Olemme lukeneet lehdistä useista epäonnistuneista tietojärjestelmäprojekteista, ja moni meistä on joutunut todistamaan niistä aiheutuneita haittoja organisaatioille.
Projektit koostuvat tunnetusti lukuisista vaiheista, joista yksi olennaisista on kilpailutus. Kilpailutusprosessilla on tärkeä merkitys hankintaprojektien käynnistämisessä, mutta myös siinä tulee ajoittain vastaan erilaisia ongelmia. Pahimmassa tapauksessa kilpailutusvaihe ohitetaan jopa tyystin.
Jokainen yritys haluaa olla oman alansa huippu. Huipulle pääsy ja siellä pysyminen kuitenkin edellyttää muun muassa laadukkaita järjestelmiä ja hyviä kumppanuussuhteita – ja siinä kilpailutuksen tehtävä nousee esiin.
Kilpailutukseen lähteminen edellyttää ylemmän johdon mandaattia hankinnalle. Hankkeen laskeminen auki ja alustava hyväksyntä ylätason budjetille on vahvistus sille, että hanke saa riittävän prioriteetin organisaatiossa.
Tämä auttaa myös sisäisen resurssoinnin allokoimisessa. Mikä olisikaan sen turhauttavampaa, kuin käyttää useiden ihmisten työaikaa 3–6 kuukauden ajan kilpailutukseen, joka ei kuitenkaan lopulta johda mihinkään? Tulokseton työ antaa helposti myös huonon kuvan toimittajille ja etenkin tapauksen toistuessa myös kolauksen asiakkaan uskottavuudelle.
Kilpailutus on aina oma projektinsa, ja siihen kannattaa valmistautua perusteellisesti.
Pohdi, mitä tavoittelet kilpailutuksella, millainen vaatimusmäärittely tukee omiin tavoitteisiisi pääsemistä ja ketkä soveltuisivat kilpailutusprojektitiimiin parhaiten. Paras yhdistelmä sisältää henkilöitä eri sidosryhmistä, kuten esimerkiksi IT:stä, hankinnasta, lakiosastolta ja liiketoiminnasta. Keskustele ja sovi sisäisesti rooleista ja vastuista kilpailutusprojektin aikana.
Ennen kilpailutusta on myös hyvä tutustua laajasti markkinoilla oleviin järjestelmiin ja toimittajiin salassapitosopimuksen puitteissa ja järjestää muutaman sopivimman toimittajan kanssa keskustelu- ja demosessio.
Tällaisten tapaamisten tavoitteena on saada lisätietoa toimittajien järjestelmien soveltuvuudesta omaan liiketoimintaympäristöön, ymmärtää hinnoittelumalleja ja auttaa hahmottamaan järjestelmissä olevia toiminnallisuuksia. Tämän vaiheen voi myös tehdä muodollisemmin lähettämällä toimittajille RFI:n (Request for Information) eli tietopyynnön ja kutsun tapaamisiin.
Projektin aikataulun laatimisessa on hyvä ottaa huomioon tarjouksen sisällön laajuus, toimittajien lukumäärä ja sopimusrakenne.
Prosessia kannattaa tehostaa pyytämällä toimittajilta järjestelmään liittyvät sopimusehdot katselmoitavaksi jo kilpailutuksen alussa sekä vastaavasti hyväksyntä omille sopimusdokumenteille. Sopimusneuvottelut syövät prosessissa usein eniten aikaa, ja mitä aikaisemmin ne pystytään aloittamaan ja mahdolliset showstopperit tunnistetaan, sitä jouhevammin prosessi saadaan aikataulussa maaliin.
Usein vaatimusmäärittely on vaihe, joka tuottaa eniten päänsärkyä sekä liiketoiminta- että IT-yksiköille. Asianmukaisiin vaatimusmäärittelyä ja hyväksymiskriteereiden kirjoittamista tukeviin materiaaleihin ja dokumenttipohjiin kannattaa siis panostaa. Sekä tekniset että toiminnalliset vaatimukset luovat pohjan kilpailutuksessa onnistumiselle. Investointi on pieni, mutta arvo suuri.
Toimittaja valmistelee vaatimusmäärittelyn pohjalta tarjouksensa, ja usein projektin ensimmäisessä vaiheessa määrittelyä vielä tarkennetaan ennen varsinaista rakennusvaihetta. Toimittaja vastaa siitä, että järjestelmä tuotetaan vaatimusmäärittelyn ja sopimusehtojen mukaisesti.
Voittavan tarjouksen kriteerit on hyvä laatia etukäteen, jotta myös toimittajat ovat tietoisia niistä RFP (Request for Proposal) -tarjoukseen vastatessa. Tarjousten pisteytys tehdään monesti yhdessä kilpailutusprojektitiimin kesken, tai vaihtoehtoisesti jokainen tiimiläinen voi pisteyttää ne itse, minkä jälkeen kokonaispisteet lasketaan yhteen.
Eri osa-alueiden painotuksia voidaan korostaa kertoimilla. Hyvä käytäntö on tehdä pisteytys jo ensimmäisten tarjousten läpikäyntipalavereiden jälkeen, jolloin toimittajajoukosta voidaan karsia selvästi heikoimmat tarjoukset pois. Vähiten pisteitä saaneita toimittajia on turha pitää prosessissa mukana loppuun asti.
Toimittajien on tärkeää ymmärtää, milloin he voivat vielä vaikuttaa lopputulokseen ja milloin mahdollisuusikkuna sulkeutuu. Tämän vuoksi on tärkeää, että hankinnan vetäjä johtaa toimittajapalavereita ja antaa palautetta tarjouksesta sekä kertoo selvästi, mitä seuraavaksi tapahtuu. Hyvä käytäntö on myös toimittajapalaverien laittaminen kalentereihin sekä läpikäyntien että palautesessioiden osalta jo RFP-prosessin alkutaipaleella.
Sujuva kommunikaatio, selkeä vaatimusmäärittely, molemminpuolinen kunnioitus ja jatkuva palaute ovat avaintekijöitä parhaan kilpailutustuloksen aikaansaamisessa.
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
