Olemme jo aiemmin listanneet blogissamme investointihankinnassa onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä. Aihe on edelleen erittäin ajankohtainen, minkä myötä päätimme päivittää vinkit investointihankintaprojektissa menestymiseen myös kuluvana syksynä.
Hankinnan osaamisen hyödyntäminen jo investoinnin suunnittelun alkuvaiheessa auttaa saamaan paremman käsityksen budjetista, mahdollisista riskeistä, potentiaalisista toimittajista, teknologiaratkaisuista ja saatavuudesta, joilla kaikilla on oleellinen vaikutus aikataulutukseen ja kustannuksiin.
Laadukkaan investointihankintasuunnitelman luominen on tärkeää aloittaa jo projektin alkumetreillä, jolloin kyetään tunnistamaan mahdolliset long lead time -komponentit tai -laitteet sekä eri osastojen tarpeet esimerkiksi lähtötiedoille. Näin priorisointi on helpompaa.
Mitä suuremmasta investoinnista on kyse, sitä enemmän menee aikaa tarkastaa potentiaalisten toimittajien taustoja ja sopivuutta teknisiin, laadullisiin ja vastuullisuuteen liittyviin vaatimuksiin. Saumattomassa yhteistyössä eri osastojen kanssa riskit ja mahdollisuudet saadaan aina parhaiten esille.
Investoinnissa voi olla jo yksistään useita suunnitteluosastoja ja osapuolia aina infrarakentamisesta teknologiavastuullisiin. Yhteistyö on siis suotavaa rakentaa sujuvaksi heti alussa konseptin suunnittelusta lähtien.
Hankintamallia suunniteltaessa on usein määrittävänä tekijänä investoinnin koko ja laajuus.
Usein lähdetään liikkeelle arvioimalla omat kyvykkyydet ja keskittymiskohteet omissa ydintoiminnoissa ja -osaamisessa. Ole jopa inhottavan rehellinen, kun arvioit tilannetta ja sopivinta toimintamallia – tarvittaessa kannattaa käyttää ulkopuolista ja puolueetonta asiantuntijaa apuna.
Näppisääntö on investointihankinnoissakin hyvin perinteinen – mitä enemmän panostat alussa, sitä paremmin hallinnoit kustannuksia ja aikataulua lopussa.
Investointihankintamallivaihtoehtoja on useita:
Kun investointihankintasuunnitelma on jo muotoutunut, seuraavaksi onkin jo kiire kartoittaa markkinat niin päälaitteille, teknologioille kuin myös vaikkapa rakentamiselle.
Tyypillisesti lähdetään hankinnan näkökulmasta liikkeelle RFP- eli Request For Proposal -kyselyn avulla, jonka kautta päästään kartalle markkinahinnasta ja toimittajien tilanteesta: onko heillä ylipäätänsä kiinnostusta tai tilauskirjojen puitteissa mahdollisuutta tai kapasiteettia tarjota investoinnin kohteena olevaa kokonaisuutta vai kenties vain osaa siitä?
Varauksellisuus kuitenkin kannattaa, sillä joskus toimittajat tulkitsevat kyselyn olevan esikarsinta pääsystä varsinaiselle, sitovalle tarjouskierrokselle. Sen myötä he saattavat tarjota poikkeuksen edullisen tarjouksen tai epärealistisen toimitusaikataulun, koska pyyntö on ollut nimensä mukainen – ehdotus eli budjettitarjous.
RFP-vaiheen valintaa ei tietenkään kannata nojata suoraan edullisimpaan hintaan, vaan huomioon on syytä ottaa laaja kattaus kriteerejä. Tekniset vaatimukset tulee täyttyä, ja lisäksi kriteereinä usein on toimittajan taustat, kyvykkyydet, resurssit, rajoitteet, referenssit, taloustilanne sekä korostuvassa määrin myös vastuullisuus.
Kuten olemme huomanneet, tilanteet maailmalla muuttuvat nopeasti ja nojautuminen vanhoihin hankintatietoihin saattaa aiheuttaa suurenkin virhearvion investoinnin suunnittelussa. Laitteiden toimitusajat ovat pidentyneet, ja toimitusaikojen ennakoitavuus on heikompaa kuin taannoin. Myös kustannukset pääsääntöisesti kasvaneet merkittävästi muutaman viime vuoden aikana.
Business case -laskelma kannattaa päivittää hankinnasta saatujen tarjousten perusteella, jottei investointihankinnan toteutusvaiheessa tule odottamattomia yllätyksiä. Tämä kannattaa pitää mielessä etenkin, kun investointilaskelman ja projektin aloituksen sekä toteuttamisen välillä on jo ehtinyt vierähtää aikaa. Kukaan ei halua, että projektin kustannukset lipsahtavat reippaasti budjetin yli tai aikataulu venyy hallitsemattomasti yli äyräiden – kukapa haluaisi uutta Logomon siltaa, kuten täällä Turuus vitsaillaan.
Investointihankinnan asiantuntijat rakentavat yhdessä eri organisaatioiden edustajien kanssa ammattimaiset tarjouspyynnöt ja määrittelevät niihin liittyvät speksit, vaatimuserittelyt, ehdot mahdolliselle sopimukselle sekä kaiken muun aineiston kelpoisuuteen liittyvän sisällön. Vain näin on mahdollista saada toimittajilta vertailukelpoiset ja vaatimukset täyttävät tarjoukset. Samalla avoimia kohtia eli mahdollista myöhempää lisätyötä jää mahdollisimman vähän, jos ollenkaan. Hätiköinti tässä kohtaa ei kannata ja jättää lisälaskutusmagneettia toimittajille.
Toimittajilta tulleet kysymykset ja niihin annetut vastaukset kannattaa kirjata sekä muistaa jakaa kaikille toimittajakandidaateille tarjouspyynnön aikana. Investointihankinnassa vakioitu tarjouspyyntömalli auttaa tarjouksen pyytäjää sekä toimittajaa hahmottamaan tarjouspyynnön laajuuden ja ehdot paremmin. Tietyt vaatimukset löytyvät aina samasta kohdasta tarjouspyyntöä tai tietystä liitteestä. Näin saadaan lyhennettyä tarjousaikaa, ja siten päästään nopeammin pureksimaan tarjouksia ja etenemään investointiprojektin kanssa. Suositamme, että tarjouspyynnön kohteen kuvaukseen pitää panostaa, sillä siihen sisältyy runsaasti eri tekijöitä – emmekä halua epäselvyyttä.
Ammattimaisesti laadittu tarjouspyyntö auttaa tilaajaa ja tarjoajaa määrittelemään omat osionsa ja vastuunsa, jolloin epäselvää vastuualuetta jää investointihankintaan mahdollisimman vähän. Tekniset vaatimukset ovat sitten oma lukunsa, mikä vaatii hankinnan edustajalta silmää vähintäänkin teknisten asioiden pintapuoliseen ymmärtämiseen ja saumattomaan yhteistyöhön suunnittelun sekä projektitiimin kanssa.
Tarjouksen yhteydessä usein vaadittava cost breakdown eli auki laskettu tarjouksen kustannusrakenne herättää toisinaan vastustusta toimittajissa. Se auttaa kuitenkin tilaajaa ymmärtämään, mistä kustannukset syntyvät. EPC-mallissa et toki pääse kiinni näihin yksityiskohtiin.
Myös tarjousten vertailussa tilaaja voi havainnoida, onko jollain toimittajalla mahdollisesti muista poikkeavat hankintakanavat materiaaleille ja komponenteille. Tämän paljastaa yleensä merkittävästi kalliimpi tai alhaisempi hinta muihin tarjoajiin verrattuna.
On kuitenkin enemmän sääntö kuin poikkeus, että toimitusten sisältöön halutaan tehdä muutoksia investointiprojektien aikana. Tällaisissa tilanteissa tilaajalle ei useinkaan jää muita vaihtoehtoja kuin hankkia muutostyöt valitulta toimittajalta – mikä taas kasvattaa tietysti hankintakuluja.
Muutoshallinnan taidoilla ja aktiivisella johtamisella on investointihankinnassa keskeinen merkitys, ja niiden avulla yhteisymmärrys muutoksen kustannuksista on helpommin saavutettavissa. Samalla on ensisijaisen tärkeää huolehtia, että sopimukseen on kirjattu selkeästi, miten muutokset käsitellään ja miten ne hyväksytään. Kukaan ei halua tilanteeseen, jossa projektin hyvä henki katoaa kinasteluihin muutoksien oikeellisuus sekä kustannuksista.
Tarjouspyyntökeskusteluun kannattaa ottaa mukaan useampia toimittajakandidaatteja, jotta markkinatilanne ja markkinahinta voidaan ymmärtää kattavasti. Aina näin ei tietenkään ole, jos teknologia on uniikkia, mutta yleensä vaihtoehtoja löytyy.
Liian suppea toimittajakandidaattien määrä saattaa kostautua myöhemmässä vaiheessa, mikäli neuvotteluihin edennyt toimittaja ei esimerkiksi pystykään toimittamaan luvattua kokonaisuutta. Usein suositeltavana ohjeena on vähintään kolmen kilpailevan tarjouksen vertailu ennalta sovituilla kriteereillä ennen sopimuksen allekirjoittamista valitun toimittajan kanssa.
Investointihankinnoissa valintaan vaikuttaa oleellisesti TCO eli Total Cost of Ownership, jossa huomioidaan investoinnin kustannukset sekä myös operatiivisen toimintavaiheen kustannukset varaosista ja huolloista aina energiankulutukseen.
Seurantapalaverit selkeyttävät toimittajan valintaa ja kohentavat kustannustehokkuutta, ja niissä tilaajalla on mahdollisuus hyödyntää toimittajien osaamista ja haastaa mahdollisuuksien mukaan toimittajien eri ratkaisuja.
Tämä ei tarkoita kritisointia vaan ennemminkin pyrkimistä löytämään vielä soveltuvampia ratkaisuja ja yhteistyön mahdollisten ongelmakohtien etsimistä. Jos investoinnin layout, konsepti tai muu toteutus on toimittajaperustainen, eli tilaajalla ei ole tiukkaa määritystä toteutukselle, tarjousten seurantapalaverit ovat entistä suuremmassa arvossa.
Tarjoukselle kannattaa rakentaa pisteytysperusteet julkisen puolen tavoin. Pisteytysperusteita voi olla useita sen mukaan, mitä halutaan painottaa. Kriteerit ja pisteytys määritellään hankinnan vetämänä yhteistyössä muun investointiorganisaation kanssa.
Vastuullinen hankinta on yhä enenevissä määrin yksi merkittävä kriteeri, jota tilaaja saattaa painottaa. Hiilijalanjäljen mittaaminen, HSE-asiat tai toimittajan aktiivisuus ja kyky kehittää konseptia on suuri etu, kun investointikohteen konseptia, pohjaratkaisua tai jotain muuta investoinnissa ei ole lyöty lukkoon tilaajan toimesta. Juuri seurantapalavereissa on mahdollista havainnoida toimittajan kyvykkyyttä innovoida ja kehittää ehdotustaan uudelle tasolle paremmin tilaajan tarpeita vastaavaksi.
Näillä vinkeillä ja kokemuksilla kohti onnistunutta investointihankintaa!
Juha Vieno on investointihankinnan ammattilainen, jolla on kertynyt jo 20 vuoden kokemus mm. Valmet Automotivelta, Caverionilta, Transtechilta ja Bronto Skyliftilta. Juha toimii parhaillaan vihreän siirtymän investoinnissa, jossa hänellä on vetovastuu asiakkaan kokonaistoimituksen määrittelyssä ja urakoitsijan valinnassa. Parhaillaan työn alla on hankintasuunnitelman laadinta sekä EPC-urakoitsijoiden kilpailutus. Tehtäviin kuuluvat tarjouspyynnöt, vertailut, sopimukset ja tietysti palaverit toimittajien, sisäisten yhteistyötahojen, engineering-osaston ja projektijohdon kanssa.
Emilia Nummi on investointihankinnan superammattilainen yli 10 vuoden ajalta, ja hänellä on taustallaan suunnittelutoimiston EPCM-projektien hankinnat mm. Rejlers Finlandin palveluksesta, Valmet Automotiven tehdasinvestoinneista sekä aivan viimeisimpänä työtehtävät kaivosteollisuuden ja aurinkovoiman parissa. Emilia työskentelee parhaillaan asiakasprojektissaan suunnittelutoimiston hankintatehtävissä, joissa pääpainona on vihreän siirtymän energian investointihankinnan suunnittelu ja toteutus.
Haluaisitko tietää, kuinka tehostaa yrityksen hankintoja?
Voimme auttaa – ota yhteyttä sähköpostitse, soittamalla tai jätä soittopyyntö.
Ville Salomäki
Growth Manager
Puh: 040 183 7338
E-mail: ville.salomaki@values.fi
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
