Tehokasta kilpailutusta

ValueSource Partners on toiminut LOGY:n Tehokas kilpailuttaminen -koulutuksen kouluttajana jo usean vuoden ajan ja itse vedin kurssin viime viikolla kolmatta kertaa. Kurssin osallistuja on hankintatoimen ammattilainen, joka on joko juuri siirtynyt hankintaan tai yhtä hyvin hän on voinut toimia erilaisissa hankintatehtävissä vuosikausia. Yhteistä osallistujille on kuitenkin halu haastaa ja kehittää itseään. Tämä on luonut hyvän pohjan keskustelulle, kokemustenvaihdolle ja yhdessä oppimiselle niin kurssilaisille kuin kurssin vetäjällekin. Mitkä tekijät siis luovat pohjan tehokkaalle kilpailuttamiselle?

Kaikki alkaa kilpailutusta edeltävistä kotiläksyistä

Kilpailuttaminen itsessään kuulostaa, ja joskus tuntuukin, suoraviivaiselta toiminnalta. Monessa yrityksessä hankintaprosessi edellyttää, että hankinnat kilpailutetaan ja tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle toimittajalle. Kun näin saaduista tarjouksista sitten valitaan edullisin, on ainakin ”löysät” otettu hinnasta pois ja saattaapa tämä jopa riittää hankintasäästöjen raportoinnin pohjaksi. Ammattilaiselle tämä on kuitenkin vasta hyvä alku ja keskusteluissa korostuvatkin ennen kilpailutusta tapahtuvat kotiläksyt:

• Hankinnan ja liiketoiminnan tavoitteiden synkronointi – hyvät tulokset vaativat hyvää yrityksen sisäistä yhteistyötä
• Tarvemäärittely ja sen haastaminen – kallista tuotteen tai palvelun speksiä ei halvalla saa, vaikka miten kilpailuttaisi
• Oikeaa strategiaa/taktiikkaa – on tunnistettava kategoriat, joissa kilpailutus toimii ja kategoriat, joissa esim. syvempi yhteistyö vähien toimittajien kanssa tuottaa paremman lopputuloksen
• Riittävä aika ja resursointi toimittajamarkkinoiden ja -vaihtoehtojen etsimiseen – tarjouspyyntöjen lähettäminen vain rajalliselle joukolle vakiintuneita toimittajia ei tuota parasta lopputulosta eikä uusia innovaatioita.

 "Käydyissä keskusteluissa korostuvat usein aivan muut hyödyt kuin ostokustannuksissa saavutettavat hinnanalennukset". - Mika Lahti

Kunnolliset prosessit ja työkalut

Tehokas kilpailuttaminen edellyttää kunnollista prosessia ja työkaluja, jotka tehostavat hankinnan työtä ja kommunikointia niin yrityksen sisällä kuin toimittajakentässä. Tarjouspyyntöpohjat, sopimusmallit ja jopa vertailutaulukot yrityksissä on rakennettu jo vuosia sitten, mutta kommunikoinnissa nojataan edelleen pitkälti perinteiseen sähköpostiin. Kilpailutustyökalut ovat kuitenkin kehittyneet jo niin hyviksi, että olisi aika hypätä pyörän selkään myös hankinnan kilpailutuksissa. Käydyissä keskusteluissa korostuvat usein aivan muut hyödyt kuin ostokustannuksissa saavutettavat hinnanalennukset. Työkalut tuovat ryhtiä omaan ja toimittajien toimintaan, pystytään hyödyntämään valmiita pohjia aiempaa paremmin, tarjoukset ja vertailut ovat koko tiimin käytössä, tarjousten vertailtavuus paranee jne.

Jalkautus varmistaa säästöjen realisoitumisen

Kilpailutusprosessi on usein kestänyt vähintään kuukausia ja usein jopa vuoden tai kaksi. Kun kovan työn jälkeen on saatu nimet paperiin, alkaa kaikilla prosessiin osallistuvilla olla jo takki tyhjä. Ja vasta silloin alkaa tulosten jalkautus, joka lopulta ratkaisee, syntyykö todellisia kustannussäästöjä vai jäävätkö tulokset vain raportoiduiksi ”hankintasäästöiksi” ilman todellista tulosvaikutusta. Tässä vaiheessa mitataan varsin konkreettisesti, miten hyvin hankinta on integroitunut yrityksen muuhun toimintaan sekä miten hyvin kilpailutuksen tulokset on saatu vietyä sopimuksiin ja yhteistyö käynnistettyä uuden toimittajan kanssa.

"Oman kokemukseni mukaan hankinnan johtamisessa oikeiden asioiden tekemisen lisäksi on oltava uskallusta jättää asioita tekemättä" - Mika Lahti

Hyvät tulokset vaativat oikeita valintoja hankinnassa

Kun kaksi päivää on vierähtänyt hankintateorian ja keskustelujen parissa, päällimmäiseksi nousee kaksi keskeistä ajatusta:

1. On paljon helpompi opettaa kuin toteuttaa teoriaa – huomioitavia asioita on paljon ja aina voisi tehdä enemmän, paremmin…
2. Koska aika ja resurssit hankinnassa ovat kortilla, on tehtävä oikeita valintoja – mitkä ovat kaikkien tärkeimmät kilpailutukset, missä on eniten säästöpotentiaalia jne.

Oman kokemukseni mukaan hankinnan johtamisessa oikeiden asioiden tekemisen lisäksi on oltava uskallusta jättää asioita tekemättä. Jatketaan sopimusta nykyisen toimittajan kanssa alueella, jossa kilpailuttamisella ei nyt saavuteta parempia tuloksia, keskitetään toimitukset aiempaa harvemmalle toimittajalle jne. Näillä ”pois-valinnoilla” ostetaan organisaatiolle mahdollisuus keskittyä niihin kilpailutuksiin, joissa saavutetaan merkittäviä yrityksen kilpailukykyä edistäviä tuloksia.

Kiitos kaikille niille kurssilaisille, jotka ovat omalla aktiivisella osallistumisellaan tehneet kurssien vetämisestä paitsi mukavan myös ammatillisesti kehittävän tapahtuman myös itselleni!