Tarjouspyyntö tipahti postilaatikkooni pitkäaikaiselta asiakkaaltani vanhoista tutuista tuotteista - pyytämättä ja yllättäen, kuten faksi eräälle Annelille taannoin. MITÄ IHMETTÄ? Eikös meillä ole pitkäaikainen kumppanuussuhde heidän kanssaan? Miksi nyt kysytään hintoja, joista jo keskusteltiin kaksi vuotta sitten? Onko harmoniseen yhteistyöhömme nyt jostain ilmaantunut särö? Miten tähän pitäisi suhtautua? - Heikki Karppilan vinkit kilpailutuksiin tarjouksen tekijälle.
Otetaanpa vastaava tilanne toisinpäin eli asiakas saa hinnankorotusilmoituksen 3,5% - yleiskorotuksen milloin mistäkin, useimmiten kuitenkin faktoihin perustuen, joissain tapauksissa vieläpä vuosittain. Voisiko taustalla vaikuttaa myös edellisessä myyntikokouksessa myyntijohtajan esittämä asiakaskohtainen katemarginaali, joka näytti liian pientä marginaalia ao. asiakkaan kohdalla? Ja seuraavassa käskynjaossa tullut ohje laittaa katemarginaalitavoitteen alittaville asiakkaille hinnankorotuskirje? On toki luonnollista, että työvoima- ja/tai raaka-ainekustannukset ovat kohonneet. Asiakas kuitenkin helposti toteaa: Mitä ihmettä? Eikös meillä ole pitkäaikainen kumppanuussuhde, ja nyt taas pyydetään lisää rahaa?
Mitä syitä asiakkaalla on laittaa hankittavia nimikkeitä tarjouspyyntökierrokselle? On selvää, että yksi yhteinen syy löytyy molemmilta tahoilta: haetaan parempaa kannattavuutta yritykselle. Mikä sitten laukaisee asiakkaan kilpailutustarpeen? Asiakkaan ostajan tuolilta katsottuna usein asian pöydälle noston syyt ovat toimittajan epärealistiset hinnankorotusilmoitukset, heikko toimitusvarmuus (ts. myöhästymiset, laatupoikkeamat) tai vaikkapa uuden tuotteen vaatimat nimikkeet, joihin tarvitaan hinnat sekä sopimustoimittaja. Aktiivinen ostaja ottaa aika-ajoin kilpailutukseen eri tuote-, materiaali- ja palvelukategorioita, jotta näkee ajantasaisen markkinahinnan ja ymmärtää myyjien marginaalit. Muita syitä voi olla lukuisa määrä: ostajan liiketoiminta on muutoksessa – skaalautuu ylös tai alas tai kansainvälistyy, jolloin pitää olla myös toimitusketju mietittynä liiketoimintaa edistäväksi.
Surkein tilanne ostajan puolella on silloin, kun ei uskalleta tehdä vaihtoa, muttei myöskään ole kaivettu koskaan todellisia faktoja toimittajan vaihtoon liittyvistä kuluista, muutoksista tuotantoon, tuotteeseen tai riskitasoista.
Onko postilaatikkoon tullut kilpailutusviesti sitten uhka vai mahdollisuus? Miten siihen pitäisi suhtautua? Myyjä on aina innoissaan, kun saa tehdä tarjouksen – sehän on kriittinen askel kohti kauppaa. Joku totisempi myyjä voi toki miettiä, että kiusaako ostaja, kokeileeko kepillä jäätä vai kertooko ostaja tarjouspyynnöllä, että nyt on aito kilpailutilanne. Voiko ostaja aidosti vaihtaa toimittajaa? Sanoisin, että spekulointi pois ja älä myyjänä ainakaan vedä herneitä nenään jos asiakas on kiinnostunut kilpailuttamaan ja on hereillä. Lähtökohtaisesti ostaja haluaa pitää hyvästä toimittajasta kiinni ja on hyvin tietoinen toimittajan vaihdon aiheuttamista lisäkustannuksista. Juuri nämä mahdolliset muutokset tuleekin arvioida rahassa ja riskeinä. Surkein tilanne ostajan puolella on silloin, kun ei uskalleta tehdä vaihtoa, muttei myöskään ole kaivettu koskaan todellisia faktoja vaihtoon liittyvistä kuluista, muutoksista tuotantoon, tuotteeseen tai riskitasoista. Vaihto- ja muutoskustannukset pitää pystyä kuolettamaan saadun hinnanalennuksen muodossa, parantuneena palveluna, toimitusvarmuutena tai saatuna jonain muuna lisäarvona asiakkaan liiketoiminnalle. Saanko etumatkaa vanhana tuttuna toimittajana vai sainko tarjouspyynnön vain kohteliaisuussyistä? Onko asiakkaani jo kääntänyt kurssin kohti kilpailijoitani? Pitääkö antaa lopullinen tiukka hinta heti?
Jos johonkin ehtoon ei voi suostua, se pitää selkeästi tuoda julki ja antaa oma ehdotuksensa.
Otetaan hetkeksi ostajan jakkara alle ja katsotaan tätä tilannetta ostajan pöydän takaa. Ostaja arvostaa kerralla maaliin ajattelua, ettei tarvitse käyttää aikaa useisiin tarjouskierroksiin ja basaarihinnoitteluun. Joskus tilanne vaatii pyöräyttämään toisen tai kolmannen kierroksen, jotta kaikki kivet on käännetty ja myös ostajan asettamat kaupalliset sekä tekniset vaatimukset ovat varmasti kunnossa. Joissain tapauksissa on jopa hyödyllistä muodostaan kilpailutuksesta huutokauppa ja katsoa hinnoittelu loppuun asti - harkinnan mukaan ja pelisilmää hyödyntäen. Voin sanoa, että tarjouspyynnön palautusaikataulun noudattamisesta kannattaa pitää kiinni. Jos ostaja ei anna selkeää aikataulua, niin kannattaa tarkistaa aikataulu ostajalta. Ostaja on todennäköisesti käyttänyt aikaa ja osaamista tarjouspyynnön laatimiseen, joten tarjouspyyntödokumentti ”RFQ/tarjouspyyntö” kannattaa lukea todella tarkasti ja katsoa mitkä ehdot ostaja on siihen asettanut. Jos johonkin ehtoon ei voi suostua, se pitää selkeästi tuoda julki ja antaa oma ehdotuksensa. Toisaalta jos huomaat, että ostaja on unohtanut tärkeän määrityksen kaupallisista ehdoista tai tuotteen / palvelun spesifikaatiosta – nostat omia osakkeitasi tuomalla tämän esiin. Käsittelen tässä siis yksityisen puolen kilpailutuksia – selvyyden vuoksi mainittakoon.
Mikä merkitys on kilpailutuksen laajuudella? Onko tarjouspyynnössä otettu mukaan LCCS (Low Cost Country Sourcing) tai nykyisin käytettävä ilmaisu CCC (Cost Competitive Countries), mikä Suomesta käsin katsottuna käsittää myös Baltian ja Itä-Euroopan. Toimittaja ei välttämättä tiedä tarjouspyynnön saatuaan, mikä on tarjouspyynnön lähetyslaajuus. Tarjouspyynnön kielestä voi tietenkin jotain päätellä: jos tarjouspyynnössä on käytetty englantia, todennäköisesti haetaan tarjouksia laajemmalla otannalla myös kotimaan rajojen ulkopuolelta. Fiksu ostaja voi tosin tehdä lokalisoidut tarjouspyynnöt kohdemaan kielellä, joten tämäkään ei aina päde 100-prosenttisesti. Itsekin hyödynnän kilpailutustyökalua, jossa käyttöliittymä voidaan asettaa kunkin tarjouspyynnön vastaanottajan paikalliselle kielelle.
Jos ei anna tarjousta, ei voi saada kauppaa tai pitää nykyistä asiakasta, joten miksi jättäisi vastaamatta?
Tässä kohtaa kannattaa myös tarkastella, oletko tunnistanut oman yrityksesi vahvuudet, kilpailuedut sekä pystyt niitä hyödyntämään ja tuomaan asiakkaalle selkeästi esiin. Tarjouksessa ja sopimusneuvottelussa asiakkaan eli ostajan pitää pystyä diskonttaamaan nykyhetkeen myös tulevaisuuden hyödyt, jotta voi tehdä päätöksiä toimittajasta.
Meillä olisi monissa tapauksissa opittavaa julkisista hankinnoista. Aivan totta!
Onko ostaja listannut tarjouspyynnön täytteeksi tavoitteita toivelistana, joista neuvotella vai ovatko ne kiveen hakattuja vaatimuksia? Hakeeko ostaja aidosti toimittajan panosta vaatimusmäärittelyyn eli saako toimittaja antaa näkemyksensä tuotteesta tai palvelusta? Jos näin on, pitää antaa palaa ja hyödyntää tilaisuus. Ostajalla on vielä vaatimukset avoinna, ja nyt niihin on aito mahdollisuus vaikuttaa. Ostaja iteroi vaihtoehtoja, tarkentaa speksejä ja tekee useamman tarjouskierroksen. Tässä kannattaa olla mukana.
En tiedä onko kaukaa haettu, mutta työpaikkailmoituksissa on usein samantyyppisesti listattu vaatimuksia, eikä niistä kaikista pysty työpaikanhakija etukäteen päättelemään, onko jokin ehdoton vaatimus vai toive. Kummassakin tapauksessa tarve on kuitenkin täyttää paikka joko henkilöllä tai toimittajan tuotteilla ja palveluilla. Epätietoinen yleensä pääsee paremmin selvyyteen kysymällä asiasta ja tekemällä johtopäätökset sen jälkeen. Tai vain antamalla tarjouksen niistä tuotteista/palveluista ja niillä ehdoilla, joita voi tarjota ja muistaa ilmoittaa saatekirjeessä, miltä osin tarjous poikkeaa tarjouspyynnöstä. Ostajan pitää minusta reilun pelin hengessä laittaa tarjouspyyntö myös nykyiselle toimittajalle (siis edellyttäen, että toimittaja on kelvollinen yhteistyökumppani vs. toimittaja tullaan vaihtamaan joka tapauksessa) ja antaa mahdollisuus tarkistaa hintoja ja ehtoja. Nykyisen toimittajan tulee suhtautua tähän mahdollisuutena eikä vetäytyö bunkkeriin ja vetää herneitä nenään. Maailma muuttuu ja reagoidaan siihen. On myös yleistä, että lähtökohtana hintavertailulle on nykyhinta ja tarjouspyyntö laitetaan vaan kilpailijoille. Sitten päätetään nykyinen kaupankäynti ja siirrytään edullisemman tai parempaa palvelua tarjoavan toimittajan asiakkaaksi. Tämä taktiikka ei aina tuo parasta tulosta. Valveutuneet ostajat hyödyntävät laajaa valintakriteeristöä, jonka kertovat myös kaikille toimittajille tarjouspyynnössä. Meillä olisi monissa tapauksissa opittavaa julkisista hankinnoista, joissa vaatimukset joko täyttyvät tai eivät – ei kuitenkaan lähdetä nyt vertailemaan sen enempää yksityistä vs. julkista puolta.
Vastaamatta jättäneet jätetään helposti ulos myös seuraavista tarjouspyynnöistä.
Mielikuvalla on merkitystä pöydän molemmin puolin. Jos toimittaja jättää vastaamatta tarjouspyyntöön, tarkoittaako se automaattisesti sitä, että tarjouspyynnön kohteena olevat tuotteet tai palvelupyynnöt eivät kiinnosta? Vai onko niin, että ne eivät kuulu toimittajan valikoimaan? Fiksua on ilmoittaa ostajalle asian todellinen laita avoimesti. Seuraavalla kerralla ehkä jossain toisessa tarjouspyynnössä korrektisti toiminut toimittaja otetaan mukaan toimittajakandidaatiksi. Maailma muuttuu ja tilanteet elävät. Vastaamatta jättäneet jätetään helposti ulos myös seuraavista tarjouspyynnöistä. Mielikuva toimittajasta tai pikemminkin sen edustajasta muodostuu myös siitä, miten suhtautuu kilpailutuksen tulokseen, kun tarjous ei johtanut kauppoihin. Suomeksi sanottuna huonon häviäjän käyttäytymistä kannattaa välttää viimeiseen asti. Valitettavasti näihinkin puheluihin ja sähköposteihin välillä pääsee vastailemaan ja oikaisemaan toimittajan käsityksiä vääristä johtopäätöksistä. Tämä tarjoaa kuitenkin oppimismahdollisuuden molemmin puolin.
Kyllä. Mikä on parempi mahdollisuus toimittajan ja myyjän oppia? Useat toimittajat pyrkivät saamaan tietoa hävitystä kilpailutuksesta: paljonko hinta meni pitkäksi tai oliko jotain ehtoja, jotka nousivat kaupanteon esteeksi tai kuka kilpailijoista sai kaupan. Eihän ostaja voi ilmoittaa hintaeroja tarkasti, mutta toki suuntaa antavaa indikaatiota voi antaa, kun puhutaan yksityisen sektorin kilpailutuksista. Ylipäätään ilmoitus toimittajille kilpailutuksen lopputuloksen päätöksestä kuuluu ammattitaitoisen ostajan työnkuvaan. Palaan aikaisemmin esille ottamaani asiaan, pitääkö aina antaa mahdollisuus parantaa tarjousta, pitäisikö se kuulua vakioprotokollaan. Pitääkö toimittajan tietää, että tulossa on toinen kierros vai meneekö kerrasta poikki? Nämä päätökset kuuluvat ostajalle ja hän voi käyttää keinovalikoimaa tilanteeseen parhaalla katsomallaan tavalla.
Ulkoisen palvelun tuottajana olen saanut olla näköalapaikalla ja pureutua eri asiakkaiden hankinta- ja kilpailutusprojekteihin. Samat toimittajat ovat usein vastassa ja monesti myös samat toimittajan yhteyshenkilöt. Samalla oppii toimittajan työskentelytapoja ja kaiketi toimittajat oppivat minun tapani tehdä töitä ja neuvotella sopimuksia. Asiat pitää hoitaa korrektisti, että voi seuraavalla kerralla aloittaa kilpailutuksen ilman aikaisempia luurankopainolasteja. Tämä pätee molempiin osapuoliin. Kilpailutukset ovat osa kaupankäyntiä, johon tulee suhtautua luontevasti ja varautua kohtaamaan asia asiana muiden joukossa. Sisämarkkinat ovat tällä hetkellä pitkälti stabiilit eli orgaanista kasvua ei ole, vaan kysymys on markkinaosuuksien kasvattamisesta tai sopeuttamisesta. Tuleviin kilpailutuksiin pitää suhtautua aina mahdollisuutena voittaa kauppaa tai säilyttää nykyinen asema, vaikka sitten mahdollisesti pienemmällä marginaalilla. Pitää muistaa, että jos ostajayritys ei pidä kilpailukykyänsä yllä, saattaa noutaja jonain päivänä tulla ja kaupanteko loppuu.
Jään innolla odottamaan vastaavaa myyntihenkilön ajatuskulkua: miten ostajan pitäisi asennoitua myyjän yhteydenottoon ja mahdolliseen hinnankorotukseen?
Tässä vielä muutama käytännön vinkki perustuen omaan kokemukseeni kilpailutuksista ja yhteistyöstä toimittajaverkoston kanssa. Näitä ei pidä yleistää, mutta voit näiden pohjalta tarkastella omaa toimintaasi ja pohtia – miten toimit seuraavassa kilpailutuksessa.
