Investointihankinta on organisaatioiden kysytyimpiä palveluita tällä hetkellä – mitä prosessissa kannattaa huomioida?

Investointihankintaa koetellaan kaiken muun hankinnan tavoin tällä hetkellä suhteellisen vahvasti maailmantilanteen myllerrysten vuoksi. Kuten jo varsin hyvin tiedetään, koronapandemia on aiheuttanut jo yli kahden vuoden ajan toimitusketjuihin ja saatavuuteen huomattavia haasteita, ja lisäksi Ukrainassa käytävä sota on tuonut soppaan omat hankaluutensa.

Markkina käy tällä hetkellä kuitenkin todella kuumana, ja investointihankinta onkin eri hankintaorganisaatioiden kysytyimpiä palveluita. Millaisia asioita investointihankinnassa kannattaa ottaa tämän hetken markkinatilanteessa huomioon, jotta voitaisiin varmistua hankinnan sujuvuudesta tai ainakin pyrkiä helpottamaan sitä ja ennakoida tulevaa parhaimman mukaan?

Millaisia muutoksia vallitseva maailmantilanne on tuonut investointihankintaan?

Investointihankintaprosessin voi jakaa lähtökohtaisesti neljään vaiheeseen, jotka ovat

1. Investointimäärittely

2. Haasteet ja ratkaisut

3. Operatiiviseen vaiheeseen siirtyminen

4. Investointiprojektin päättäminen

Investointimäärittely sisältää projektin esiselvityksen sekä investoinnin osatekijöiden ja projektin eri vaiheiden suunnittelun, ja haasteisiin ja ratkaisuihin puolestaan lukeutuu esimerkiksi taloudellisten realiteettien, eturistiriitojen ja osaamisen jakamisen ratkomista. Operatiivisessa vaiheessa projektia testataan ja sen toimivuutta seurataan käytännössä, ja päätösvaiheessa huomioidaan investointiprojektin saavutuksia, tarkastellaan onnistumisia ja kehityskohteita sekä ryhdytään varautumaan mahdollisesti jo seuraavaan investointiin.

Mutta entäpä tänä päivänä? Koska investointihankinnan tilanne on tällä hetkellä varsin erilainen normaalitilanteeseen verrattuna, tutustutaan nyt siihen, millaisiin mutkiin ja töyssyihin investointihankintaa suunnittelevan on hyvä varautua.

Investointihyödykkeiden kustannustason nousu

Vallitsevan tilanteen näkökulmasta ensimmäinen ja ehkä keskeisin vaikutus investointihankintojen ammattilaisille on se, että lähestulkoon joka ikisen investointihyödykkeen kustannustaso on noussut huomattavasti pandemian ja sodan myötä.

Investointihankinta liittyy aina johonkin investointiprojektiin, jolla on tietty aikataulu ja budjetti. Jos kyse on suuresta investoinnista, sen vaiheiden miettimiseen käytetään yleensä runsaasti aikaa ja sen kustannustasoa pyritään hakemaan eri keinoilla. Usein yritykset luulevatkin tietävänsä oman alansa ns. parhaaseen tietoon perustuen jo etukäteen, millainen investointihankintaprosessin kustannustaso tulee olemaan.

Pandemian vaikutukset liittyvät tyypillisesti saatavuuteen ja toimitusketjuihin, joiden toimivuus on suorassa yhteydessä kustannustasoon. Toimitusketjujen tilanne vaikutti jo hetken aikaa olevan palaamassa ainakin hieman kohti normaalia, mutta valitettavasti olemme saaneet kuitenkin lukea viime aikoina, että pandemia laittaa edelleen kapuloita toimitusketjujen rattaisiin – ja vieläpä rankalla kädellä.

Erinomainen esimerkki kustannustasoon huomattavasti vaikuttavista tekijöistä on globaalin rahtilaivaliikenteen ruuhkautuminen pandemian myötä: tällä hetkellä lähes 20 % maailman konttilaivakapasiteetista odottaa lockdownien takia ruuhkautuneiden satamien ulkopuolella. Uutisten kohteena on ollut etenkin Kiinan Shanghain satama, mutta noin neljännes noista laivoista eli yli 400 laivaa on jumissa vieläpä kiinalaisten satamien ulkopuolella. Rahtilaivaliikenteen ruuhkautumisen tuottamat ongelmat ovat siis maailmanlaajuisia.

Viivästykset investointiprojektin aikataulussa

Toimitusketjujen haasteet johtavat myös siihen, että investointihyödykkeitä, kuten vaikkapa teollisuudessa tarvittavia koneita tai robotteja, ei saada toimittajilta läheskään samalla aikataululla kuin ennen. Suurella osalla toimittajista on valtavia aikatauluhaasteita liittyen niihin toimitusaikoihin, jotka investointihankkeen alkuvaiheessa – ja ehkä vieläpä ennen kriisejä – on sovittu.

Saatavuuden haasteet tulee ottaa huomioon investointihyödykkeiden lisäksi myös perinteisten raaka-aineiden osalta. Esimerkiksi juuri robotin tai koneen runko on useimmiten tehty jostain metalliseoksesta, ja metallimateriaalien saatavuudessa on aivan samanlaisia ongelmia kuin investointihyödykkeiden kanssa. Tähän on pandemian lisäksi vaikuttanut huomattavasti meneillään oleva sota – Venäjä ja Ukraina ovat molemmat todella suuria metalliteollisuuden raaka-aineiden valmistajia. Onneksi iso osa esimerkiksi maailman teräksestä tulee toki myös muualta.

Jos suunnittelussa on tällä hetkellä investointiprojekti, on syytä ottaa huomioon toimitusketjun kansainväliset ongelmat: vaikka yrityskäyttöön tulevan robotin tilaisi Kiinan sijaan Saksasta, robottiin kuuluu erittäin todennäköisesti Kiinasta tulevaa elektroniikkaa, joka laitetaan robottiin Saksan tehtaassa kiinni. Ja vaikka tarkoituksena olisi investoida saksalaisen sijaan suomalaiseen koneeseen tai laitteeseen, sekin sisältää lähes varmasti paljon Aasiasta tulevia komponentteja. Tällä hetkellä täytyy siis varautua todella hämmästyttäviin muutoksiin toimitusajoissa, mikä heijastuu väistämättä investointiprojektin aikatauluun.

Valmistajien kustannuspaineet vaikuttavat investointihankintoihin

Kolmas maailmantilanteen investointihankintaan olennaisesti vaikuttava tekijä on huomattavien kustannuspaineiden syntyminen valmistajille. Investointihyödykkeiden valmistajat tuntevat nahoissaan ongelmista johtuvat kustannuspaineet, eli kun halutaan tuoda markkinoille investointihyödykkeitä, esimerkiksi elektroniikkaa tai teräslevyä ei saada tänä päivänä läheskään samaan hintaan kuin reilut pari vuotta sitten.

Metallimateriaalien merkittävä hinnannousu heijastuu väistämättä investointihyödykkeiden hintaan, vaikka ne eivät kokonaisuutena koostuisikaan ainoastaan tuoteryhmistä, joiden materiaalikustannukset ovat nousseet. Investointihyödykkeen kustannustaso voi siis useilla yrityksillä olla tänä päivänä aivan eri tasoa kuin viimeksi investointia tehdessä vaikkapa kolme vuotta sitten.

Tässä vinkkilista, miten onnistut investointihankinnassa vuonna 2022

1. Satsaa kilpailutukseen

• Aina ei välttämättä ymmärretä täysin sitä työmäärää, jonka asianmukainen kilpailutus vaatii. Eri yrityksillä on myös erilaiset vaatimukset liittyen siihen, minkälaisilta toimijoilta tarjouksia kysytään.

• Kilpailutukseen kuuluu yrityksen osalta esimerkiksi esivalintakyselyihin vastaamista ja purkamista sekä muuta varmistusta siitä, että toimittaja täyttää tilaajan vaatimat kriteerit. Jokaisen yrityksen kohdalla täytyy tarkastaa, soveltuuko se potentiaaliseksi toimittajaksi – kukaan ei varmasti halua esimerkiksi konkurssikypsää yritystä yhteistyökumppaniksi.

2. Tee hyvin valmisteltu ja riittävän tarkka vaatimuserittely

• Tarkkuus ja perinpohjainen valmistelu takaa paremmat ja vertailukelpoisemmat tarjoukset, säästää aikaa neuvotteluissa sekä parantaa päätöksenteon tehokkuutta. Myös osumatarkkuus oikean tarjouksen valintaan paranee.

• Tarjous kannattaa pyytää auki laskettuna – varsinkin, jos on todennäköistä, että hankinnan laajuuteen tulee muutoksia sopimuksen jälkeen.

• Selkeytä sekä itsellesi että toimittajalle sopimuksen jälkeinen muutoshallinta toimituslaajuuteen ja aikatauluun sekä lisäksi varmista, että mahdolliset indeksisidonnaisuudet ovat selkeästi todennettavissa ja baseline selkeästi ilmoitettu ja lukittu.

3. Käy tarjoukset läpi toimittajakandidaattien kanssa ja pyri haastamaan toimittajia

• Asianmukaiset tarjousvertailut mahdollistavat sen, että tilaajan on helppo ymmärtää tarjousten eroavaisuudet ja varmistaa, että tarjous täyttää pyydetyt speksit. Tämäkin vaatii alkutyötä, eli aineistoa kootaan siten, että pöydälle saadaan samanlaiset tarjoukset. Saaduista tarjouksista tehdään yhteenveto, jonka perusteella voidaan valita neuvotteluihin päätyvät yritykset.  

• Tarjouspyyntöjen kanssa ei kannata toimia niin, että kirjaillaan tarjouspyyntö ja jäädään odottelemaan kilpailukykyisiä tarjouksia tai tilauksen jälkeen odotellaan toimitusta jalat pöydällä – aktiivisuus takaa paremman lopputuloksen.

• Tarjousten läpikäynnissä kannattaa olla mukana tekninen asiantuntija, mutta ostajan kannattaa johtaa puhetta ns. kilpailukortti ylhäällä.

4. Varmista sopimuksen sisältö ja kirjaa olennainen ylös

• Kun speksejä tarkennetaan neuvotteluissa, aina jokin muuttuu tai sopimukseen halutaan esimerkiksi optioita. Lukujen ja kylmäkyselyissä ehkä jopa kuukausia tai vuosia sitten asetettujen speksien paikkansapitävyys on hyvin tärkeää varmistaa, jotta projektissa ei tule vastaan ikäviä yllätyksiä.

• Kaikki olennainen kirjataan ylös, kuten tarkennukset urakan sisällöstä ja sopimuksen raameista sekä mahdolliset lisätyöt jo tarjottuihin hintoihin. Tässä vaiheessa varmistetaan, että esimerkiksi viivästyssakot, maksuehdot ja muut sopimuksen ehdot on ymmärretty puolin ja toisin.

5. Ota hankintaorganisaatio entistä vahvemmin mukaan jo suunnitteluvaiheessa

• Hankintaorganisaation avulla pystytään tekemään aito kustannustason ja saatavuuden tarkastelu investointihyödykkeiden toimittajilta. Tarkoituksena on, että lähtökohtana ei pidetä vaikkapa kolmen vuoden takaista kustannustasoa ja toimitusaikaa, sillä tänä päivänä tilanne on todennäköisesti täysin erilainen.

• Epävarmuuteen täytyy siis varautua etukäteen – ja se varautuminen ei onnistu, jos hankintojen kartoitusta ei tee tunnollisesti jo investointiprojektin suunnittelun aikana.

6. Ota osto mukaan budjetin valmisteluun

• Hankinnan yhteydessä täytyy tietää, mihin laskelmiin budjetti on perustunut – varsinkin, kun budjetti-, business- tai kuoletuslaskelmat on tehty jo jonkin aikaa sitten. Tällä vältytään vanhentuneilta raaka-aineiden hinnoilta.

• Jos kyseessä oleva budjetti on ns. kiveen hakattu, ostovastuullisen kannattaa tuoda asia esille. Mikäli budjetin sisällä ei tulla pysymään, on hyvä varautua joko sopeutumaan tilanteeseen tai keskeyttämään osto.

7. Kun maksuposteja on jaoteltu eri valmistumisvaiheisiin tai materiaalin toimitusmääriin sidottuna, maksupostien liipaisukriteerit täytyy olla hyvin määriteltynä

• FAT (Factory Approval Test) ja SAT (Site Approval Test): sekä toimittajan että tilaajan tiloissa tehtävät linjan, aseman, laitteen tai prosessin hyväksyntäajot: hankinnan hyväksyntäkriteerit täytyy olla hyväksyttynä molemmin puolin viimeistään sopimusvaiheessa.

• Ehkä tärkein kohta on Final Approval eli loppuhyväksynnän kriteerit: liian usein viimeisen maksupostin maksun jälkeen toimittajan velvollisuudet loppuvat siihen ja tilaajan piikki aukeaa kaikelle ”jälkipyykille” eli virheiden korjauksille, joita ei voi laskea takuuvian piiriin. Tilaaja maksaa myös tukitoiminnot mahdollisten virheiden varalta, kun pyritään varmistamaan katkoton tuotanto.

• Huolehdi siis maksupostien tarkastuksesta ja toimitusvalvonnasta sopimus- ja tilausvaiheen jälkeen – on oleellista seurata, että toimittaja noudattaa sopimuksen ehtoja prosessin loppuun asti.

8. Muista koronapandemian vaikutukset sopimuksessa

• Koska koronatilanne on ollut jo tiedossa muutaman vuoden, sopimus ei voi sisältää ns. force majeure -kohtaa liittyen koronatilanteeseen, sillä tarpeen tullen sen syyksi voi laittaa kaikki myöhästymiset ja sen avulla kieltää myöhästymismaksut. Vaikka koronasulku on toki vaikuttanut mm. komponenttien huonoon saatavuuteen, se ei silti poista toimittajan velvollisuutta pitäytyä vahvistetussa aikataulussa.

9. Tarkista, että toimitukset saapuvat ajoissa ja ne ovat sopimuksenmukaiset

• Tällaisina aikoina varsinkin tämä tuottaa työtä komponenttipulan ja esimerkiksi kuskipulan vuoksi. Esimerkiksi toimituspäiviin saattaa helpostikin tulla muutoksia loppumetreillä – nopea reagointi ja kommunikaatio työmaan tai varaston kanssa auttaa tekemään mahdollisia varasuunnitelmia.