Kun puheenaiheeksi tulee yrityksen hankinnan kehittäminen, usein vastauksena on, että kehityshalua olisi, mutta kiireen vuoksi muutoksille ei juuri nyt ole aikaa.
Näin koronapandemiankin aikana on tärkeää miettiä, millaisten toimintamallien mukaan yrityksessä toimitaan ja mihin aika oikeasti kuluu. Siinä missä aiemmin esimerkiksi yksi yrityksen henkilö on kyennyt ottamaan vastuulleen materiaalien ostot ja kotiinkutsut, nykyään tarvitaan kolme tai neljä henkilöä tekemään kyselyitä sekä selvittämään saatavuuksia. Myös esimerkiksi sopimusneuvottelut voivat olla haastavia näin epävarmoina aikoina, ja niiden huolelliseen suunnitteluun sekä ennakointiin on ehdottomasti syytä panostaa.
Vallitseva tilanne on kaikille epävarma, mutta organisaatiota edesauttaa toimivien prosessien tunnistaminen sekä niiden hiominen tehokkaiksi ja organisaation tavoitteita vastaaviksi.
Milloin viimeksi organisaatiossanne on pohdittu
Nämä ovat muutamia niistä avainkysymyksistä, joiden kautta oman yrityksen toimintaa voi lähteä kiireen hellittäessä kehittämään. Tässä blogitekstissä tarkastellaan, miten ihmisten kuuntelu, yhdessä suunnittelu ja toiminnan johdonmukainen toteuttaminen voivat auttaa yritystä liiketoiminnan monilla eri osa-alueilla.
Yrityksen hankintaa ei voi kehittää yksinään erillisenä toiminnan osana, sillä hankinnat ja ostaminen ovat yhteydessä kaikkiin yrityksen muihin toimintoihin, kuten vaikkapa tuotekehitykseen, tuotantoon ja myyntiin.
Hankinnan kehittämisen tavoitteena on, että hankinnat tukevat yrityksen liiketoiminnan tavoitteita ja strategiaa parhaalla mahdollisella tavalla. Tässä on listattuna lähtökohtia, joista on takuulla hyötyä, kun hankintaa lähdetään kehittämään:
Mitä sitten tarkoittaa hankintojen kokonaisvaltainen kehittäminen? Oheinen kuva avaa kyseistä kokonaisuutta.
Kehittämisessä tulee ymmärtää hankinnan eri tasot strategisesta operatiiviseen ja käydä läpi toimintoja prosesseina – ei siis ainoastaan hankinnan näkövinkkelistä vaan kokonaisuuden osalta.
On olennaista ymmärtää, että yrityksen strategiset sekä operatiiviset toiminnot kulkevat käsi kädessä, sillä strategisen hankinnan puolella luodaan edellytykset operatiiviselle ostolle. Mikäli hankinnan strategiassa on puutteita, syntyy operatiiviselle tasolle helposti kiire – usein kiireen aiheuttamat vertauskuvalliset tulipalot syntyvätkin juuri siitä, ettei toimintaa ole johdettu oikein tai strategisella tasolla prosesseja ei ole suunniteltu tarpeeksi sujuviksi.
Nykytilan kartoituksen lähtökohtana on nykytilan kokonaisvaltainen ymmärtäminen, sillä se on perusta kaikelle kehittämiselle. Ilman panostamista nykytilan ymmärtämiseen koko kehittäminen voi lähteä jo alkuvaiheessa väärille urille liian vahvojen ja hyvin subjektiivisten näkemysten vuoksi.
Kartoituksessa selvitetään koko organisaation laajuudella toisiinsa linkittyvien toimintojen, kuten esimerkiksi tuotannon, logistiikan ja hallinnon käsitykset organisaation toiminnasta, sillä eri osissa tilanne saatetaan nähdä hyvinkin eri tavoilla.
Nykytilaa kannattaa tarkastella aina vähintäänkin kolmesta tärkeästä tulokulmasta:
Kokonaisvaltaisen nykytilan kartoituksen perusteella toiminnasta tunnistetaan keskeiset kehityskohteet ja voidaan näin laatia selkeä suunnitelma kehittämiselle. Tyypillisesti nykytilan kartoituksessa havaitaan myös osa-alueita, joilla voidaan saavuttaa ensimmäisiä konkreettisia kehitysaskeleita nopeilla toimenpiteillä.
Kiireessä toimintatapoja lähdetään helposti oikomaan, vaikka kiiretilanteet ovat juuri niitä, joissa prosessia tulisi säännönmukaisesti noudattaa. Jos jossain toiminnossa oikaistaan, prosessi voi helposti lipsua uriltaan, minkä seurauksena taas on korjausliikkeitä sekä hukattua aikaa. Kartoituksessa pyritään siis haastamaan toimintaa mahdollisuuksien mukaan ja selvittämään, onko prosessi toimiva vai liian raskas sujuvaan toteuttamiseen.
Kehittämisvaiheessa on erittäin tärkeää osallistaa ihmiset eli valjastaa koko organisaatio osaksi kehitystä. Tämä luo pohjan ja sitoutumisen uudelle toimintamallille, mikä on oleellista muutoksen läpiviennissä. Kehittämisessä pyritään korostamaan hankintoja osana kokonaisuutta sekä kytkemään se yrityksen muihin toimintoihin eri tasoilla.
Kokonaisuuden kehittämisessä olennaista on tunnistaa toiminnan tasot strategiselta tasolta operatiiviselle ja ymmärtää, mitä toimintoja tasot sisältävät. Mitkä ovat tasojen roolit kokonaiskuvassa, ja miten ne organisoidaan? Miten hankintoja ohjataan ja mitataan, ja miten ne linkittyvät osaksi liiketoiminnan strategiaa? Kehitysvaiheen elintärkeä osa on johdon sitoutuminen ja tuki kehitykseen, minkä lisäksi tasojen ja toimintojen välinen saumaton yhteistyö luo perustan kehitysaskelille.
Kehittämisestä ei kuitenkaan kannata tehdä liian teoreettista, vaan käytännönläheisyys kantaa hedelmää. Kehittämisvaiheen ytimessä onkin juuri sen selkeyttäminen, mikä toimintatapa tai -malli toimii juuri omassa organisaatiossanne.
Kehitysvaiheen jälkeen on käytännön kokeilun aika. Lopulta kaikkein tärkein vaihe kehittämisessä on jalkauttaminen eli kehityssuunnitelman vienti yhdessä käytännön tasolle.
Jalkauttamisen lisäksi viimeisessä vaiheessa seurataan suunnitelman eteenpäin vientiä ja mitataan, onko suunta oikea. Usein jotkut mitattavat tekijät saattavat heilahtaa aluksi huonompaan suuntaan muutoksen ja piilossa olleiden puutteiden esiintulon vuoksi, mutta sitä ei pidä pelästyä. Toisaalta toimenpidesuunnitelmaa ei myöskään kannata puskea jääräpäisesti eteenpäin, mikäli suunta kehityksessä vaikuttaa ajan kuluessa väärältä.
Selkeä ja yhdessä tehty suunnitelma, sen seuranta sekä valmius tehdä muutoksia siihen ihmisten osallistamisen kanssa ovat kaiken A ja O menestyksekkäälle kehittämisen matkalle. Muista siis, että tuloksellisuus edellyttää sitoutumista, yhteistyötä ja muutosherkkyyttä!
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
