyminen.
- Data-analytiikan hyödyntäminen päätöksenteossa.
Hankintastrategia lähtee liikkeelle tavoitteista
Projektiin nimetään osallistujat, joista osa on hankintahenkilöstöä, mutta suurin osa muiden toimintojen edustajista eli liiketoiminnan päättäjistä on mukana ensimmäisestä päivästä lähtien. Yrityksen johtoryhmän osallistuminen antaa potkua projektin etenemiseen ja osoittaa johdon sitoutumista muutosmatkaan.
Hankintastrategian kehitys koostuu työpajoista sekä niiden välillä tehtävistä selvityksistä, analyyseista sekä muista sovituista tehtävistä ja toimenpiteistä. Tyypillisesti hyvähenkiset ja osallistavat työpajat kestävät yleensä puolesta päivästä kokonaiseen, ja osallistumisaktiivisuus on niissä yleensä erittäin hyvä. Hankinnankin puolella ollaan iloisia siitä, että vihdoinkin joku kiinnittää näihin asioihin huomiota. Hankintastrategiaakin voi rakentaa askeleittain "sprintteinä" eikä yrittää rakentaa kerralla koko hommaa valmiiksi.
Yleensähän hankintastrategia ei ole yrityksissä yleinen keskustelunaihe ennen tällaisia projekteja; jokaisella lienee siitä kyllä oma henkilökohtainen käsityksensä, mutta big picture eli kokonaiskuva ja yhteinen hankinnan tilannekuva puuttuu. Tärkeää onkin, että tapaamisilla ja työpajoilla on selkeä agenda ja materiaalit sekä lisäksi se, että ihmiset pääsevät puhumaan yhteisestä aiheesta. Kenelläkään ei ole aikaa hukattavaksi.
Projekteissa syntyy helposti ahaa-elämyksiä: “Hetkinen, käytämmekö näin paljon rahaa hankintoihin?” ja “Voi hemmetti, kyllähän meidän pitää laittaa tämä kuntoon.”
Onnistuneen strategiaprosessin suunnittelun jälkeen hankintastrategiaa päästään testaamaan käytännössä. Tämän jalkauttamisen aikana voidaan seurata, sujuvoittaako strategia hankintaprosessia ja millä tavoilla, ja täytyykö strategiaan tehdä joitakin muutoksia.
Lopulta saavutettava tulos korreloi kuitenkin vahvasti yrityksen oman sitoutumisen ja työnteon kanssa. Hankintastrategia tähtää siis pysyviin muutoksiin ja kehittymiseen. Olemme saaneet kiitosta siitä, että asiakkaan oma tekeminen on kehittynyt ja hankinnan maturiteettitaso on noussut kehitysmatkan aikana.
Liiketoimintalähtöinen hankintastrategia sisältää:
1. Selkeät tavoitteet ja mittarit, joilla aitoa merkitystä liiketoiminnalle
- Taloudelliset tavoitteet (säästöt, kustannusten hallinta, kulu per henkilö jne.)
- Laadulliset tavoitteet (toimitusvarmuus, innovaatiot)
- Vastuullisuustavoitteet (hiilijalanjälki, sosiaaliset kriteerit)
- Tehokkuustavoitteet (läpimenoajat, automaatioaste, sopimuskattavuus)
2. Toimintamallit ja prosessit
- Roolit ja vastuut selkeästi määriteltynä sekä jalkautettuna
- Päätöksentekovaltuudet ja hyväksymiskäytännöt – vastuuttaminen ja valtuuttaminen
- Hankinnan kategoriat ja niihin soveltuvat strategiat/taktiikat ja johtamismallit
- Toimittajahallinta ja kumppanuuksien kehittäminen – sitouttaminen menestykseen
3. Teknologia ja työkalut
- Hankintajärjestelmät ja integraatiot ERP:stä taloushallintoon täysin hyödynnettyjä
- Data-analytiikka ja raportointi – mittareiden kehitys ja reagointi
- Automaation hyödyntäminen ja resurssien fokusointi lisäarvoon
- Tekoälyn soveltaminen yrityksen ohjeistuksen mukaisesti – käyttö kaikilla organisaation tasoilla
4. Osaaminen ja kehitys
- Henkilöstön osaamisen kehittäminen – teknologia ja työkalut
- Muutosjohtaminen ja sitouttaminen – ihmisjohtaminen ja yhteistyö
- Jatkuvan parantamisen kulttuuri – "progress over perfection"
- Hankinnan palkitsemismallien kehittäminen
Miten hankintastrategiatyö saadaan käyntiin?
Jos koet, että uusi hankintastrategia olisi yrityksessäsi ajankohtainen tai haluat selvittää hankinnan todellisen potentiaalin, ota yhteyttä niin jatketaan keskustelua!
Yhteinen näkemys ja sitoutuminen ovat avaimia onnistuneeseen hankintastrategiaan – ja konkreettiset tulokset näkyvät nopeasti viivan alla. Muista, että hankintastrategia on jatkuva prosessi, joka kehittyy liiketoiminnan mukana.
Kirjoittaja on ValueSource Partners Oy:n toinen osakas ja toiminut monen yrityksen hankintojen muutosmatkalla konsultin roolissa ja hankintatehtävissä. Matkalla on nähty läheltä loistavia onnistumisia ja yhtä lailla kasvattavia keissejä, joissa muutos ei ole mennyt kuten Strömsössä konsanaan.
Ota yhteyttä – keskustellaan hankinnan kehityksestä, muutoksesta ja siitä, miten pääset ketterästi liikkeelle.
