ValueSource Partners on vuoden 2023 Hankintayritys!
ValueSource halusi ottaa koko henkilöstön mukaan strategiamatkalle  

Työyhteisön pääseminen mukaan organisaation ”strategiamatkalle” ei ole itsestäänselvyys. ValueSourcen johdolle henkilöstön osallistaminen ja sitouttaminen liiketoimintastrategian rakentamiseen oli kuitenkin alusta asti tärkeää useista syistä.   Ketteränä matalan hierarkian organisaationa olimme tottuneet hyödyntämään asiantuntijoidemme kokemusta ja näkemystä. Tiedostimme, että ihmiset, meidän asiantuntijamme, ovat tärkein voimavaramme – kasvumme ja menestyksemme edellytys.   Lue, miten strategiatyömme prosessi eteni ja mitkä ovat […]

Lue lisää
Seuraa meitä

Onnistuneen IT-järjestelmäkilpailutuksen kulmakivet

Kirjoittaja: Hanna Uusi-Oukari
 | 
15.3.2023
Miksi kilpailuttaminen on niin tärkeää, ja mitä IT-järjestelmän kilpailutuksessa kannattaa muistaa onnistuneen lopputuloksen varmistamiseksi?

Olemme lukeneet lehdistä useista epäonnistuneista tietojärjestelmäprojekteista, ja moni meistä on joutunut todistamaan niistä aiheutuneita haittoja organisaatioille.

Projektit koostuvat tunnetusti lukuisista vaiheista, joista yksi olennaisista on kilpailutus. Kilpailutusprosessilla on tärkeä merkitys hankintaprojektien käynnistämisessä, mutta myös siinä tulee ajoittain vastaan erilaisia ongelmia. Pahimmassa tapauksessa kilpailutusvaihe ohitetaan jopa tyystin.

Kilpailutus vaatii taustalleen johdon tuen

Jokainen yritys haluaa olla oman alansa huippu. Huipulle pääsy ja siellä pysyminen kuitenkin edellyttää muun muassa laadukkaita järjestelmiä ja hyviä kumppanuussuhteita – ja siinä kilpailutuksen tehtävä nousee esiin.

Kilpailutukseen lähteminen edellyttää ylemmän johdon mandaattia hankinnalle. Hankkeen laskeminen auki ja alustava hyväksyntä ylätason budjetille on vahvistus sille, että hanke saa riittävän prioriteetin organisaatiossa.

Tämä auttaa myös sisäisen resurssoinnin allokoimisessa. Mikä olisikaan sen turhauttavampaa, kuin käyttää useiden ihmisten työaikaa 3–6 kuukauden ajan kilpailutukseen, joka ei kuitenkaan lopulta johda mihinkään? Tulokseton työ antaa helposti myös huonon kuvan toimittajille ja etenkin tapauksen toistuessa myös kolauksen asiakkaan uskottavuudelle.

Tutustu markkinakenttään ja kokoa monipuolinen tiimi

Kilpailutus on aina oma projektinsa, ja siihen kannattaa valmistautua perusteellisesti.

Pohdi, mitä tavoittelet kilpailutuksella, millainen vaatimusmäärittely tukee omiin tavoitteisiisi pääsemistä ja ketkä soveltuisivat kilpailutusprojektitiimiin parhaiten. Paras yhdistelmä sisältää henkilöitä eri sidosryhmistä, kuten esimerkiksi IT:stä, hankinnasta, lakiosastolta ja liiketoiminnasta. Keskustele ja sovi sisäisesti rooleista ja vastuista kilpailutusprojektin aikana.

Ennen kilpailutusta on myös hyvä tutustua laajasti markkinoilla oleviin järjestelmiin ja toimittajiin salassapitosopimuksen puitteissa ja järjestää muutaman sopivimman toimittajan kanssa keskustelu- ja demosessio.

Tällaisten tapaamisten tavoitteena on saada lisätietoa toimittajien järjestelmien soveltuvuudesta omaan liiketoimintaympäristöön, ymmärtää hinnoittelumalleja ja auttaa hahmottamaan järjestelmissä olevia toiminnallisuuksia. Tämän vaiheen voi myös tehdä muodollisemmin lähettämällä toimittajille RFI:n (Request for Information) eli tietopyynnön ja kutsun tapaamisiin. 

Määrittele realistinen aikataulu sekä vaatimukset

Projektin aikataulun laatimisessa on hyvä ottaa huomioon tarjouksen sisällön laajuus, toimittajien lukumäärä ja sopimusrakenne.

Prosessia kannattaa tehostaa pyytämällä toimittajilta järjestelmään liittyvät sopimusehdot katselmoitavaksi jo kilpailutuksen alussa sekä vastaavasti hyväksyntä omille sopimusdokumenteille. Sopimusneuvottelut syövät prosessissa usein eniten aikaa, ja mitä aikaisemmin ne pystytään aloittamaan ja mahdolliset showstopperit tunnistetaan, sitä jouhevammin prosessi saadaan aikataulussa maaliin.

Usein vaatimusmäärittely on vaihe, joka tuottaa eniten päänsärkyä sekä liiketoiminta- että IT-yksiköille. Asianmukaisiin vaatimusmäärittelyä ja hyväksymiskriteereiden kirjoittamista tukeviin materiaaleihin ja dokumenttipohjiin kannattaa siis panostaa. Sekä tekniset että toiminnalliset vaatimukset luovat pohjan kilpailutuksessa onnistumiselle. Investointi on pieni, mutta arvo suuri.

Toimittaja valmistelee vaatimusmäärittelyn pohjalta tarjouksensa, ja usein projektin ensimmäisessä vaiheessa määrittelyä vielä tarkennetaan ennen varsinaista rakennusvaihetta. Toimittaja vastaa siitä, että järjestelmä tuotetaan vaatimusmäärittelyn ja sopimusehtojen mukaisesti. 

Pisteytä tarjoukset ja valitse paras toimittaja juuri omiin tarpeisiisi

Voittavan tarjouksen kriteerit on hyvä laatia etukäteen, jotta myös toimittajat ovat tietoisia niistä RFP (Request for Proposal) -tarjoukseen vastatessa. Tarjousten pisteytys tehdään monesti yhdessä kilpailutusprojektitiimin kesken, tai vaihtoehtoisesti jokainen tiimiläinen voi pisteyttää ne itse, minkä jälkeen kokonaispisteet lasketaan yhteen.

Eri osa-alueiden painotuksia voidaan korostaa kertoimilla. Hyvä käytäntö on tehdä pisteytys jo ensimmäisten tarjousten läpikäyntipalavereiden jälkeen, jolloin toimittajajoukosta voidaan karsia selvästi heikoimmat tarjoukset pois. Vähiten pisteitä saaneita toimittajia on turha pitää prosessissa mukana loppuun asti.

Toimittajien on tärkeää ymmärtää, milloin he voivat vielä vaikuttaa lopputulokseen ja milloin mahdollisuusikkuna sulkeutuu. Tämän vuoksi on tärkeää, että hankinnan vetäjä johtaa toimittajapalavereita ja antaa palautetta tarjouksesta sekä kertoo selvästi, mitä seuraavaksi tapahtuu. Hyvä käytäntö on myös toimittajapalaverien laittaminen kalentereihin sekä läpikäyntien että palautesessioiden osalta jo RFP-prosessin alkutaipaleella.

Sujuva kommunikaatio, selkeä vaatimusmäärittely, molemminpuolinen kunnioitus ja jatkuva palaute ovat avaintekijöitä parhaan kilpailutustuloksen aikaansaamisessa. 

Muista siis nämä asiat seuraavan kerran, kun olet aikeissa aloittaa järjestelmäkilpailutuksen:

  1. Hae mandaatti kilpailutukselle.
  2. Kokoa kilpailutustiimi eri sidosryhmien edustajista.
  3. Panosta vaatimusmäärittelyyn.
  4. Aikatauluta ja kommunikoi.
  5. Pisteytä ja anna palautetta.
Haluaisitko tietää kuinka tehostaa yrityksesi hankintoja?
Varaa itsellesi sopiva aika alta!
Teemme hankinnoista sinulle kilpailuedun.

ValueSource Partners Oy
Linnankatu 3B
20100 Turku
Y-tunnus: 2283239-3

Tel: +358 (0)10 420 1110
E-mail: info@values.fi
Ota yhteyttä
Tietosuoja
Seuraa meitä
© All Rights Reserved 2024 ValueSource Partners Oy