Jos pohditaan, mihin uusiin kehityskohteisiin yrityksen kannattaa tänä päivänä panostaa, yksi oikeista vastauksista on ehdottomasti digitalisaatio. Yritysmaailmassa pyrkimys digitalisointiin on ollut yleisenä tavoitteena jo vuosia toimialasta riippumatta, eikä syyttä – digiloikan positiiviset vaikutukset ulottuvat laajasti läpi liiketoimintojen ja organisaatioiden.
Edelleen vallitseva koronapandemia on kiihdyttänyt yritysten kiinnostusta digitaalisia ratkaisuja kohtaan entisestään. Useille yrityksille siirtyminen esimerkiksi verkkokauppaan on ollut ainoa vaihtoehto ja mahdollisuus jatkaa olemassa olevaa liiketoimintaa viimeisten kahden vuoden aikana. Tämän lisäksi jatkuva tuottavuuden ja kilpailukyvyn parantaminen on saanut yritykset tutkimaan digitaalisten ratkaisujen hyödyntämistä eri liiketoiminta-alueiden prosessien tehostamisessa.
Hankintojen osalta eri kategorioiden väliset raja-aidat ovat hämärtyneet. Erityisesti pilvipalveluiden ja erilaisten sovellusten hankintamäärät ovat lisääntyneet huomattavasti organisatorisella tasolla ja kasvattaneet täten myös tarvetta IT-hankintaosaamiselle.
IT-hankintaosaajista on kova kysyntä työmarkkinoilla. Monissa isoissa pörssiyrityksissä onkin pohdinnan paikka, aletaanko IT-hankintaosaamista laajentamaan ja kouluttamaan myös muille epäsuorien hankintojen osaajille vai pidetäänkö osaaminen keskitetysti IT-hankintatiimissä ja keskitytään olemassa olevan tiimin vahvistamiseen.
Erilaisten sovellusten hankintamäärien lisääntyessä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvien riskien tunnistamisesta ja hallinnoimisesta on tullut arkipäivää. Erityisesti suurimmissa organisaatioissa tietoturvaan ja -suojaan erikoistuneet osaajat ovat tulleet keskeiseksi osaksi IT-hankintaprosessia.
Liiketoiminnoilta vaaditaan kärsivällisyyttä hankintaprosessien pitkittyessä, ja samalla sopimuksista on tullut entistä monimuotoisempia. Keskeistä onkin luoda mahdollisimman yksinkertainen hankintaprosessi ja varmistaa, että sidosryhmillä on riittävät tiedot päivitettyyn hankintaprosessiin liittyen.
IT-hankinnan rooli on edelleen hyvin perinteinen monessa eri organisaatiossa. Pääpainopiste on tyypillisesti kustannussäästöissä ja kilpailutuksissa – suurin osa IT-hankintatiimien työajasta kuluukin sopimusten läpikäynnissä ja sopimusneuvotteluissa.
Toimittajien hallintaan liittyvää vastuuta on saatettu jakaa roolikohtaisesti hankintatiimin sisällä, tai vaihtoehtoisesti IT-palvelupäälliköitä on kehotettu ottamaan suurempaa vastuuta toimittajasuhteista ja sopimusten hallinnoimisesta operatiivisella tasolla. Toimittajamarkkinan jatkuva läpikäynti ja dialogi uusien kumppanien tunnistamiseksi jää valitettavan alhaiselle painoarvolle monessa yrityksessä. Toiveissa olisikin, että kuluva vuosi soisi enemmän mahdollisuuksia IT-hankintatiimeille kehittää omia työskentelytapojaan.
Eräs keino työskentelyn helpottamiseen voisi olla esimerkiksi tekoälyn valjastaminen hyötykäyttöön. Sähköiset allekirjoitukset ovat varmasti jo kaikissa suurissa yrityksissä uusi normaali, ja robotiikkaakin saatetaan jo hyödyntää esimerkiksi laskujen maksamisessa. Sen sijaan tekoälyn tai robotiikan käyttö sopimusneuvotteluissa tai vaikkapa uusien toimittajien hyväksymisprosessissa on vielä suhteellisen vähäistä. Tekoälyn ja robotiikan tehokkaampi hyödyntäminen voisi osaltaan vapauttaa aikaa uusien kumppanuuksien tunnistamiseen ja yhteistyön kehittämiseen.
Mitä IT-hankinnoissa kannattaa siis ottaa huomioon?
Kirjoittaja on työskennellyt 13 vuoden ajan keskisuurissa ja suurissa organisaatioissa strategisen IT-hankinnan, konsultoinnin ja resursoinnin johto-, esimies- ja asiantuntijatehtävissä valmistavan teollisuuden, IT:n ja HR:n toimialoilla. ValueSourcella Hanna on työskennellyt elokuusta 2021 lähtien konsultin roolissa asiakastoimeksiannossa.
Autamme mielellämme IT-hankinnoissa ja digitalisaation pyörteissä – ota yhteyttä ja kysy lisää!
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
