Mitä kannattaa priorisoida yrityksen hankinnoissa vuonna 2022?

Vuoden 2022 alkupuoli on tuonut hankintojen maailmaan entistä enemmän haasteita, joita vastaan alan toimijat asiakkaineen ovat urhoollisesti kamppailleet. Jatkuvan koronaviruspandemian sekä viimeisimpänä poliittisen epävakauden tuoma epävarmuus heijastuu tällä hetkellä jokaiseen hankinnan osa-alueeseen materiaalien valmistuksesta toimitusketjujen kautta aina loppukäyttäjiin asti. Hankinta koostuu kuitenkin useista osa-alueista, ja hankalinakin aikoina yrityksen on mahdollista ottaa hankinnassa selviytymisen lisäksi myös […]

Lue lisää
Seuraa meitä
Kirjoittaja: Matti Torkkeli
 | 
7.2.2022

Menestyksekäs hankintojen kehittäminen – Miksi, mitä ja miten?

“Ei meillä ole mahdollisuuksia hankintojen kehittämiseen, kun aika ei riitä edes jokapäiväiseen tekemiseen!”
Kuulostaako liiankin tutulta? Juuri nyt monessa organisaatiossa on parhaillaan koko ajan armoton kiire ja niin sanottuja tulipaloja syttyy eri puolilla aiheuttaen yhä enemmän kiirettä. Milloin viimeksi olet pysähtynyt miettimään, miksi on kiire ja mikä kiireen aiheuttaa? Avainsana on miksi. Ei kuka, vaan aina miksi. Tällä tärkeällä kysymyksellä on valtava voima, kun se oivalletaan. Pysähdytään hetkeksi - edes tämän blogin ajaksi.

Milloin viimeksi olette pohtineet organisaatiossa yhdessä:

  • Mikä meillä toimii ja mikä ei?
  • Mikä ohjaa toimintaamme?
  • Miten toimimme yhdessä muiden toimintojen kanssa?
  • Onko meillä edellytykset suorittaa oma osuutemme kokonaisuudessa?
  • Mihin aikamme kuluu jokapäiväisessä toiminnassamme?
  • Miksi toimimme niin kuin toimimme?

Tässä listattuna muutamia avainkysymyksiä, joiden kautta voi lähteä herättelemään ajatuksia siitä, olisiko omassa toiminnassa kenties jotain kehitettävää.

Hankintojen kehittämisessä on kyse kokonaisuuden kehittämisestä

Hankintojen kehittäminen linkittyy aina suoraan yrityksen liiketoimintaan ja tavoitteisiin. Hankinnat eivät ole erillinen toiminto vaan yksi osa kokonaisuudesta, jonka pitää osaltaan varmistaa, että yrityksen liiketoiminnan tavoitteet saavutetaan. Keskeisiä asioita, joita tulee ottaa ottaa huomioon:

  • Kehittämisen strategia ja koko toimitusketjun hallinta
  • Kehittämisellä tulee olla selvät tavoitteet ja valtuutus toimia
  • Ollaanko aidosti valmiita haastamaan nykyistä toimintamallia ja yrityksen muutoskyvykkyyttä
  • Otetaan mukaan alusta alkaen oikeat henkilöt ja yrityksen eri toiminnot
  • Varmistetaan yhteinen sitoutuminen suunnitelmaan ja tuleviin muutoksiin

Näiden keskeisten asioiden kautta varmistetaan, että hankintojen kehittäminen ei ole ainoastaan hankinnan tai yrityksen johdon agendalla, vaan koko yrityksen agendalla. Jos näin ei ole, niin rehellisesti sanottuna kokonaisvaltainen hankintojen kehittäminen kannattaa siirtää hetkeksi taka-alalle ja laittaa perustukset ensin kuntoon. Mitä sitten tarkoittaa kokonaisvaltainen hankintojen kehittäminen? Oheinen kuva avaa hyvin tätä kokonaisuutta.

Kehittämisessä tulee ymmärtää hankinnan eri tasot strategisesta operatiiviseen ja käydä läpi toimintoja prosesseina - ei vain hankinnan osalta, vaan kokonaisuuden näkövinkkelistä.

Menestyksekkään hankintojen kehittämisen vaiheet

Vaihe 1: Nykytilan kartoitus

Lähtökohta on nykytilan kokonaisvaltainen ymmärtäminen, sillä se on perusta kaikelle kehittämiselle. Ilman panostamista nykytilan ymmärtämiseen koko kehittäminen voi lähteä jo alkuvaiheessa ”väärille urille” liian vahvojen näkemysten perusteella, jotka voivat olla peräisin hyvin subjektiivisesta näkövinkkelistä. Nykytilaa kannattaa tarkastella aina vähintäänkin kolmesta tärkeästä tulokulmasta:

  • Ihmiset ja organisaatio: Miten ihmiset kokevat toiminnan?
  • Prosessit: Miten toimimme yhdessä kokonaisprosessina?
  • Data: Mitä numerot kertovat meille toiminnastamme?

Kokonaisvaltaisen nykytilan kartoituksen perusteella tunnistetaan keskeiset kehityskohteet ja voidaan näin laatia selkeä suunnitelma kehittämiselle. Tyypillisesti nykytilan kartoituksessa tunnistetaan myös osa-alueita, joilla voidaan saavuttaa nopeilla toimenpiteillä ensimmäisiä konkreettisia kehitysaskeleita.

Vaihe 2: Kehittäminen

Kehittämisvaiheessa on erittäin tärkeää osallistaa ihmiset, eli koko organisaatio kehittämiseen. Tämä luo pohjan ja sitoutumisen uudelle toimintamallille, mikä on erittäin tärkeää muutoksen läpiviennissä. Kehittämisessä on tärkeää miettiä hankintoja kokonaisuutena ja miten se linkittyy yrityksen muihin toimintoihin eri tasoilla. Eli käytännössä miten sisäinen yhteistyö toimiin niin strategisella kuin operatiivisellakin tasolla. Molemmissa tasoissa eri toimintojen saumaton yhteistyö luo perustan kaikelle tekemiselle; strategisella tasolla kategoriajohtaminen ja operatiivisella tasolla päivittäisjohtaminen.

Kehittämisestä ei kannata tehdä liian teoreettista vaan pitää se mahdollisimman käytännönläheisenä. Mietitään mikä toimintatapa tai -malli toimii juuri oman kokoisessa organisaatiossa. Sitten kokeillaan ja opitaan, ja kehitetään lisää.

Vaihe 3: Jalkauttaminen

Loppuviimein kaikkein tärkein vaihe kehittämisessä on jalkauttaminen - asioiden käytäntöön vienti. Ilman tätä vaihetta edelliset vaiheet valuvat hukkaan ja saavat organisaatiossa aikaan turhautumisen. Selkeä yhdessä tehty suunnitelma, seuranta ja valmius tehdä muutoksia suunnitelmaan ihmisten osallistamisen kanssa ovat kaiken a ja o menestyksekkäälle kehittämisen matkalle.

Muista että tuloksellisuus edellyttää sitoutumista, yhteistyötä ja muutosherkkyyttä – kuuntele, motivoi ja sitouta!

Haluaisitko tietää kuinka tehostaa yrityksesi hankintoja?
Varaa itsellesi sopiva aika alta!
Teemme hankinnoista sinulle kilpailuedun.

ValueSource Partners Oy
Linnankatu 3A
20100 Turku
Y-tunnus: 2283239-3

Tel: +358 (0)10 420 1110
E-mail: info@values.fi
Ota yhteyttä
Tietosuoja
Miten voimme auttaa?
Vastaamme sinulle 24 tunnin sisällä.

    Seuraa meitä
    © All Rights Reserved 2022 ValueSource Partners Oy