Hankintatoimeen, kuten muillekin bisnesalueille, on kovaa vauhtia tulossa uusia teknologisia sovelluksia, jotka aidosti tulevat helpottamaan päivittäistä työtämme. Tunnistammeko niiden suomia mahdollisuuksia vai haikailemmeko vanhojen aikojen perään? Ja miten valmistaudumme tulevaan hankinnan muutokseen? Juha Vienon mukaan uusia ovia avaa perusteellisen hankintasuunnitelman laatiminen - suunnitelman, joka ottaa tulevat muutokset jo huomioon ja kehittyy liiketoiminnan mukana.
Hankintasuunnitelma on monen asian perusta, ja sen tärkeys vain korostuu alan kehittyessä kovaa vauhtia. Samaa hankintasuunnitelma-teemaa käsitteli aikaisemmin jo Juha-Matti Alve blogissaan, mutta tärkeästä aiheesta ei minusta voi puhua liikaa. Teknologiat kehittyvät ja uskon, että tässä kilpailussa voittavat ne, jotka seuraavat aktiivisesti kehitystä ja tunnistavat sieltä uusia mahdollisuuksia. Osa vanhoista kollegoista kyllä muistelee vielä kahvikupin äärellä ”niitä vanhoja aikoja”, kun hankintaa hoidettiin "old fashion way". Nyt uudet teknologiat ovat kuitenkin ajaneet tämän ajan auttamattomasti ohi ja suurin osa kollegoista on jo onneksi herännyt miettimään niitä lukemattomia mahdollisuuksia, joita muutokset avaavat sekä miten ne tulisi ottaa käyttöön. Tässä vaiheessa on mielestäni syytä pysähtyä ja miettiä onko yrityksemme valmis ottamaan muutoksen vastaan. On syytä kysyä itseltään:
Kysymyksiä voi asettaa lukuisia, mutta jos näihin edelle mainittuihin kysymyksiin on tiedossa vastaukset niin uskon, että yrityksellä on myös mahdollisuudet näiden uusien teknologioiden implementointiin sekä saavuttaa niiden tuomat hyödyt.
"Tällä hetkellä teknologisesti kriittiset toimittajat muuttuvat strategisesti tärkeiksi toimittajiksi" - Juha Vieno, ValueSource Huippujengi
Oma näkemykseni on, että on erittäin tärkeää tietää ja tunnistaa yrityksen nykytila. Tämän tiedon pohjalta voidaan määritellä tavoitteet sekä suunnitella toimenpiteet, joilla nämä tavoitteet saavutetaan. Yksinkertainen tapa on selvittää tarkkaan, kuinka paljon olemme käyttäneet rahaa hankintoihin, ja analysoida tämä kuluraportti toimittajapohjaisesti. Datan pohjalta on helppo jaotella toimittajat eri kategorioihin ja käydä keskustelua yrityksen muiden sidosryhmien kanssa, onko näkemys kaikilla sama. Usein kuitenkin huomataan, että eri sidosryhmillä on hieman erilainen näkemys toimittajista kuin hankintaosastolla. Osa katsoo toimittajia vain toimittajina, kun osa näkee toimittajat yrityksen toiminnalle elintärkeänä voimana. Käymällä tämän läpi sidosryhmien edustajien kanssa, katsomalla nykytilannetta ja peilaamalla tulevaisuuden tarpeisiin, muuttuvat tällä hetkellä teknologisesti kriittiset toimittajat strategisesti tärkeiksi toimittajiksi. Itse olen käyttänyt tähän työhön selkeää 4-kenttämallia, jolloin toimittajakentän tarkastelu selkeytyy sekä toimittajien hallintaa voi helposti kuvata. (Voit ladata lisätietoa täältä). Samalla yrityksen ylimmältä johdolta on helppo saada sitoutuminen mahdollisen muutoksen läpiviemiseen toimittajakentän hallinnassa.
Tämän edellä mainitun analysoinnin ja kategorisoinnin jälkeen on kohtalaisen suoraviivaista lähteä tekemään hankintasuunnitelmaa, jossa käsitellään toimittajahallintaa niin kriittisille ja strategisille toimittajille kuin volyymi- ja rutiinitoimittajillekin. Oman haasteensa hankintasuunnitelman luomiseen tuo sitten se epämääräinen toimittajalista sekä hankinnat näiltä toimittajilta. Tämän listan analysointi ja sen mukanaan tuomat haasteet niin sopimustilanteista ja hankintaehdoista kuin mahdollisista päällekkäisistä hankinnoista vaativat enemmän aikaa ja energiaa. Oikein tehtynä potentiaali on kuitenkin suurempi kuin ensi silmäyksellä osaisi odottaa. Oma kokemukseni on, että samankaltaista materiaalia, palvelua tai työtä ostetaan usealta eri yritykseltä ja osa näistä toimittajista on jäänyt toimittajalistalle vuosien takaa, eikä kukaan ole haastanut näiden toimittajien todellista tarpeellisuutta isossa kuvassa. Hankintakustannus on näissä riittävän pieni, jotta tämä seikka tulisi näkyviin asioihin perehtymättä. Hankintasuunnitelmaan näiden toimittajien kategorisointi sekä toimintasuunnitelma on helppo kuvata, mutta tässä vaiheessa onnistumisen edellytykset tulevat siitä, miten nykyiset prosessit sekä ihmiset saadaan mukaan tähän muutokseen.
On hyvä selvittää, miten ihmisten kompetenssit tukevat tätä kategorisointia:
Kompetenssit on syytä tunnistaa ja kirjata hankintasuunnitelmaan oikealla tavalla ja todellakin huomioida, että ihmiset ovat tässä asiassa tärkein voimavara suunnitelman onnistumiseen. Omalta osaltani olen huomannut, että tässä on syytä myös keskittyä mahdolliseen koulutustarpeeseen sekä keskusteluun työntekijöiden ja sidosryhmien edustajien kanssa, onko heillä intressiä lähteä tällaiseen toimittajakentän muutokseen. Oikeat henkilöt oikeassa paikassa mahdollistavat tämän muutoksen läpiviennin. Toisaalta, nämä henkilöt osaltaan auttavat prosessien kehittämisessä sekä niiden parantamisessa. Toisin sanoen, on ehdottoman tärkeää kuvata tarvittavat resurssit hankintasuunnitelmaan, jolloin koulutus- ja resurssitarpeet on helppo perustella tarvittaessa. Tarvittaessa ei kannata epäröidä hakea apua yrityksen ulkopuolelta.
Hankintasuunnitelman toteuttamisen ja hyötyjen ulosmittaamisen yhteydessä on hyvä luoda ja kuvata sellaiset mittarit, joiden avulla suunnitelman toteutumista on helppo seurata. Tässä asiassa on hyvä olla avoin, jotta jokaisella on kirkas kuva siitä, miten nämä mittarit toimivat sekä miten tuloksia seurataan. Käytä siis aikaa mittareiden luomiseen ja läpikäymiseen sekä mahdollisten päällekkäisten mittareiden poistamiseen. Tarkasta myös, että osaoptimoinnille ei ole mahdollisuutta. Yhteisten mittareiden tulee laittaa kaikkien nähtäville - niin hankintaosastolle kuin johdollekin. Kun seurantamittarit ovat yksiselitteiset ja suunnitelmalle sekä toimenpiteille on sitoumus, onnistumisen mahdollisuudet ovat olemassa ja polku parempaan tulevaisuuteen edessä.
Hankintasuunnitelman tekeminen on itse asiassa helppoa ja sen toteuttaminen kohtalaisen suoraviivaista. Sen laatimiseen ja edellä mainitsemieni asioiden analysointiin on kuitenkin syytä varata aikaa. Käytä aikaa nykytilan analysoitiin, toimittajien kategorisoimiseen, toimittajahallinnan kuvaamiseen, henkilöstön kompetensseihin sekä sitouta johto sekä henkilöstö tämän suunnitelman toteuttamiseen. Vältä hätiköiminen ja asioiden vähättely, hyvä lopputulos korreloi tehdyn pohjatyön kattavuuden kanssa.
