Miksi hankintoja ylipäätään kilpailutetaan? Eikö vuonna 2021 jo olisi fiksumpiakin tapoja hoitaa hankintoja?
Itse olen mieltänyt asian niin, että kilpailutus on yksi työkalu ostajan ja hankinnan ammattilaisen työkalupakissa. Käytännössä erittäin toimiva sapluuna, mutta sitä on käytettävä harkiten. On hyvä ymmärtää, että kilpailutus eli hankinnan ns. rutiiniprosessi löytää soveltuvin ratkaisu teettää töitä niin kilpailutuksen tekijällä kuin toimittajillakin. Siksi kannattaa valita sopivin toimintamalli ja tulokulma tilanteen mukaisesti ja sovittaa se sekä hankinnan että liiketoiminnan tavoitteisiin. Tästä kirjoituksesta saat TOP6 vinkkiä fiksuun hankintojen kilpailuttamiseen.
Hankintojen kilpailuttaminen - yksille käytännön työkalu ja toisille välttämätöntä pakkopullaa. Kilpailutuksen voi laukaista useampi erilainen syy. Saatat olla liikkeellä selkeällä suunnitelmalla ja olet kenties jaotellut hankinnat sekä toimittajasi vaikkapa jo niin perinteikkäällä Krajlicin matriisilla. Toisaalta tilanne voi olla se, että edessäsi on kiperä pakkotilanne markkinan muuttuessa – sisäisiä ja ulkoisia syitä löytyy roppakaupalla.
Julkisella sektorilla hankintojen kilpailuttaminen on oikein lailla määritelty ja tätä kautta nostattaa monelle hikeä otsalle tai aiheuttaa jopa pelkotiloja tai hämmästystä niin ostajan kuin tarjoajan tontillakin. Nostanpa tässä hieman yllättäen sellaisen tulokulman, että hankintalaki itsessään on todella jees. Miksi? Laki tuo ryhtiä ja selvän sapluuna kilpailuttamiseen – jopa useita eri taktiikoita on valittavissa, kuten perinteinen avoin tai rajoitettu menettely. Sen lisäksi voi vetää läpi neuvottelumenettelyn, suorahankinnan, kilpailullisen neuvottelumenettelyn tai puitejärjestelyn. Aivan loistavaa!
Meillä yksityisen puolen toimijoilla on paljon opittavaa julkisen puolen kilpailutuksista
Mitä ihmettä? Jos julkisella sektorilla toiminta on näin suoraselkäistä, niin miksi sitten yksityisellä puolella mennään sieltä, missä aita on matalin ja vedetään aina samalla sapluunalla? Uuden taktiikan valitseminen vaatii toki osaamista, mutta myös rohkeutta – on tehtävä asiat kerralla oikein ja panostettava, eli tehtävä ammattimaisesti. Ei sen kummempaa. Mutta kyllä julkisella sektorillakin sapluunasta huolimatta menee asioita pieleen. Näkemykseni mukaan kyse onnistumisessa ei ole laista tai sapluunasta, vaan tekijöistä tässä vaativassa roolissa.
Heitän haasteena kehiin, että meillä yksityisen puolen toimijoilla on paljon opittavaa julkisen puolen hankinnoista. Entäpä jos vaikka panostaisit seuraavaan tarjouspyyntöön sillä pieteetillä, että miettisit taktiikan alusta loppuun niin, että homma menee kerralla maaliin?
Olemme nostaneet meidän Tuloksekas Kilpailutus 2021 webinaarissa esille hankintalain nostaakseni keskustelua siitä, mikä on tärkeää ja mikä on hankinnan rooli ylipäätänsä:
”Lain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tavaroita, palveluja ja rakennusurakoita julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa.”
Ai että nyt osuu ihan ytimeen pari pointtia: “tehostaa varojen käyttöä, edistää laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen tekemistä”. Jos tämä ei ole sitä hankintojen syvintä ydintä, niin mikä sitten?
Varmista aina strateginen riippuvuus ja suora linkitys liiketoiminnan tavoitteisiin. Lähtökohdat on syytä tunnistaa objektiivisesti ja olla valmis myös isompiin askeliin ja toiminnan kehittymiseen = muutokseen.
Hankinnat ja sitä kautta kilpailuttaminen linkittyy suoraan yrityksen liiketoimintaan ja tavoitteisiin. Jos tätä linkitystä ei ole, niin kannattaa aloittaa ensin siitä ja kilpailuttaa myöhemmin. Toisaalta, jos kilpailuttaminen tarkoittaa sitä, että pyydetään vähintään kolme tarjousta ja valitaan paras (lue: halvin), niin siinä tapauksessa kannattaa melkein säästää sekin aika johonkin muuhun lisäarvollisempaan tekemiseen.
Hankinnan vaikutus liiketoimintaan ja viivan alle tulee hahmottaa kokonaisuutena. Jos vain paikkaa yhdestä kulmasta, niin ei saavuta pysyviä tuloksia tai parannuksia. Varmista aina strateginen riippuvuus ja suora linkitys liiketoiminnan tavoitteisiin. Lähtökohdat on syytä tunnistaa objektiivisesti ja olla valmis myös isompiin askeliin. Kilpailuttaminen on vain yksi työkalu, jota tulee käyttää fiksusti. Jos et tiedä tavoitteita, niin miten voit kilpailuttaa? Hankintojen kilpailuttaminen ei ole soololaji – se on saumatonta yhteistyötä organisaation sisällä ja ulkopuolella toimittajaverkoston kanssa. Hätäilemällä harvoin saavutetaan korkeita tuloksia.
Koostan muutamia käytännön vinkkejä perustuen omaan kokemukseeni kilpailutuksista ja yhteistyöstä toimittajaverkoston kanssa. Kaikkea ei tietenkään pidä yleistää, mutta vinkkien avulla voit tarkastella omaa toimintaasi ja pohtia, miten itse lähdet liikkeelle ja etenet seuraavissa kilpailutuksissa.
1. Ota mukaan alusta alkaen oikeat henkilöt organisaatiostasi – älä pelaa yksin hankinnan kulmauksessa
2. Varaa aikaa ja suunnittele realistisesti eri vaiheet
3. Myy samalla omaa yritystäsi, omaa keissiäsi ja sitouta toimittajia yhteistyöhön
4. Haasta nykyistä toimintamallia ja viritä yrityksesi muutoskyvykkyyttä
5. Määritä tavoitteet ja arviointikriteerit valmiiksi (kts. kohta 1)
6. Muista toimia fiksusti – rakennat ja vahvistat samalla mielikuvaa omasta yrityksestäsi!
Toivottavasti tämä kirvoitti ajatuksia ja sait jotakin kättä pidempää tuleviin hankintaprojekteihisi.
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
