Vaikka hankinnan asiantuntijapalvelu vaatii luonnollisesti strategista lähestymistapaa ja erityisesti selkeää viestintää, hyvin suunnitellulla ja toteutetulla aloituksella asiakkaan organisaatioon on helppo sujahtaa mukaan, haluttua arvoa voidaan alkaa tuottaa nopeasti ja pitkäaikaisen kumppanuuden rakentaminen voi alkaa.
Kumppanuuden kehittyessä myös startit helpottuvat ja asiakkaan aikaa säästyy, kun perehdytyksen hoitaakin palveluntarjoaja. Hankinnan asiantuntijapalvelun tavoitteena on siis päästä madaltamaan asiakkaiden leposykettä heti – suoraan syvään päätyyn hyppäämällä.
1. Valmistele startti
Laadi mukaan hyppäävälle hankinnan asiantuntijalle ensimmäisten viikkojen suunnitelma ja tavoitteet rooli ja organisaatiosi erityistarpeet huomioiden. Voit nimetä asiantuntijalle työyhteisöstänne mentorin, kuten esimerkiksi tulevan lähimmän kollegan tai esihenkilön.
ValueSourcella on yli kahden henkilön asiantuntijatiimeissä Team Leader, jonka rooli on toteuttaa työtehtäviin perehdyttäminen asiakkaalla ja näin sujuvoittaa aloitusta sekä vähentää samalla asiakkaan työmäärää uuden asiantuntijan aloittaessa.
2. Hoida työvälineet kuntoon
Varmista, että asiantuntijalla on kaikki tarvittavat välineet, kuten tietokone, puhelin ja toimistotarvikkeet. ICT-laitteiden tilausprosessi asiakkaillamme on yleensä 1–2 viikkoa. Kokoa tarvittavat aineistot, asiakirjat ja koulutusmateriaalit, joita asiantuntija voi opiskella myös itsenäisesti. Jos haluat, että ValueSource hoitaa työvälineet tai tehtävässä tarvittavat varusteet, se onnistuu toki!
3. Huolehdi pääsystä järjestelmiin ja tiloihin
Huolehdi, että asiantuntijalla on pääsy hankintajärjestelmiin, tietokantoihin ja muihin asiaankuuluviin sähköisiin työkaluihin, työn edellyttämät lisenssit sekä tarvittaessa avaimet ja kulkuluvat yrityksenne tiloihin. Varmista ja laadi tarvittavat sopimukset, kuten esimerkiksi laitesopimus, salassapitosopimus sekä hankintakäytännöt.
4. Käy olennaiset prosessit läpi
Käykää läpi hankintaprosessi hankinnasta ostotilauksen luomiseen, laskutukseen ja toimittajien hallintaan. Esittele asiantuntijalle tärkeimmät toimittajanne ja kumppaninne sekä avaa samalla organisaationne odotukset, tavoitteet ja suhteet näiden toimittajien kanssa.
5. Varmista soljuva vuorovaikutus
Kerro asiantuntijalle organisaationne tavoitteista, arvoista ja kulttuurista. Se auttaa häntä toimimaan osana tiimiänne ja yhteisöänne. Kutsu asiantuntija säännöllisiin palavereihin tiimin jäsenten ja esihenkilön kanssa verkostoitumisen ja viestinnän helpottamiseksi. Ulkoisen asiantuntijan kutsuminen mukaan asiakkaan tiimipäiville tai muihin yhteisiin tapahtumiin vain parantaa integroitumista.
6. Muista antaa säännöllistä palautetta
Yhteistyön kehittymisen ja parhaiden mahdollisten tulosten aikaansaamisen edellytys on säännöllinen palaute. Muista varata kalenteriin vähintään kuukausittaiset keskustelut asiantuntijan kanssa. On tärkeää, että annettuja tavoitteita myös seurataan ja tunnistetaan yhdessä mahdollisia kehitysalueita – näin opitaan jatkuvasti lisää ja yhteistyö sekä tulokset kehittyvät positiivisesti.
On myös hyvä tiedostaa, että ValueSourcen asiantuntijalla on koko Hankinnan Huippujengin osaaminen käytettävissään – taustalla on kollegojen tuki sekä toimittajarekisteri, jossa jo yli 4000 toimittajaa tunnistettuna. Tämä on käytettävissä asiakkaan hyödyksi ja asiantuntijamme kehittymiseksi työtehtävissään.
Tehokas startti on ehdottomasti yhteistyön aikaansaannosta!
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
