ValueSource Partners on vuoden 2023 Hankintayritys!
ValueSource halusi ottaa koko henkilöstön mukaan strategiamatkalle  

Työyhteisön pääseminen mukaan organisaation ”strategiamatkalle” ei ole itsestäänselvyys. ValueSourcen johdolle henkilöstön osallistaminen ja sitouttaminen liiketoimintastrategian rakentamiseen oli kuitenkin alusta asti tärkeää useista syistä.   Ketteränä matalan hierarkian organisaationa olimme tottuneet hyödyntämään asiantuntijoidemme kokemusta ja näkemystä. Tiedostimme, että ihmiset, meidän asiantuntijamme, ovat tärkein voimavaramme – kasvumme ja menestyksemme edellytys.   Lue, miten strategiatyömme prosessi eteni ja mitkä ovat […]

Lue lisää
Seuraa meitä

Näin onnistut investointihankinnoissa

12.12.2023
Lue kahden hankinnan asiantuntijan vinkit onnistuneen hankintaprojektin takaamiseksi.
  • Mitä kaikkea investointihankinnoissa kannattaa ottaa huomioon?
  • Millaisilla peliliikkeillä vältetään ylimääräiset kulut ja lisätyöt?
  • Miten toimittajakandidaateista valitaan juuri se itselle sopivin?

Tässä blogitekstissä esittelemme tärkeimmät vinkit investointihankintaprojektissa menestymiseen.

Vältä sooloilua – ota hankinta mukaan jo investoinnin valmisteluun

Hankinnan osaamisen hyödyntäminen jo investoinnin suunnittelun alkuvaiheessa auttaa saamaan paremman käsityksen budjetista, potentiaalisista toimittajista, teknologiaratkaisuista ja saatavuudesta, joilla kaikilla on oleellinen vaikutus aikataulutukseen ja kustannuksiin.

Laadukkaan hankintasuunnitelman luominen on tärkeää aloittaa jo projektin alkumetreillä, jolloin kyetään tunnistamaan mahdolliset long lead time -komponentit tai -laitteet sekä eri osastojen tarpeet esimerkiksi lähtötiedoille. Näin priorisointi on helpompaa.

Mitä suurempi investointi on kyseessä, sitä enemmän menee myös aikaa tarkastaa potentiaalisten toimittajien taustoja ja sopivuutta teknisiin, laadullisiin ja vastuullisuuteen liittyviin vaatimuksiin. Saumattomassa yhteistyössä eri osastojen kanssa riskit ja mahdollisuudet saadaan aina parhaiten esille.

Kartoita markkinatilanne ja starttaa investointihankinta RFP-kyselyllä

RFP- eli Request For Proposal -kyselyn avulla päästään kartalle markkinahinnasta ja toimittajien tilanteesta: onko heillä kiinnostusta tai tilauskirjojen puitteissa mahdollisuutta tarjota investoinnin kohteena olevaa kokonaisuutta vai kenties osaa siitä?

Varauksellisuus kuitenkin kannattaa, sillä joskus toimittajat tulkitsevat kyselyn olevan esikarsinta pääsystä varsinaiselle, sitovalle tarjouskierrokselle. Sen myötä he saattavat tarjota poikkeuksen edullisen tarjouksen, koska pyyntö on ollut nimensä mukainen – ehdotus eli budjettitarjous.

Kuten olemme huomanneet, tilanteet maailmalla muuttuvat nopeasti ja nojautuminen vanhoihin hankintatietoihin saattaa aiheuttaa suurenkin virhearvion investoinnin suunnittelussa. Laitteiden toimitusajat ovat pidentyneet ja kustannukset pääsääntöisesti kasvaneet merkittävästi muutaman viime vuoden aikana.

Business case -laskelma kannattaa päivittää hankinnasta saatujen tarjousten perusteella, jottei investointihankinnan toteutusvaiheessa tule odottamattomia yllätyksiä. Tämä kannattaa pitää mielessä etenkin, kun investointilaskelman ja projektin aloituksen sekä toteuttamisen välillä on jo ehtinyt vierähtää aikaa. Kukaan ei halua, että projektin kustannukset lipsahtavat reippaasti budjetin yli tai aikataulu venyy hallitsemattomasti yli äyräiden.

Ehkäise lisätyöt – pyri sisällyttämään tarjouspyyntöön kaikki oleellinen investoinnissa

Investointihankinnan asiantuntijat rakentavat yhdessä eri organisaatioiden edustajien kanssa ammattimaiset tarjouspyynnöt ja määrittelevät niihin liittyvät speksit, vaatimuserittelyt, ehdot mahdolliselle sopimukselle sekä kaiken muun aineiston kelpoisuuteen liittyvän sisällön. Vain näin on mahdollista saada toimittajilta vertailukelpoiset ja vaatimukset täyttävät tarjoukset. Samalla avoimia kohtia eli mahdollista myöhempää lisätyötä jää mahdollisimman vähän, jos ollenkaan.

Toimittajilta tulleet kysymykset ja niihin annetut vastaukset täytyy kirjata sekä muistaa jakaa kaikille toimittajakandidaateille tarjouspyynnön aikana. Vakioitu tarjouspyyntömalli auttaa tarjouksen pyytäjää sekä toimittajaa hahmottamaan tarjouspyynnön laajuuden ja ehdot paremmin. Tietyt vaatimukset löytyvät aina samasta kohdasta tarjouspyyntöä tai tietystä liitteestä. Näin saadaan lyhennettyä tarjousaikaa, ja siten päästään nopeammin pureksimaan tarjouksia ja etenemään investointiprojektin kanssa. Myös tarjouspyynnön kohteen kuvaukseen pitää panostaa, sillä siihen sisältyy runsaasti eri tekijöitä.

Ammattimaisesti laadittu tarjouspyyntö auttaa tilaajaa ja tarjoajaa määrittelemään omat osionsa ja vastuunsa, jolloin epäselvää vastuualuetta jää mahdollisimman vähän. Tekniset vaatimukset ovat sitten oma lukunsa, mikä vaatii hankinnan edustajalta silmää vähintäänkin teknisten asioiden pintapuoliseen ymmärtämiseen ja saumattomaan yhteistyöhön suunnittelun kanssa.

Investointihankinnassa kannattaa varautua myös muutoksiin

Tarjouksen yhteydessä usein vaadittava cost breakdown eli auki laskettu tarjouksen kustannusrakenne herättää toisinaan vastustusta toimittajissa. Se auttaa kuitenkin tilaajaa ymmärtämään, mistä kustannukset syntyvät. Myös tarjousten vertailussa tilaaja voi havainnoida, onko jollain toimittajalla mahdollisesti muista poikkeavat hankintakanavat materiaaleille ja komponenteille. Tämän paljastaa yleensä merkittävästi kalliimpi tai alhaisempi hinta muihin tarjoajiin verrattuna.

On kuitenkin enemmän sääntö kuin poikkeus, että toimitusten sisältöön aikana halutaan tehdä muutoksia investointiprojektien aikana. Tällaisissa tilanteissa tilaajalle ei useinkaan jää muita vaihtoehtoja kuin hankkia muutostyöt valitulta toimittajalta – mikä taas kasvattaa tietysti hankintakuluja. Muutoshallinnan taidoilla on investointihankinnassa keskeinen merkitys, ja niiden avulla yhteisymmärrys muutoksen kustannuksista on helpommin saavutettavissa.

Tunnista piilevät kulut

Sopimuksen marginaaliin jäävien kulujen piilotteluun on useita eri tapoja. Se voidaan esimerkiksi leipoa tuntihintoihin, piilottaa komponenttien ja laitteiden hintoihin tai sisällyttää projektin hallintakustannuksiin. Toimittajat saattavat ottaa ylimääräisiä katteita jopa kilometrikorvauksista, matka-ajasta tai päivärahoista.

Jotkut yritykset ovat ottaneet tavaksi tehdä näin hinnoittelussa jo lähtökohtaisesti. Ilmiö juontaa juurensa siihen, että toimittajana voi olla hankala alkaa keskustella puhtaasta voittomarginaalista, jos kaikki muut osa-alueet on hinnoiteltu omakustannushinnoitteluna. Kokenut ja investoinnin tunteva ostaja kuitenkin tunnistaa varmasti tällaiset temput ja osaa poimia ne esille.

Lopulta neuvottelupöydän molemmilla puolilla kyllä tiedetään, että yrityksen on tehtävä voittoa, jotta sillä on mahdollisimman hyvät edellytykset jatkaa. Niin pitääkin olla. Kyse on tilaajan ja toimittajan välisestä näkemyserosta eli siitä, mikä riittävä voittomarginaali on. Sen määrittelyssä auttavat monesti myös markkinatilanne eli kilpailijoiden antama hintataso.

Älä tee hätiköityjä päätöksiä – sopivin toimittaja valitaan perinpohjaisen vertailun ja keskustelun pohjalta

Tarjouspyyntökeskusteluun kannattaa ottaa mukaan useampia toimittajakandidaatteja, jotta markkinatilanne ja markkinahinta voidaan ymmärtää kattavasti.

Liian suppea toimittajakandidaattien määrä saattaa kostautua myöhemmässä vaiheessa, mikäli neuvotteluihin edennyt toimittaja ei esimerkiksi pystykään toimittamaan luvattua kokonaisuutta. Usein ohjeena onkin vähintään kolmen kilpailevan tarjouksen vertailu ennen sopimuksen allekirjoittamista valitun toimittajan kanssa.

Valintaa ei tietenkään kannata nojata suoraan edullisimpaan hintaan, vaan huomioon on syytä ottaa mahdollisimman monta muuttujaa, kuten toimittajan taustat, kyvykkyydet, resurssit, rajoitteet, referenssit ja taloustilanne. Samalla on hyvä selvittää, onko tilaajalla muita toimittajavalintaan vaikuttavia kriteereitä. Merkittävissä ja pitkäaikaisissa hankinnoissa valintaan saattaa vaikuttaa myös TCO eli Total Cost of Ownership.

Seurantapalavereissa varmistetaan investointiprojektin onnistuminen

Suurimmissa investointihankkeissa ainakin toiselle kierrokselle päässeiden toimittajien kanssa kannattaa käydä seurantapalavereita, mikäli resurssit sallivat. Seurantapalaverit selkeyttävät toimittajan valintaa ja kohentavat kustannustehokkuutta, ja niissä tilaajalla on mahdollisuus hyödyntää toimittajien osaamista ja haastaa mahdollisuuksien mukaan toimittajien eri ratkaisuja.

Tämä ei tarkoita kritisointia vaan ennemminkin pyrkimistä löytämään vielä soveltuvampia ratkaisuja ja yhteistyön mahdollisten ongelmakohtien etsimistä. Jos investoinnin layout, konsepti tai muu toteutus on toimittajaperustainen, eli tilaajalla ei ole tiukkaa määritystä toteutukselle, tarjousten seurantapalaverit ovat entistä suuremmassa arvossa.

Tarjoukselle kannattaa rakentaa pisteytysperusteet julkisen puolen tavoin. Pisteytysperusteita voi olla useita sen mukaan, mitä halutaan painottaa. Kriteerit ja pisteytys määritellään hankinnan vetämänä yhteistyössä muun investointiorganisaation kanssa.

Vastuullinen hankinta on yhä enenevissä määrin yksi merkittävä kriteeri, jota tilaaja saattaa painottaa. Hiilijalanjäljen mittaaminen, HSE-asiat tai toimittajan aktiivisuus ja kyky kehittää konseptia on suuri etu, kun investointikohteen konseptia, pohjaratkaisua tai jotain muuta investoinnissa ei ole lyöty lukkoon tilaajan toimesta. Juuri seurantapalavereissa on mahdollista havainnoida toimittajan kyvykkyyttä innovoida ja kehittää ehdotustaan uudelle tasolle paremmin tilaajan tarpeita vastaavaksi.

Näillä vinkeillä ja kokemuksilla kohti uusia onnistunutta investointihankintaa!

Tässä siis TOP 5 -vinkit investointihankinnassa onnistumiseen!

  1. Ota hankintaosaaminen mukaan jo investoinnin valmisteluun
  2. Muista saumaton ja aktiivinen aito yhteistyö eri osastojen välillä suunnittelusta aina käyttöönottoon
  3. Hyödynnä toimittajien osaamista – he ovat syystäkin alansa parhaita
  4. Laadi mitattavat kriteerit ja pisteytys – valinnan läpinäkyvyys kirkastaa koko prosessin
  5. Muista kerätä onnistumiset ja mokat talteen – opittavaa riittää, ja ympäröivä maailma muuttuu jatkuvasti!

Muutama sana kirjoittajista

Heikki Karppila on investointihankinnan ammattilainen jo yli 15 vuoden kokemuksella. Heikki toimii parhaillaan kahdessa eri investointiprojektissa hankintavastuullisena asiakastehtävissä Valmet Automotive EV Powerilla. Päivittäisiin tehtäviin kuuluvat tarjouspyynnöt, vertailut, sopimukset ja tietysti palaverit toimittajien, sisäisten yhteistyötahojen, tuotesuunnittelun ja vaikkapa talouspuolen kanssa.

Emilia Nummi on investointiprojektien ammattilainen yli 10 vuoden ajalta, ja hänellä on taustallaan suunnittelutoimiston edustajan EPCM-projektien hankinnat – prosessiteollisuus ja kaivosteollisuus ovat siis vahvasti läsnä. Emilia työskentelee parhaillaan asiakasprojektissaan suunnittelutoimiston hankintatehtävissä, joissa pääpainona on investointihankinnan suunnittelu ja toteutus.

haluaisitko tietää kuinka tehostaa yrityksen hankintoja?
Ota meihin yhteyttä!
Teemme hankinnoista sinulle kilpailuedun.

ValueSource Partners Oy
Linnankatu 3B
20100 Turku
Y-tunnus: 2283239-3

Tel: +358 (0)10 420 1110
E-mail: info@values.fi
Ota yhteyttä
Tietosuoja
Seuraa meitä
© All Rights Reserved 2024 ValueSource Partners Oy