Hankintojen kehittäminen lähtee tehokkuuden, joustavuuden ja vastuullisuuden yhdistämisestä

Hankintojen kehittäminen on keskeinen osa yrityksen menestystä nykypäivän globaalissa kilpailuympäristössä. Tehokkaat ja joustavat hankintaprosessit vähentävät kustannuksia, parantavat toimitusvarmuutta ja lisäävät organisaation kilpailukykyä. Teknologian, datan ja analytiikan hyödyntäminen sekä automatisoinnin integroiminen ovat olennaisia tekijöitä, jotka voivat mullistaa hankintatoiminnan – niistä luodaan kilpailuetuja tulevaisuuteen.

Tässä artikkelissa tarkastelemme neljää keskeistä osa-aluetta hankintojen kehittämisessä: digitaalista murrosta ja automatisointia, strategista toimittajahallintaa, prosessien optimointia Lean-ajattelun avulla sekä vastuullisuutta ja organisaation jäsenten osaamisen kehittämistä.

Digityökalut ja automatisointi ovat hankinnoissa tätä päivää – ja yhä vahvemmin tulevaisuutta

Digitalisaation ja sen mahdollistaman automatisoinnin hyödyntäminen on yksi merkittävimmistä kehityssuunnista hankintojen kehittämisessä. Miksi?

1. Modernit hankintajärjestelmät automatisoivat monia manuaalisia tehtäviä, kuten tilausten käsittelyä, laskutusta ja raportointia. Teknologiat tuovat hankintaprosesseihin nopeutta ja tarkkuutta vähentäen inhimillisiä virheitä ja lyhentäen läpimenoaikoja.

• Tekoäly ja koneoppiminen mahdollistavat kysynnän ennustamisen, varastoinnin optimoinnin ja parhaiden toimittajien tunnistamisen. Tekoäly auttaa arvioimaan riskejä ja ehdottaa toimenpiteitä tarjoten näin hyvää pohjaa varautumissuunnitelmiin.

• Lisäksi järjestelmät parantavat tietojen luotettavuutta ja mahdollistavat reaaliaikaisen seurannan sekä raportoinnin, mikä tukee parempaa päätöksentekoa ja hankintojen hallintaa. Esimerkiksi reaaliaikaiset dashboardit tarjoavat visuaalisen kokonaiskuvan hankintaketjusta, mikä auttaa tunnistamaan pullonkaulat, hallitsemaan riskejä ja optimoimaan resurssien käyttöä sekä lopulta myös kustannuksia.

Automaation lisäksi digitalisaatio mahdollistaa paremman tiedonhallinnan ja helpottaa hankintojen kokonaisvaltaista seurantaa. Pilvipohjaiset hankintajärjestelmät tarjoavat joustavuutta ja skaalautuvuutta, mikä on erityisen tärkeää kasvavissa yrityksissä. Järjestelmien hyödyntäminen tuo ryhtiä ja selkeyttä sekä vähentää hankintakustannuksia jo yksistään sillä, että ostotilaus vaaditaan vaikkapa epäsuorista ostoista. Ostaminen on hallittua, ja sen myötä onnistuu esimerkiksi automaattinen laskuntäsmäytys – tämä on vaihe, johon tuhraantuu valitettavan usein paljon aikaa.

Lisäksi integroidut järjestelmät varmistavat, että kaikki hankintadata on keskitetty ja helposti saatavilla, mikä parantaa tiedonkulkua ja yhteistyötä eri osastojen välillä. Investoimalla digitaalisiin työkaluihin ja automaatioratkaisuihin yritykset voivat saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä ja parantaa operatiivista tehokkuutta.

Data tuo huomattavia hyötyjä strategiseen toimittajahallintaan

Toimittajasuhteiden hallinta eli SRM (Supplier Relationship Management) on elintärkeä osa hankintojen kehittämistä. Pitkäaikaiset ja luottamukselliset suhteet toimittajiin parantavat hankintaprosessien joustavuutta ja tehokkuutta. Strateginen toimittajahallinta sisältää mm.

• toimittajien ja yhteistyön kehittämisen
• toimittajien valinnan ja segmentoinnin
• mittaamisen ja kehitystarpeisiin reagoinnin
• prosessin kehittämisen ja optimoinnin
• sopimusten ja riskien hallinnan
• jatkuvan seurannan ja viestinnän tarjoten läpinäkyvyyttä.

Datalla ja analytiikalla on toimittajahallinnassa merkittävä potentiaali, sillä niiden hyödyntäminen mahdollistaa toimittajien suorituskyvyn arvioinnin, joka taas auttaa tekemään informoituja valintoja parhaiden kumppaneiden kanssa.

Analytiikka voi tunnistaa neuvottelu- ja kehitysmahdollisuuksia hinnoista, yhteistyöstä ja innovaatioista ja lisää siten hankintojen arvoa yritykselle. Esimerkiksi analysoimalla toimittajien hintakehitystä ja toimitusvarmuutta yritys voi neuvotella parempia sopimuksia ja varmistaa, että toimitukset tapahtuvat ajallaan ja sovitulla laadulla.

Lisäksi strateginen toimittajahallinta tukee kustannusten hallintaa ja innovaatioiden hyödyntämistä, minkä myötä voidaan kehittää uusia tuotteita ja palveluita. Lähtökohtaisesti strateginen toimittajahallinta on kuitenkin prosessi, jossa luodaan pitkäaikaisia liiketoimintasuhteita, joiden tunnusmerkkinä on molemminpuoliset hyödyt ns. win-win-ajatuksella. SRM:n ajatuksena on, että toimittajat nähdään kumppaneina, joiden kanssa yhteistyössä voidaan saavuttaa yhteisiä liiketoiminnallisia tavoitteita ja parantaa kilpailukykyä pitkällä aikavälillä.

Hankintaprosessien optimointi Lean-ajattelun avulla

Lean-ajattelu toimii tehokkaasti myös hankintaprosessien kehittämiseen ja optimointiin. Leanin tavoitteena on tunnistaa, mihin prosessissa kuluu aikaa – asiakkaalle arvoa tuottaviin aktiviteetteihin vai hukkatoimintoihin. Prosessista pitää tunnistaa nämä hukat ja lähteä systemaattisesti poistamaan niitä. Hukkia ovat esimerkiksi erilaiset selvittelyt ja odottamiset. Prosessien hukat aiheuttavat turhia kustannuksia ja pidentävät prosessin läpimenoaikaa.  

Lean-ajattelun soveltaminen edellyttää säännöllistä prosessianalyysia, työntekijöiden koulutusta ja erityisesti aktiivista osallistamista kehitystyöhön. Tämä ns. jatkuva parantaminen auttaa luomaan sujuvia, joustavia ja kustannustehokkaita hankintaprosesseja, jotka pystyvät sopeutumaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.

Lean-menetelmien avulla yritykset voivat optimoida resurssien käyttöä, vähentää prosessien monimutkaisuutta ja parantaa kokonaislaatua. Esimerkiksi arvovirtakartoitus auttaa tunnistamaan ja poistamaan prosessien turhia vaiheita, mikä lyhentää hankintojen läpimenoaikoja ja vähentää kustannuksia. Lisäksi standardoidut työvaiheet kohentavat prosessien laatua ja ennustettavuutta. Lean toimii tietotyössä aivan samalla tavalla kuin vaikkapa tuotannon prosesseissa.

Lean-ajatusmallin tukee myös kestävää kehitystä vähentämällä hukkaa ja tehostamalla toimintaa, mikä on linjassa yrityksen ympäristö- ja vastuullisuusstrategioiden kanssa. Esimerkiksi materiaalihukan minimointi ja energiatehokkuuden parantaminen pienentävät hankintojen ympäristövaikutuksia ja tuovat ohessa kustannussäästöjä. Lean-ajattelu edistää myös työhyvinvointia, työntekijöiden sitoutumista ja jatkuvaa oppimista, mikä parantaa organisaation kykyä innovoida ja vastata markkinoiden muutoksiin.

Vastuullisuus ja osaamisen kehittäminen hankinnoissa

Vastuullisuuden integroiminen hankintaprosesseihin on yhä tärkeämpää yritysten strategioissa. Kestävät käytännöt avaavat uusia markkinoita ja parantavat yrityksen mainetta, mikä houkuttelee sekä asiakkaita että laadukkaita toimittajia. Eettisten ja kestävien hankintojen tukeminen parantaa myös sisäistä tehokkuutta ja varmistaa, että hankinnat ovat linjassa yrityksen arvojen ja tavoitteiden kanssa.

Hankintatiimin osaaminen on ratkaisevan tärkeää vastuullisten, tehokkaiden ja joustavien prosessien luomisessa. Säännöllinen koulutus uusista hankintatrendeistä, teknologioista ja parhaista käytännöistä varmistaa, että tiimi pystyy hyödyntämään kaikkia käytettävissään olevia työkaluja ja menetelmiä. Monipuolinen osaaminen auttaa tiimiä sopeutumaan muutoksiin ja löytämään innovatiivisia ratkaisuja hankintaongelmiin. Investoimalla henkilöstön koulutukseen yritykset voivat varmistaa, että heidän hankintatiiminsä on aina valmiina kohtaamaan uusia haasteita ja hyödyntämään uusia mahdollisuuksia.

Lisäksi vastuullisten hankintojen tukeminen voi edistää yrityksen kokonaisvaltaista vastuullisuutta. Esimerkiksi eettisten hankintojen varmistaminen voi sisältää toimittajien tarkistamisen työolojen, ympäristöstandardien ja ihmisoikeuksien osalta. Tämä ei ainoastaan suojele yrityksen mainetta, vaan myös varmistaa, että hankinnat tukevat kestävää kehitystä ja yhteiskunnallista hyvinvointia.

Hankintojen kehittäminen takaa vakaamman tulevaisuuden – Hankinta 3.0

Hankintojen kehittäminen on kokonaisvaltainen prosessi, joka yhdistää digitaalisen murroksen, strategisen toimittajahallinnan, prosessien optimoinnin Lean-ajattelun avulla sekä vastuullisuuden ja osaamisen kehittämisen.

Näiden osa-alueiden yhdistäminen mahdollistaa tehokkaammat, joustavammat ja kestävämmät hankintaprosessit, jotka tukevat yrityksen pitkän aikavälin menestystä. Panostamalla näihin kehityskohteisiin yritykset voivat saavuttaa kilpailuetua, parantaa toimintaansa ja valmistautua tulevaisuuden haasteisiin. Hankintojen kehittäminen ei ole kertaluonteinen projekti vaan jatkuva prosessi, joka vaatii strategista suunnittelua, sitoutumista ja innovatiivista ajattelua.

Yritykset, ja erityisesti yritysten avainhenkilöt, jotka omaksuvat nämä kehitysstrategiat, ovat paremmin varustautuneita vastaamaan markkinoiden muutoksiin, optimoimaan resurssien käyttöä ja hyödyntämään teknologian tarjoamat mahdollisuudet. Tämä kokonaisvaltainen lähestymistapa hankintojen kehittämiseen ei ainoastaan paranna operatiivista tehokkuutta vaan myös vahvistaa yrityksen kykyä kilpailla ja menestyä dynaamisessa liiketoimintaympäristössä.

Näillä pääpointeilla kohti hankinnan kehittämistä!

• Digityökalut ja automatisointi tehostavat hankintaprosesseja vähentämällä virheitä, nopeuttamalla toimintoja ja parantamalla päätöksentekoa datan avulla.

• Strateginen toimittajahallinta luo pitkäaikaisia kumppanuuksia, joissa data-analytiikka auttaa tunnistamaan parhaat yhteistyökumppanit ja kehitysmahdollisuudet.

• Lean-ajattelun avulla tunnistetaan ja poistetaan prosessien hukat, mikä lyhentää läpimenoaikoja, vähentää kustannuksia ja parantaa toiminnan laatua.

• Vastuullisuus ja osaamisen kehittäminen varmistavat kestävät hankinnat, parantavat yrityksen mainetta ja pitävät hankintatiimin valmiina vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin.

Hankintojen kehittäminen ei ole kertaluonteinen projekti vaan jatkuva prosessi, jossa yhdistyvät tehokkuus, joustavuus ja vastuullisuus. Onneksi tällä matkalla ei tarvitse kulkea yksin – hankinnan asiantuntijayritykset tarjoavat tukea ja ammattitaitoa haasteiden ratkaisuun, jotta jokainen organisaatio voi saavuttaa hankintojensa ja liiketoimintansa täyden potentiaalin.