Arctia Oy on vastuullisten meripalveluiden edelläkävijä, joka vastaa Suomelle tärkeiden merireittien jäänmurrosta, väylänhoidosta ja merenmittauksesta.
ValueSourcen hankinnan interim-asiantuntija oli keskeisessä roolissa tilanteessa, jossa Arctian noin 420 työntekijän varustuksen takaava työvaatesopimus kaipasi päivitystä. Lisähaasteen muodostivat jäänmurron kausityöntekijät, joille hankittiin omia työvaatteita kausiluontoisesti.
Arctia päätyi hyödyntämään ulkopuolista hankinnan asiantuntijaosaamista resurssipulan vuoksi, ja valinta osui ValueSourceen hyvien kokemusten perusteella.
”ValueSourcen valinta perustui heidän hyvään maineeseensa. Olen nähnyt yrityksen toimintaa aiemmin eri projekteissa, ja tiesin, että kyseessä on todella ammattimainen ja hyvin hoidettu organisaatio”, kertoo Arctian konsernin hankintapäällikkö Ari Koivistoinen.
Ennen toimittajien lähestymistä ValueSourcen hankinnan interim-asiantuntija aloitti yhteistyön Arctian oman hankintaosaston, HR:n sekä työturvallisuusasiantuntijoiden kanssa käymällä läpi henkilöstön todelliset tarpeet.
Tuotenimikkeiden kirjava valikoima tiivistettiin selkeäksi mallistoksi, joka sisältää esimerkiksi kesä- ja talvitakit, housut, aluspaidat, high-vis-vaatteet sekä UV-suojatut paidat.
Kaikkiaan 33 vaatemallia kattaa noin 80 % henkilöstön tarpeista. Erikoistarpeet, kuten vaikkapa sukeltajien merinovillakerrastot, jätettiin malliston ulkopuolelle tapauskohtaisesti tilattaviksi.
Lisäksi jalkineiden ja käsineiden valikoima rajattiin 18 turvakenkämalliin sekä 26 suojakäsinemalliin, jotka kattavat kaikki työsuojelun määrittelemät tarpeet. Mallistoa päivitettiin myös turvallisuusvaatimusten osalta – esimerkiksi high-vis-vaatteiden näkyvyysluokka nostettiin yhdestä kahteen.
Työvaatemalliston ja tarpeiden määrittelyn jälkeen aloitettiin toimittajien lähestyminen. Tarjouspyyntö lähetettiin yhteensä kahdelletoista ehdokkaalle, joista puolet oli uusia.
Saaduista tarjouksista tehtiin hintavertailu, jossa verrattiin yksikköhintoja nykyisiin hintoihin sekä laskettiin hintojen spend-vaikutus aiemman menekin perusteella. Hintavertailun lisäksi vaatteiden laatu varmistettiin myös käytännön tasolla. Kaikista merkeistä pyydettiin näytteet, joita Arctian turvallisuusosasto testasi ja pisteytti tuntuman ja laadun perusteella.
Sopimuspohja lähetettiin tarjouspyynnön mukana toimittajaehdokkaiden kommentoitavaksi. Kommentit käytiin toimittajien kanssa läpi tarjousvaiheen aikana, mikä nopeutti merkittävästi lopullista allekirjoitusprosessia.
Lopulta Arctian työvaatteiden nykyinen päätoimittaja todettiin kokonaisuutena parhaaksi, minkä lisäksi he pystyivät malliston tiivistämisen ja hankintojen keskittämisen tulemaan vastaan hinnoissa. Niinpä yhteistyötä päästiin jatkamaan uuden, ajantasaisen sopimuksen pohjalta.
Onnistuneen työvaateprojektin jälkeen yhteistyö on laajentunut.
ValueSourcen hankinnan interim-asiantuntija on jatkanut Arctialla kone- ja talouskemikaalien kilpailutuksella sekä kiinteistöhuollon LVIRS-ammattilaisten kilpailutuksella. Lisäksi yhteistyössä on solmittu ja päivitetty toimittajasopimuksia Arctian sopimuskattavuuden parantamiseksi.
Yhteistyössä Arctialle rakennettiin myös uusi, vahvasti automatisoitu verkkokauppa. Keskeinen hyöty onkin Koivistoisen mukaan ollut toimintatavan muutos, jossa verkkokauppa tuotiin sujuvaksi työkaluksi vaatteiden, varusteiden ja muiden tuotteiden hankintaan.
”Vanhassa toimintamallissamme uusien vaatteiden hankintaa ohjasivat printatut mallistot ja lomakkeet, joihin merkkasimme rasteilla tarvittavat koot. Lopulta alukselle saattoi tulla esimerkiksi viisi L-koon vaatetta ilman tietoja niiden lopullisista käyttäjistä.”
Verkkokaupassa tilaus ohjautuu suoraan toimittajan keskusvarastolle, jossa automaatio hoitaa tuotteiden keräyksen, pussituksen ja lähetyksen. Nyt jokainen tuote saapuu perille nimettynä suoraan oikealle tilaajalle.
”Verkkokauppaa on alettu käyttämään jopa ruokatoimituksissa. Kun alus on merellä, miehistö voi tehdä verkkokaupassa tilauksen, joka odottaa sitten seuraavassa satamassa. Hyviksi havaittuja työkaluja on näin voitu alkaa hyödyntää laajemminkin, mikä on tuonut huomattavaa kustannustehokkuutta.”
Neljän kuukauden vaatehankintaprojekti päätyi tuottamaan Arctialle huomattavan vuotuisen säästön, joka kertyy useasta lähteestä.
Niitä ovat
”Yhteistyö on sujunut saumattomasti. Asiantuntija otti helposti ohjat prosessissa ja pääsi erittäin hyvin sisään Arctian toimintaan ja tarpeisiin. Kävimme keskusteluja päivittäin, ja tärkeintä olikin vuorovaikutuksessa se, että puhuimme samaa kieltä alusta alkaen,” Koivistoinen sanoo.
Rahallisen säästön ohella huomattava muutos on ollut selkeytynyt kokonaisuus: satunnaisista hankinnoista siirryttiin hallittuun mallistoon, jota on helppo ylläpitää ja jonka taustalla on ajantasainen sopimus.
Koivistoinen suosittelee ValueSourcen palvelua lämpimästi muillekin organisaatioille, jotka kohtaavat samankaltaisia haasteita hankinnoissa.
”Ei kannata vatvoa liian pitkään, kun omat resurssit eivät riitä. Yhteistyön myötä huomasimme, että hankinnan interim-asiantuntijasta on oikeasti merkittävä hyöty, ja sen myötä olemme pystyneet hyödyntämään hänen osaamistaan muuallakin”, Koivistoinen summaa.
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.