ValueSource Partners on vuoden 2023 Hankintayritys!
ValueSource halusi ottaa koko henkilöstön mukaan strategiamatkalle  

Työyhteisön pääseminen mukaan organisaation ”strategiamatkalle” ei ole itsestäänselvyys. ValueSourcen johdolle henkilöstön osallistaminen ja sitouttaminen liiketoimintastrategian rakentamiseen oli kuitenkin alusta asti tärkeää useista syistä.   Ketteränä matalan hierarkian organisaationa olimme tottuneet hyödyntämään asiantuntijoidemme kokemusta ja näkemystä. Tiedostimme, että ihmiset, meidän asiantuntijamme, ovat tärkein voimavaramme – kasvumme ja menestyksemme edellytys.   Lue, miten strategiatyömme prosessi eteni ja mitkä ovat […]

Lue lisää
Seuraa meitä

Hankintasuunnitelma kuntoon: 4-kenttämalli helpottaa hankintojen priorisoinnissa

Kirjoittaja: Jenny Nybom
 | 
10.5.2023
Katso ajankohtaisesta muistilistasta hankintasuunnitelman tärkeimmät pointit!

Yrityksen hankintojen perustana on liiketoimintaan ja tavoitteisiin linkitetty hankintasuunnitelma, jonka tärkeys on korostunut entisestään sekä alan kehittymisen että epävarmojen aikojen myötä. Hankintasuunnitelma on perusta sujuvalle ja luotettavalle hankintaprosessille, ja tänä päivänä kilpailussa voittavatkin juuri ne, jotka seuraavat markkinatilannetta ja kehitystä aktiivisesti sekä osaavat tunnistaa uusia mahdollisuuksia ajan muuttuessa.

Olemme käsitelleet aiemmissa blogiteksteissämme yrityksen nykytilan kartoittamisen tärkeyttä silloin, kun hankintoja halutaan kehittää ja tarve uudelle hankintastrategialle on kova. Liiketoiminnan nykytilan vs. tavoitetilan läpikäynnin pohjalta voidaan määritellä toiminnan sekä hankintojen tavoitteet ja alkaa suunnitella toimenpiteitä niiden saavuttamiseksi. Tavoitteet ovat siis hankintasuunnitelmaa ohjaavia elementtejä, joita kohti lähdetään etenemään konkreettisilla toimenpiteillä.

Hankintatilanteen nykytilan selkeydyttyä itse hankintasuunnitelmaa voi lähteä kehittämään yksinkertaisimmillaan muutamalla perustyökalulla. Yksi niistä on Krajlicin matriisiin perustuva 4-kenttämalli, jonka avulla voidaan analysoida ja kategorisoida eri hankintojen sekä toimittajien rooleja ja helpottaa niiden kuvaamista käytännön tasolla.

Tässä blogitekstissä tutustutaan hankintoja priorisoivaan 4-kenttämalliin ja kootaan lopussa viiden kohdan päivitetty muistilista, jonka pointit kannattaa tänä päivänä muistaa hankintasuunnitelman laadinnassa. Ketterästi liikkeelle!

Hankinnat tärkeysjärjestykseen

Olennainen osa hankintoja on luonnollisesti toimittajat eli kumppanit, joiden rooliin ja merkitykseen voi olla eri sidosryhmissä ja jopa yrityksen sisällä hyvin erilaisia näkemyksiä. Millaiset toimittajat ovat juuri sinun liiketoimintasi hankinnoille elintärkeitä, ja miten ne tunnistetaan laajalta ja hajanaiselta kentältä? Ja millaiset hankinnat asettuvat tärkeydessä toisten edelle?

Eräs haaste hankintasuunnitelman luomisessa onkin juuri toimittajalistan epämääräisyys ja sen pituus yhdistettynä ajan puutteeseen. Monesti lähdetään liikkeelle ostomenojen raportista, jossa voi olla satoja tai tuhansia toimittajia – datan tarkkuus ulottuu lähinnä kustannuspaikkaan, tiliin ja laskun summaan. Tässä kohtaa voi tulla vastaan ensimmäinen haaste, mutta sitä ei kannata pelästyä – eteenpäin!

Toimittajien analysointi sekä hankaluudet esimerkiksi sopimustilanteissa, hankintaehdoissa ja vaikkapa päällekkäisissä hankinnoissa ovat yllättävän paljon aikaa ja energiaa vieviä menoeriä. Toisaalta, kuten olemme todenneet, mikäli johdonmukaiseen hankintaan ei panosteta, hankintaprosessin hajanaisuus sekä ihmisten sitoutumattomuus tekee hallaa yritykselle pitkällä tähtäimellä – liiketoiminta ottaa osumaa, kun kilpailuetua ei saada tuotettua ja kustannustehokkuus kärsii.

Hankintasuunnitelmaa on helpompaa lähteä tekemään jakamalla hankinnat neljään eri kenttään arvon ja merkittävyyden perusteella. Nämä kentät ovat:

  1. Kriittiset hankinnat
  2. Strategiset hankinnat
  3. Volyymihankinnat
  4. Rutiinihankinnat

1. Kriittiset hankinnat

= Tuotetta tai toimittajavaihtoehtoja on rajallisesti saatavilla, eli myyjä on erittäin vahvoilla.

Kriittiset toimitukset ja toimittajat ovat niitä, joiden kannalta on tärkeää varmistaa ensisijaisesti toimituskyvykkyys sekä -halukkuus pidemmällä aikavälillä. Samalla on suositeltavaa pohtia yhdessä yrityksen liiketoiminnan sisäisten sidosryhmien kanssa, voidaanko myös omia vaatimuksia muuttaa, jotta toimittajamarkkina olisi avoimempi kyseiselle hankinnalle ja toimisi paremmin ostajan näkökulmasta. Aggressiiviseen kilpailuun ei missään nimessä kannata ryhtyä ensimmäisenä toimenpiteenä.

Kriittisillä tuotteilla ja palveluilla on

● Pieni liikevoittovaikutus

● Korkea toimitusriski – korkea vaihtokustannus

● Vaikea hankittavuus

Varmista siis saatavuus!

2. Strategiset hankinnat

= Toimituksiin liittyy syvempi yhteistyö toimittajan kanssa, eli rahalle saadaan ”vastinetta” muussakin muodossa kuin pelkkänä tuotteena tai palveluna. Nyt puhutaan kumppanuuksista, joihin pätee yhteistyö ja saumaton vuorovaikutus – niin ylä- kuin alamäissä.

Strategisilla toimituksilla ja toimittajasuhteilla pyritään löytämään keinot pidempiaikaiseen ja kustannustehokkaaseen yhteistyöhön. Ostajan näkökulmasta katsottuna toimittajan osaamista pystytään myös hyödyntämään entistä paremmin. Tästä erinomainen esimerkki on oman tuotteen kehittäminen ilman, että ostajan tarvitsee panostaa siihen juurikaan itse.

Myyjä saa toisaalta tarjota prosessissa myös kustannustehokkaampia, edistyneempiä tai ylipäätään uutta lisäarvoa tuovia ratkaisujaan. Ostajalla on jo neuvotteluvoimaa, ja tärkeää onkin pysyä ajan tasalla todellisesta markkinahinnasta ja markkinan toimivuudesta.

Strategisilla tuotteilla ja palveluilla on

● Keskeinen vaikutus liikevoittoon ja yrityksen kilpailukykyyn

● Korkea toimitusriski – korkea vaihtokustannus

● Vaikeahko hankittavuus

● Isossa roolissa sujuva yhteistyö toimittajan kanssa

Varmista saatavuus ja kehitä kumppanuuksia!

3. Volyymihankinnat

= Isot ostomenot ja markkinoilla paljon vaihtoehtoisia toimijoita. Tämä on aktiivisen kilpailuttajan unelmatilanne.

Volyymihankinnoissa valta on ostajalla. Tällaisessa tilanteessa kilpailutus onnistuu tehokkaasti, kun otetaan huomioon ostamisen kokonaiskustannukset. Mahdollisuuksien mukainen oston keskittäminen auttaa optimoimaan toimittajakannan laajuudesta aiheutuvat kustannukset. Aktiivinen kilpailutus on taktiikkana toimiva – sitä voi tehdä joko sähköisesti tai vanhanaikaisemmilla menetelmillä riippuen resursseista, käytettävistä työkaluista ja hankinnan kohteista.

Volyymituotteilla ja -palveluilla on

● Suuri vaikutus liikevoittoon – iso hankintameno

● Matala toimitusriski – pieni vaihtokustannus

● Keskittyminen kokonaiskustannukseen ja hintakilpailukykyyn

● Ostaminen sopimustoimittajilta vs. ohiostot seurannassa

Panosta ostopolitiikkaan ja -kuriin!

4. Rutiinihankinnat

= Avainsana on tehokkuus. Ostomeno ei ole välttämättä iso, mutta ostonimikkeiden määrä on usein suuri. Kyseisillä hankinnoilla ei ole oleellista vaikutusta liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisessa.

Rutiinituotteiden ostaminen ja aktiivinen kilpailutus vie kuitenkin runsaasti aikaa, ja samanaikaisesti sen tulosvaikutus liiketoiminnalle on hyvin rajallinen. Aktiivisen kilpailutuksen toteuttamiseksi kannattaa hyödyntää toimittajien kaupintavarastoja ja tehdä se mielellään vielä sähköisesti, jolloin isoja nimikemääriä voi käsitellä ja vertailla tehokkaasti.

Rutiinituotteilla ja -palveluilla on

● Pieni liikevoittovaikutus

● Matala toimitusriski – olematon vaihtokustannus

● Helppo hankittavuus

Käsittele mahdollisimman tehokkaasti!

Top 5 -muistilista hankintasuunnitelman laatimiseksi!

1. Ymmärrä nykytilasi – mitä ja miksi ostamme?

Pyri ottamaan tiedot ulos ostoreskontrasta laskun tarkkuudella. Näin saat samalla vahvan käsityksen ostolaskutuksen kuluista – laskujen käsittely saa aikaan yllättävän korkeita operatiivisia kuluja. Samalla voit varmistaa, mitä näiden tietojen taustalla piilee.

2. Analysoi hankintojesi kriittisyys liiketoiminnallesi.

Mitkä hankinnoista tukevat parhaiten liiketoimintasi tavoitteita, ja mitkä hankinnat voisivat tehdä niin? Kuinka kyseiset hankinnat tukevat liiketoimintaasi?

3. Tunnista toimittajamarkkinan mahdollisuudet.

Oletko kiinnostava asiakas toimittajalle? Voisitko olla mielenkiintoisempi vaihtoehto jollekin muulle, jolta saisit enemmänkin kuin pelkän tilauksen ja laskun perään? Onko toimittajasi oman alansa paras asiantuntija, etkä sittenkään sinä?

4. Priorisoi aktiviteetit liiketoimintasi tavoitteisiin peilattuna.

Resurssien ollessa rajalliset priorisoi aktiviteetit ja nappaa helpoimmat voitot ensimmäiseksi!

5. Varmista resursointi ja sitoutuminen suunnitelmaan.

Loppu onkin sitten normaalia hankintatoimen päivittäistä, suunnitelmallista työtä. Paraskaan suunnitelma ei auta, jos toteutukseen ei löydy resursseja ja sitoutumista sidosryhmiltäsi!

Pari sanaa kirjoittajasta

Jenny Nybomilla on takanaan lähes 2 vuoden kokemus konsulttina työskentelystä ValueSourcella, ja tässä ajassa hän on ehtinyt nähdä jo useita keskenään hyvinkin erilaisia asiakasympäristöjä teollisuuden ja palveluliiketoiminnan parissa. Ennen ValueSourcea Jenny toimi ajoneuvoteollisuudessa, josta on noin parinkymmenen vuoden työkokemus useissa eri tehtävissä myynnissä, ostossa, hankintapäällikkönä, tuotekehitysjohtajana, projektipäällikkönä ja viimeisimpänä liiketoimintayksikön vetäjänä. Tältä pohjalta laitetaan hankinnat kuntoon!

Pari sanaa ValueSource Partners Oy:stä

ValueSource tarjoaa ensimmäisenä Suomessa hankinnat kokonaispalveluna (Procurement as a Service), joka sisältää hankinnan ammattilaiset, prosessit ja digitaaliset työkalut. Hankinnat voivat olla jopa yli 60 % teollisen yrityksen liikevaihdosta, ja tämän kokonaisuuden hallinta on meidän juttumme.

haluaisitko tietää kuinka tehostaa yrityksen hankintoja?
Ota meihin yhteyttä!
Teemme hankinnoista sinulle kilpailuedun.

ValueSource Partners Oy
Linnankatu 3B
20100 Turku
Y-tunnus: 2283239-3

Tel: +358 (0)10 420 1110
E-mail: info@values.fi
Ota yhteyttä
Tietosuoja
Seuraa meitä
© All Rights Reserved 2024 ValueSource Partners Oy