Mitä Lean-ajattelu on ja miten se kehittää yrityksen tai organisaation toimintaa?
Lean on ajattelutapa, jolla korostetaan asiakkaalle tuotettua arvoa. Hyvin yksinkertaistettuna yrityksen toiminnan keskiössä on Leanin oppien mukaan se, mikä on arvokasta myös ostavalle asiakkaalle. Asiakasnäkökulma on hyvin vahva, koska lopulta asiakas tekee liiketoiminnan kannalta olennaisimmat valinnat ja tuo rahat taloon: sen vuoksi yrityksessä onkin tärkeää oppia tunnistamaan asiakkaalle oikeasti arvoa tuottavat toiminnot.
Lean perustuu jatkuvaan kehittämiseen, lisäarvon tuottamiseen ja toisaalta turhien vaiheiden ja hukkien karsimiseen. Kun ajattelutapa otetaan yrityksessä tai organisaatiossa käyttöön, kaikki yrityksen liiketoimintaprosessit käydään läpi – tarkastelun alle tulee siis myös se, miten hankinta ja toimitusketju voidaan optimoida mahdollisimman sujuvaksi.
Keskeistä on halu luoda organisaatioon jatkuvan parantamisen kulttuuri, osallistaa koko organisaatio ja antaa henkilöstölle mahdollisuus olla mukana kehityksessä. On siis syytä huomioida, että Lean-ajattelu pätee organisaatioon kokonaisuudessaan, ei pelkästään sen johtoon.
Lean-ajattelun asiantuntija Matti Torkkeli kertoo, että Leanin tulisi olla organisaation ytimessä strategiaan linkitettynä toimintaperiaatteena.
“Lean-ajattelu tuo työhön usein uuden tulokulman, josta toimintaa tarkastellaan. Itse haluan korostaa, että Lean on tapa toimia ja erityisesti tapa johtaa.
Konsultoidessani olen törmännyt usein asenteeseen, että yrityksessä on kokeiltu Leania, mutta se ei syystä tai toisesta ole toiminut. Näissä tapauksissa on usein lähdetty viemään asioita eteenpäin väärällä tavalla – ihmisten osallistaminen on jäänyt tekemättä.”
Lean on lähtöisin autoteollisuudesta, mutta maailmanlaajuisen suosion saavuttaneesta filosofiasta on erinomaisia kokemuksia myös Suomessa useilla eri toimialoilla valmistavasta teollisuudesta aina terveydenhuoltoalaan ja pieniinkin yrityksiin. Lean ei siis enää ole vain teollisuuden ilmiö, vaan esimerkiksi useat kaupungit ja kunnat käyttävät sen periaatteita pohjana toimintansa kehittämisessä.
Lean tuo Torkkelin mukaan toimitusketjuun valtavasti positiivisia vaikutuksia:
- Toimitusaika: On esimerkkejä, joissa toimitusaikaa on voitu lyhentää jopa puolella ellei ylikin.
- Laatu: Kun standardoituja toimintamalleja viedään systemaattisesti eteenpäin, laatu paranee.
- Joustavuus: Toimitusaikojen lyhentyessä voidaan reagoida nopeammin asiakkaiden tarpeisiin.
- Resurssit Tavoite on tuottaa olemassa olevalla resurssimäärällä enemmän ilman, että kenenkään tarvitsee juosta.
- Jatkuva kehitys: Vierivä kivi ei sammaloidu – pysytään hereillä muuttuvassa ympäristössä ja osallistetaan koko henkilöstö kehittämiseen.
- Kilpailukyky: Tuotetaan tehokkaasti sitä lisäarvoa asiakkaalle, josta asiakas on valmis maksamaan.
- Henkilöstön hyvinvointi: Useiden tutkimusten mukaan Lean parantavaa henkilöstön hyvinvointia.
Hankinnan prosesseissa ja toimintamalleissa saattaa olla osa-alueita, jotka kuluttavat lähes huomaamatta runsaasti ylimääräistä aikaa. Prosessien sujuvuutta varten hankintatoimessa kannattaa lähteä liikkeelle strategiasta ja johtamisesta eri toimintojen näkövinkkeleistä, sillä ne ohjaavat kaikkea muuta toimintaa. Strategiassa määritetään vaikkapa se, miten joustava toimitusketjusta halutaan.
Esimerkiksi materiaalihankinnoissa saatetaan helposti mennä halvimman hinnan perässä, jolloin hankinnat ohjautuvat tyypillisesti Aasian suuntaan. Tämä taas merkitsee toimitusketjun ja -aikojen kasvua – eli kokonaiskustannukset eivät välttämättä olekaan lopulta niin edulliset.
On siis hyödyllistä selkeyttää, mikä toimintatapa on edullisin kokonaisuuden kannalta ja välttää osa-alueiden erillistä optimointia. Toimitusketjun alkupään toiminnossa nipistetystä viidestä minuutista saattaa helposti kasvaa viiden tunnin hukkatoiminto pidemmälle edetessä.
Torkkeli muistaa myös päinvastaisen esimerkin Leanin vaikutuksista työssä kuluvaan aikaan:
”Eräässä yrityksessä tuotteen valmistusprosessissa kului alun perin useita päiviä, ja tilaus meni ennen tuotannosta läpi ehkä viidessä päivässä. Kun toimintatapaa muutettiin, lopputuloksena oli, että tilattu erä saatiin tunnissa valmiiksi – tuotteen valmistusaika lyheni kappalekohtaisesti useista päivistä noin neljään minuuttiin.”
Lean-prosessi aloitetaan keskusteluista johdon, kuten esimerkiksi konsernijohdon tai tuotanto-organisaation johdon kanssa. Tavoitteena on selvittää, mitä yritys haluaa ja mitä se tavoittelee. Lähtökohtana on Torkkelin mukaan johdon aito sitoutuminen kehittämiseen, ja ilmapiirin osalta oleellista on huomioida, miten johtaminen näkyy organisaation lattiatasolla.
Ajattelutapa kulminoituu johtamiseen ja edelleen siihen, miten ihmiset osallistetaan ja otetaan huomioon. Lisäksi on tärkeää kommunikoida hyvin, missä auttaa kommunikointisuunnitelman laatiminen sekä säännönmukainen noudattaminen.
Jos yrityksen toimintaan liittyy toimitusketju, on luontevaa lähteä liikkeelle tuotannosta ja laajentaa siitä ulospäin eri toimintoihin. Eräs Leanin termeistä on arvokartoitus, jossa puretaan osallistujien kanssa nykytilaa yrityksen toimintamalleista ja luodaan samalla kuvaa, miten voitaisiin toimia. Samalla tunnistetaan hukkatoimintoja ja kipupisteitä sekä luodaan konkreettinen toimenpidelista, jota seuraamalla ollaan hankinnan ja toimitusketjun kehittämisen polulla.
On hyvä muistaa, että kyseessä on muutos, joka vaatii aikaa. Johtamisessa on huomioitava ihmiset muutoksen keskellä ja annettava tukea uuden ajattelutavan omaksumiselle. Tärkeää on myös ymmärtää, miten nykytilan toimintaa ja prosessia mitataan ja reagoida mitattuihin tuloksiin – konkreettiset tulokset ja yhdessä tekeminen innostavat jatkamaan eteenpäin.
Kehitys kumpuaa avoimesta ilmapiiristä. On syytä muistaa, että vaikka resurssien käytön tehostamisella vapautuukin henkilöstön työaikaa, Leanilla ei pyritä henkilöstövähennyksiin. Saavutettu "ylimääräinen aika" voidaan käyttää organisaatiossa kapasiteetin kasvattamiseen tai esimerkiksi toiminnan edelleen kehittämiseen.
Kun perusteet käydään selkeästi läpi ja ihmiset ymmärtävät, mistä Leanissa on kysymys, on vastaanotto Torkkelin mukaan yleensä innostunut.
”Kehityksessä ei ole kysymys siitä, että joku tekisi jotain väärin. Tärkeintä on kysyä, miksi ja miten toimitaan. Aina kun yhteisössä on avoin ilmapiiri, myös kehitys lähtee vauhtiin."
Torkkeli muistuttaa lopuksi, että Leania voi noudattaa erilaisissa organisaatioissa eri tavoilla.
"Tärkeintä on sisäistää Leanin keskeiset periaatteet ja miettiä, miten niitä voi soveltaa juuri omassa yrityksessä tai organisaatiossa. Jokainen yritys voi luoda Leanin avulla oman polkunsa, minkä myötä voidaan parantaa asiakaspalvelukykyä sekä luoda mahdollisuudet kasvaa sekä menestyä kansainvälisessä kilpailussa."
