Tekoäly on läsnä kaikkialla, mutta varovaisuus ohjaa käyttöä
Tekoäly ja siihen liittyvät datan käsittelyn vaatimukset korostuvat tällä hetkellä lähes kaikissa IT-hankintaprojekteissa. Kehityshankkeita on käynnissä runsaasti, mutta organisaatiot suhtautuvat osin varovaisesti tekoälyn sallimiseen osana palveluiden kehittämistä.
Monella yksi keskeisistä syistä varovaisuuteen on kustannukset sekä datan hajanaisuus ja laatu, joiden vuoksi data ei aina ole luotettavaa, käyttökelpoista ja helposti löydettävissä.
Tekoälyn käyttö näkyy myös suoraan hinnoissa, ja koska se tarkoittaa monenlaista tekemistä automaatiosta koneoppimiseen ja kielimallien hyödyntämiseen, kustannusten arviointi voi olla haastavaa.
Maksullisten tekoälyversioiden käyttöä rajoitetaan usein tällaisten kustannussyiden vuoksi, mikä johtaa siihen, että ilmaisversioita tai omia työkaluja käytetään sivussa virallisten ratkaisujen ulkopuolella. Niin sanottu varjokäyttö saattaa muodostua riskiksi turvalliselle tekoälyn hyödyntämiselle.
Kustannukset eivät kuitenkaan muodostu pelkästään työkaluista vaan jatkuvasta käytöstä, kapasiteetista sekä osaamisesta. Erityisesti uusien teknologioiden kohdalla todellisten elinkaarikustannusten hahmottaminen on kriittistä jo ennen sopimuksen tekoa: esimerkiksi tekoälypalveluiden monimutkaiset token-pohjaiset kulutus- ja hinnoittelumallit voivat tehdä kokonaiskustannusten arvioinnista yllättävän hankalaa.
Organisaatioissa on havaittavissa selkeä kahtiajako myös yleisessä suhtautumisessa tekoälyyn. Osa työntekijöistä käyttää aikaa tekoälyn opetteluun ja sen mahdollisuuksien ymmärtämiseen, kun taas toiset eivät ole kiinnostuneita tai eivät ehdi perehtyä siihen oman työnsä ohella.
AI kannattaa ymmärtää laajempana muutoksena, joka koskettaa eri tavoin eri käyttäjäryhmiä. Pelko työn korvautumisesta on tällä hetkellä vahvasti läsnä monessa keskustelussa; sen sijaan hyödyllisempää olisi käydä avointa keskustelua ja ottaa kokeneet asiantuntijat aktiivisesti mukaan työn kehittämiseen.
Pilvipalvelut ja SaaS ovat arkipäivää, mutta niissäkin kustannusten hallinta vaatii tarkkuutta
Pilveistämisellä haetaan IT-hankinnoissa ennen kaikkea joustavuutta. Investointien sijaan organisaatioissa halutaan maksaa käytön mukaan, mikä siirtää painopistettä Capexista Opexiin.
Malli tuo kuitenkin mukanaan myös uuden haasteen: käytön ja siihen liittyvien kustannusten seuraaminen nousee entistä keskeisemmäksi osaksi hankintaa. On tärkeää tietää tarkasti, mitä ostetaan ja mistä lopulta maksetaan. Lisäksi täytyy ymmärtää, miten käyttö sekä kustannukset muuttuvat elinkaaren aikana ja vastaako laskutus todellista käyttöä ja sovittua palvelua.
Tämä korostuu erityisesti SaaS-, lisenssi- ja kulutusperusteisissa malleissa. Suurten hyperscalereiden kanssa neuvottelumahdollisuudet ovat lisäksi hyvin rajalliset, mikä korostaa käytön hallinnan merkitystä.
Käytännössä lähes kaikki uudet hankittavat palvelut ovat nykyään SaaS-palveluita tai niiden kaltaisia ratkaisuja. Trendi muuttaa myös monessa tapauksessa sopimusrakenteita, sillä sisältö on riippuvainen siitä, mitä ollaan hankkimassa, olipa kyse sitten SaaS-palvelusta, ylläpidosta tai asiantuntijatyöstä.
Sääntely tiukentuu, mutta valmiudet vastata siihen vaihtelevat
Viime vuosina sääntely on kiristynyt tasaisesti. Sääntelynelikko DORA, NIS2, CRA ja CSRD tuo IT-hankintoihin uusia vaatimuksia eri ympäristöissä ja eri toimialoilla.
Erityisesti finanssialalla DORA-vaatimusten vieminen sopimuksiin on ollut usean vuoden mittainen projekti, ja vaatimuksia kohdistuu sekä asiakkaalle että toimittajalle. DORA on osittain päällekkäinen kyberturvallisuuteen keskittyvän NIS2-sääntelyn kanssa, mutta erona on tiukemmat vaatimukset.
Monelle alan ammattilaiselle DORA ja NIS2 ovat jo arkipäivää, mutta suomalaisissa yrityksissä sääntelyn noudattaminen on monin paikoin edelleen enemmän tavoitetila kuin todellinen käytäntö. Organisaatioiden maturiteetti vaihtelee paljon, eikä vaatimuksia aina tunnisteta tai niihin ei ole aidosti valmiuksia pureutua. Myös se, ketä sääntely kulloinkin koskee ja missä laajuudessa, on monessa organisaatiossa vielä auki.
Yleisellä tasolla toimittajilta edellytetään nykyään aiempaa parempaa läpinäkyvyyttä erilaisten raportointivaatimusten kautta. Tavoitteena on varmistaa tuotteiden turvallisuus, toiminnan jatkuvuus, vastuullisuus sekä toimitusketjujen läpinäkyvyys.
EU AI Act täydentää tätä sääntelynelikon kokonaisuutta keskittymällä tekoälymalleihin, niiden luotettavuuteen ja datan käsittelyyn. Sääntelykehys tuo hankintaan uusia kysymyksiä selvitettäväksi:
- Käytetäänkö tekoälyä palvelun kehittämisessä, itse palvelussa vai molemmissa, ja missä vaiheessa?
- Mitä tekoälyllä kussakin tapauksessa tarkalleen ottaen tarkoitetaan?
- Miten asiakkaan data pysyy suojattuna ja kenelle data kuuluu?
- Miten tekoälyn tekemät päätelmät saadaan riittävän läpinäkyviksi?
Sääntelyn tulkinnanvaraisuus on oma haasteensa, sillä eri organisaatiot voivat tulkita samoja vaatimuksia hyvinkin eri tavoin ja eri tiukkuudella. Tästä huolimatta sääntely tuo mukanaan tarpeellisia yhteisiä pelisääntöjä, joiden puitteissa kaikkien toimijoiden tulee toimia.
Datan luotettavuus ja toimintaympäristön tuntemus ratkaisevat
Ajantasainen tieto sopimuksista, toimittajista ja kustannuksista on tehokkaan päätöksenteon perusedellytys. Sopimustiedot ja kulutiedot ovat usein edelleen manuaalisen päivittämisen varassa, eikä data ole aina luotettavaa. Epäluotettavuus vaikeuttaa niin kustannusten seurantaa kuin päätöksentekoakin.
Suurissa organisaatioissa IT-hankinnan rooli ulottuu sopimustyön ja toimittajayhteistyön lisäksi koko hankintaprosessin ja järjestelmien ohjaamiseen. Onnistuminen edellyttää teknologiakehityksen seuraamista, jotta sen vaikutukset hankintoihin osataan arvioida oikein, sekä samalla ymmärrystä yrityksen IT-toimintaympäristöstä ja prosesseista.
IT-hankinnan onnistuminen perustuukin loppuviimein vahvasti organisaation sisäiseen yhteistyöhön. Hankinnan, palvelunhallinnan, tietoturvan, arkkitehtuurin ja liiketoiminnan tulisi muodostaa yhteinen näkemys hankinnan tavoitteista, palvelun hallinnasta ja onnistumiskriteereistä.
Parhaat tulokset syntyvät, kun keskeiset sidosryhmät osallistuvat valmisteluun jo varhaisessa vaiheessa, ei vasta kun sopimusta ollaan viimeistelemässä.
Selkeä tarvemäärittely on edelleen paras keino välttää sudenkuoppia
Kun yksittäistä hankintaa lähdetään käynnistämään, yksi toistuvimmista haasteista liittyy siihen, että organisaatio ei ole riittävän selkeästi määritellyt, mitä se oikeasti tarvitsee ja haluaa.
Kilpailutusta ei kannata rakentaa sen varaan, että tietty ratkaisu on jo mielessä päätetty ennen kuin tarve on kirjoitettu kunnolla auki. Toimittajien on sen myötä helpompi tarjota juuri tarkoitukseen sopivaa ja toimivaa ratkaisua, ja samaan aikaan tarjousten vertailu helpottuu huomattavasti.
Selkeä määrittely auttaa myös kustannusten hallinnassa. Kun hankitaan juuri sitä mitä tarvitaan, budjetissa on helpompi pysyä eivätkä kustannukset karkaa käsistä, vaikka projektin aikana jouduttaisiin muuttamaan suunnitelmaa tai laajuutta.
Toimittajalukkoja pyritään yleisesti välttämään suosimalla toimittajien standardipalveluita ja välttämällä liiallista räätälöintiä. Sen sijaan, että palvelua muokataan omien tarpeiden mukaan, kannattaa usein muokata omia prosesseja palvelun mukaan.
Samaan aikaan isommissa organisaatioissa on alettu keskittää hankintoja muutamalle tärkeimmälle toimittajalle, mikä puolestaan voi itsessään johtaa toimittajalukkotilanteeseen. Tasapainon löytäminen vaatii strategista toimittajahallintaa sekä selkeää ymmärrystä siitä, missä riippuvuus tuottaa arvoa ja missä se kasvattaa riskiä.
Tiedetäänkö organisaatiossa, mitä oikeasti ostetaan?
Tarpeiden määrittelyn lisäksi IT-hankintaprojekteissa kannattaa tarkastella yksittäisten sopimusten lisäksi ostamista kokonaisuutena.
- Tiedetäänkö organisaatiossa, mitä eri IT-kategorioissa oikeasti ostetaan, keneltä ja millä sopimuksilla?
- Onko kokonaisuus hallittu, vai syntyykö hankintoja yksittäisinä tarpeina ilman kokonaisnäkemystä?
Myös palvelukuvausten ja vastuiden selkeys ratkaisee paljon. On tärkeää määritellä riittävän tarkasti, mitä toimittaja tuottaa, mitä asiakas tuottaa itse ja mitä tapahtuu näiden rajapinnoissa. Erityisen tärkeää on hahmottaa koko palvelukokonaisuus, ei vain yksittäistä toimittajaa tai komponenttia.
Jos palveluun liittyy useita toimittajia, integraatioita ja sisäisiä IT-toimintoja, on myös selvitettävä, kuka lopulta vastaa kokonaisuudesta. Yksittäinen toimittaja voi täyttää oman sopimuksensa ehdot täydellisesti, mutta silti kokonaispalvelu ei toimi halutulla tavalla.
Huomioi nämä ennen sopimuksen allekirjoittamista – ja sen jälkeen!
Kaikki edellä käsitellyt teemat, tekoäly, pilvipalvelut, sääntely, tarvemäärittely ja toimittajahallinta, kulminoituvat sopimuksen allekirjoittamiseen. Todellinen arvo syntyy kuitenkin vasta sopimuskauden aikana, kun palvelua, toimittajaa, kustannuksia, riskejä ja liiketoimintahyötyjä johdetaan systemaattisesti.
Seuraavat asiat kannattaa varmistaa ennen allekirjoitusta ja pitää mielessä koko sopimuskauden ajan:
- Sopimusehdot tukevat liiketoiminnan tavoitteita, ovat asiakkaan näkökulmasta tasapainoiset ja täyttävät sääntelyn vaatimukset. Compliance on kokonaisuus, joka kannattaa esittää toimittajalle jo kilpailutusvaiheessa, ei vasta sopimusta viimeisteltäessä.
- Palvelun joustavuus, kehityspolku ja muutostenhallintamallit on arvioitu, sillä IT-palvelut elävät harvoin muuttumattomina koko sopimuskauden ajan.
- Organisaatiolla on selkeä kuva siitä, mitä eri IT-kategorioissa jo ostetaan ja keneltä sekä kustannuksista, eikä hankintapäätöksiä tehdä irrallisina ilman kokonaisnäkemystä.
- Palvelun laatua, hyötyjä ja kustannustehokkuutta seurataan sovitulla tavalla ja mittareilla: governance-malli ja mittarit ovat käytössä toimittajarajapinnassa ja sisäiset toimintatavat, kuten lisenssi- ja kapasiteetinhallinta, tukevat tätä.
- Palvelun kustannusten, toimittajasuhteen ja palvelumuutosten johtaminen on määritelty myös sopimuksen allekirjoittamisen jälkeiselle ajalle.
IT-hankintojen suurin haaste on vuonna 2026 teknologian sijaan kokonaisuuden hallinta. Siksi IT-johdon ja hankintajohdon yhteistyö sekä yhteinen ohjausmalli ovat ratkaisevassa asemassa.
Kun teknologia-, riski-, kustannus-, toimittaja- ja liiketoimintanäkökulmat johdetaan yhtenä kokonaisuutena, organisaatio saavuttaa parempaa kustannustehokkuutta, hallitumpia riskejä, vahvempaa sääntelyn noudattamista ja enemmän liiketoiminta-arvoa koko sopimuskauden ajan.
