Tee Hankintatoimen nykytila -testi maksutta ja ilman yhteystietojen jättämistä. Suorita testi täällä!
Ohjelmistohankintojen jälkimainingit – hankinnan huumasta lisenssirikkomuksiin

Ohjelmistojen hankinnasta on tullut monessa organisaatiossa arkipäivää, mikä on lisännyt ohjelmistojen valmistajien halua varmistaa, että ohjelmistoja myös käytetään lisenssiehtojen mukaisesti. Tämä näkyy yhteistyökumppanuuksissa asiakasauditointien kasvavana määränä.  Auditointien tarkoituksena on selvittää, onko asiakas noudattanut sopimuksessa olevia velvoitteitaan ja käyttänyt hankkimiaan lisenssejä sopimusehtojen mukaisesti. Lisenssirikkomukset saattavat aiheuttaa merkittäviä kustannuksia yritykselle, eli lisenssiehtojen noudattamisella voi olla huomattavaakin taloudellista […]

Lue lisää
Seuraa meitä
Kirjoittaja: Timo Nieminen
 | 
2.5.2022

Mitä kannattaa priorisoida yrityksen hankinnoissa vuonna 2022?

Vuoden 2022 alkupuoli on tuonut hankintojen maailmaan entistä enemmän haasteita, joita vastaan alan toimijat asiakkaineen ovat urhoollisesti kamppailleet. Jatkuvan koronaviruspandemian sekä viimeisimpänä poliittisen epävakauden tuoma epävarmuus heijastuu tällä hetkellä jokaiseen hankinnan osa-alueeseen materiaalien valmistuksesta toimitusketjujen kautta aina loppukäyttäjiin asti.

Hankinta koostuu kuitenkin useista osa-alueista, ja hankalinakin aikoina yrityksen on mahdollista ottaa hankinnassa selviytymisen lisäksi myös kehitysaskeleita tietyistä osa-alueista kiinni pitämällä.

Mitä kuluvalta vuodelta odotetaan tällaisessa hankinnan ja toimitusketjun hallinnan ristiaallokossa, ja miten mahdollisia karikoita voitaisiin välttää? Ja miten toimintaa voidaan kaiken tämän keskellä kehittää ja samalla selviytyä päivittäisistä haasteista?

Tässä blogitekstissä kertaamme ensin kahden pandemiavuoden aikana tärkeimmiksi todetut tekijät yritysten hankinnassa ja käymme sen jälkeen Hackett Groupin Procurement Key Issues 2022 -tutkimuksen avulla läpi prioriteetteja, joihin hankinnassa kannattaa kuluvana vuonna keskittyä. Prioriteetit vaihtelevat jokaisessa yrityksessä, ja tavoitteena onkin, että voit poimia tästä ajatuksia juuri omaan toimintaympäristöösi soveltuen.

Kahden vuoden aikana hankinnan päähuomio kääntyi halpuuttamisesta saatavuuden varmistamiseen

Olemme tiedustelleet viimeisen kahden vuoden ajan haastattelututkimuksilla, mitä kotimaisen valmistavan teollisuuden yrityspäättäjät ajattelevat hankinnoista ja mitkä sen osa-alueista nähdään vuosittain tärkeimpinä liiketoiminnan sujuvuuden kannalta. Seuraavassa tiivistettynä tuloksia molemmilta vuosilta.

Vuoden 2020 toukokuussa päättäjien mielestä tärkeimpinä osina yrityksensä hankintaosaston toiminnassa nousi kaksi tuttua tekijää: kilpailukykyiset hinnat sekä toimitusvarmuus. Nämä ovat toki tärkeitä perusmittareita aika lailla mille tahansa liiketoiminnalle. Kahden kärkitekijän lisäksi yrityksissä toivottiin tutkimuksen perusteella tasaista laatua sekä luotettavuutta omalta toimitusketjultaan.

Keväällä 2021 pandemian aaltoillessa ehdittiin jo varovasti toivoa paluuta normaaliin, mutta paluuta entiseen ei kuitenkaan päästy näkemään. Vuoden olennaisimmaksi tekijäksi sujuvassa hankinnassa nousi kyselyn mukaan toimitusvarmuus eli materiaalien saatavuuden varmistaminen. Toimitusvarmuuden lisäksi painoarvoa koettiin olevan oikeilla hankinnan osaajilla sekä toiminnassa säästetyillä kuluilla, joista jälkimmäinen oli tosin pudonnut prioriteettina huomattavasti – saatavuuden varmistaminen oli ylivoimainen ykkönen yli 70 % osuudellaan vaihtoehdoista.

2021 todellakin korostui, että toimitusketjun täytyy toimia myös poikkeusaikoina, sillä ilman luotettavaa tavarantoimitusta liiketoimintaa on hyvin hankalaa tai jopa mahdotonta pyörittää – saatikka vielä kannattavasti. Häiriöt materiaalien ja komponenttien saatavuudessa sekä toimitusketjuissa laajenivat viimeistään viime vuonna maailmanlaajuiseksi ongelmaksi, minkä vuoksi yritykset valitsivatkin saatavuuden varmistamisen selkeäksi kärkitekijäksi.

Mitkä sitten ovat hankinnan avaintekijöitä vuonna 2022?

Vuoden 2022 kääntyessä kohti kesää sekä pandemian jatkuminen että maailmanpoliittinen kriisitilanne ovat kääntäneet hankinnassa lyhyen aikavälin tavoitteet ja toimenpiteet kohti olennaista eli toiminnan säilyvyyttä ja luotettavuutta. Keskeisimpiä tekijöitä onnistuneessa hankinnassa ovat tällä hetkellä riskienhallinta ja viime vuodelta jatkuva saatavuuden varmistaminen, johon tarvitaan niin osaamista kuin runsaasti resurssejakin. Kuitenkin – mikäli kriisin myötä ei tehdä toiminnassa minkäänlaisia kehittämistoimenpiteitä, asiat eivät yksinkertaisesti korjaudu pidemmälläkään aikavälillä.

Hackett Groupin vuosittainen Procurement Key Issues 2022 -tutkimus tarjoaa jälleen kansainvälisen ikkunan hankinnan avaintekijöihin, jotka on tiivistetty 10 kohdan listaukseen. Käsittelemme tässä tiivistetysti muutamaa ensimmäistä kohtaa, joilla koemme olevan keskeinen rooli yritysten hankinnan kehityspanoksissa ja käytännön toteutuksessa tänä vuonna.

  • Riskienhallinnalla varmistetaan toimituksen jatkuvuus

Ykkösprioriteettina Key Issues -tutkimuksessa on liiketoiminnan kestävyyden parantaminen ja saatavuusongelmien vaikutusten minimointi tulojen ja kannattavuuden suojelemiseksi. Toimitusketjujen ongelmat ovat moninkertaistuneet myös Suomessa tänä keväänä, sillä pandemian rikkomat toimitusketjut eivät ole ehtineet edes korjautua ennen helmi-maaliskuussa alkanutta, täysin uutta ja erilaista kriisiä. Tilanteessa on oleellista tiedostaa toimitusketjun haasteet kokonaisuutena sekä se, miten eri osa-alueiden haasteet vaikuttavat yrityksen toimintoihin.

”Nopeus on valttia, mutta hätiköimällä eteen putkahtaa helposti vain lisää haasteita – toimitusketjuissa riskienhallinta on siis keskeisessä asemassa.”

Toimitusketjun sujuvuudessa ostolla on elintärkeä rooli, ja nykyisessä tilanteessa ostotoimintojen merkitys on vain jatkanut kasvamistaan. Ostoprosessit ja toimittajakentän rakenne tulisivat olla yrityksillä strategisesti kunnossa, jottei toimitusta vaarantavia pullonkauloja pääsisi syntymään. Kuitenkin todellisuudessa – ja viimeistään tänä keväänä – oston osa-alueella ns. paperilla toimivat parametrit eivät täysin vastaa todellisuutta tai niitä ei voida noudattaa vallitsevan tilanteen vuoksi, mikä taas johtaa helposti impulsiiviseen toimintaan. Kannattaa siis muistaa, että nopeus on valttia, mutta hätiköimällä eteen putkahtaa helposti vain lisää haasteita – toimitusketjuissa riskienhallinta on erittäin keskeisessä asemassa.

  • Digitalisaation laajentaminen hankinnan eri toimintoihin sekä analytiikan, mallinnuksen ja raportoinnin kehittäminen

Saatavuuden ja operatiivisen oston haasteiden keskellä on syytä muistaa, että myös toiminnan kehitysaskeleita tulisi pyrkiä luomaan. Keskeisinä tekijöinä tutkimuksessa mainitaan esimerkiksi digitalisaation laajentaminen mahdollistamaan toimintoja monipuolisesti sekä analytiikan, mallinnuksen ja raportoinnin kattava kehittäminen.

Siinä missä digitalisaatio tarjoaa merkittäviä hyötyjä jo mainittuun riskienhallintaan nopean yhteydenpidon sekä tiedon saatavuuden myötä, digitaalinen muutos tuo jatkuvasti huomattavia etuja myös hankintaorganisaatioiden palvelutarjontaan. Kehittyneiden tietojärjestelmien ja esimerkiksi mobiilisovellusten käyttö mahdollistaa tätä nykyä uusia palvelumalleja, minkä lisäksi rajoitettujen budjettien kentällä digilaitteiden tuoma älykkyys, palvelun nopeus ja asiakaslähtöisyyden parantaminen on ehdottomasti etu.  

Hankinnassa on myös huomioitava, että tässä tilanteessa menestyminen vaatii yhä enemmän IT-järjestelmähankinnan osaamista ja dataa – ennen kaikkea helposti ja nopeasti hyödynnettävää sellaista. Jotta toimitusketjut pysyisivät ajan tasalla ja työ olisi mahdollisimman kustannustehokasta, on tärkeää osata käyttää liiketoiminnasta saatavaa dataa tehokkaasti hyödyksi ja raportoida sitä myös jouhevasti eteenpäin. Tämä auttaa myös tulevien riskien ennakoinnissa sekä esimerkiksi inflaation vaikutusten mallintamisessa. Tämä kaikki nostaa entisestään IT-hankinnan roolia – sitä on jo joka puolella yrityksen liiketoiminnoissa aina hankinnoista henkilöstöhallintaan. Digitalisaation myötä hankintaosaamista vaaditaan kaikilla liiketoiminnan osa-alueilla – miten muuten valitset oikean järjestelmän, teet sopimuksen ja vieläpä käyttöönotto hoituu sutjakkaasti aina proof of conceptista jalkautukseen?

  •  Osaamisen yhteensovittaminen muuttuvien tarpeiden kanssa – nuoralla tanssia

Kolmantena tekijänä tutkimuksesta voidaan nostaa työntekijöiden osaamisen yhdistäminen bisnesmaailman jatkuvasti muuttuviin tarpeisiin. Hankintamaailma on jatkuvassa ja suuressa muutoksessa, ja nykyaikainen visio hankinnasta edellyttää osaamisen sekä käytännön tason tekemisen jatkuvaa vahvistamista. Tämä tarkoittaa edellä mainittujen riskienhallinnan sekä digitaalisaation lisäksi esimerkiksi sidosryhmien sitouttamisen parantamista, uusien taitojen omaksumista sekä ylipäätään sekä yrityksen että yksilöiden kehittämistä vastaamaan liiketoiminnan odotuksia. 

Muutokset vaativat hankinnan osaajilta ja organisaatiolta joustavuutta sekä kykyä sopeutua nopeaan kehitykseen ja uusiin liiketoiminta-alueisiin. Hankinnan ammattilaisten kysyntä onkin myös Suomessa tällä hetkellä jopa ylikuumentunut, ja hankinnan ammattilaisista käydäänkin kovaa vääntöä. Joillain yrityksillä on vaikeuksia palkata oston ammattilaisia IT-hankinnan ammattilaisista puhumattakaan. Hankinta ja sen kehittäminen ymmärretään siis tätä nykyä keskeisenä osana liiketoiminnan sujuvuutta, ja osaamisella on siinä tärkeä rooli. Voisi sanoa, että vihdoinkin, kun katsoo kehitystä hankinnan ammattilaisen näkökulmasta. Jotain positiivista siis näin haastavinakin aikoina.

Muita hankinnan prioriteettitekijöitä Hackett Groupin Procurement Key Issues -listauksessa ovat:

  • hankintakustannusten vähentäminen
  • hankintaorganisaation roolin merkitys liiketoiminnan strategisena neuvonantajana
  • kestävän kehityksen merkitys omassa ja toimittajien toiminnassa (noussut 4 sijaa vs. 2021)
  • hankinnan ketteryyden kehittäminen
  • hankinnan järjestelmien modernisointi (voidaan lukea osaksi digitalisaatiokehitystä)
  • sidosryhmien yhteistyön parantaminen ja liiketoimintalähtöisyys

Vaikka kaikilla näillä kyseisillä tekijöillä on varmasti paikkansa alati kehittyvässä hankinnan maailmassa ja sen myötä yritysten liiketoiminnan kohentamisessa, kannattaa pitää kiinni olennaisimmista tekijöistä, kun on tarkoitus luovia vakaasti monimuotoisten koitosten läpi.

”Hankinnan ammattilaisten kysyntä on myös Suomessa tällä jopa ylikuumentunut ja hankinnan ammattilaisista käydäänkin kovaa vääntöä.”

Kolmen vaiheen malli toimitusketjujen ja saatavuuden varmistamiseen

Miten niitä kehitysaskeleita lähdetään sitten ottamaan? Aika kohdistuu nykyhetkestä selviämiseen, mutta samalla kuitenkin kannattaa katsoa pari askelta pidemmälle. Hyvin suoraviivaisen kolmivaiheisen toimintamallin avulla voimme ennakoida mahdollisia riskejä, taklata saatavuusongelmia sekä ottaa samalla kehitysaskeleita hankinnassa. Tätä voi tehdä vain siten, että toimenpiteet skaalataan aina asiakkaan tilanteeseen ja tavoitteisiin.

Ensimmäinen osa toimintamallissa on tilanneanalyysi, jossa tunnistetaan yrityksen tavoitteet juuri nyt ja vallitsevat haasteet, kuten esimerkiksi myöhässä olevat ja vahvistamattomat tilaukset. Analyysivaiheeseen kuuluu lisäksi yrityksen oston toimintamallin sekä resurssitarpeen kartoitus, yritykselle sopivan toimittajakannan nykytilan ja kehityskohteiden tunnistaminen sekä organisaation ominaisuuksien, kuten muutoskyvykkyyden sekä sitoutumisen selvittäminen.

Analyysin jälkeen siirrytään suunnitelman laatimiseen. Tässä vaiheessa määritetään analyysin pohjalta toteutettava toimenpidesuunnitelma, valitaan asiakkaan avainhenkilöt sekä sovitaan toteutukseen käytettävä aika ja reunaehdot, kuten aikataulu, resurssit ja budjetti toimenpiteille.

Kolmannessa vaiheessa toteutetaan eli jalkautetaan suunnitelma käytännön tasolla. Tässä vaiheessa voidaan tehdä esimerkiksi markkinatutkimusta, tarjouspyyntöjä ja -vertailuja sovituilla kriteereillä sekä huolehtia operatiivisen oston resursseista ostotilausprosessissa. Toteutus vaihtelee toki asiakkaan tavoitteiden ja tilanteen mukaan – optimoimme toimintamallin saumattomaksi jokaisen asiakkaan kohdalla yksilöllisesti.

Viime vuodet ovat olleet ja myös kuluva vuosi on siis hankinnan kentällä kaikkea muuta kuin selkeä, mutta tulipalojen sammuttamisen lisäksi on mahdollista ottaa askeleita myös eteenpäin.

Haluaisitko tietää kuinka tehostaa yrityksesi hankintoja?
Varaa itsellesi sopiva aika alta!
Teemme hankinnoista sinulle kilpailuedun.

ValueSource Partners Oy
Linnankatu 3A
20100 Turku
Y-tunnus: 2283239-3

Tel: +358 (0)10 420 1110
E-mail: info@values.fi
Ota yhteyttä
Tietosuoja
Miten voimme auttaa?
Vastaamme sinulle 24 tunnin sisällä.

    Seuraa meitä
    © All Rights Reserved 2022 ValueSource Partners Oy