Turku Energia oli jo tunnistanut varsin kattavasti hankintatoimen lähtötilanteen sekä hankintamenojen jakauman. Tiesimme siis, mistä lähdetään liikkeelle, ja tavoiteasetanta oli alusta alkaen selvä. Hankinnan roolitus ja ohjeistus nähtiin kehitysmahdollisuudeksi kohti tehokkaampaa ohjattavuutta sekä mitattavuutta. Järjestelmien hyödyntäminen nähtiin kehitysaskeleena, joka muuttaa toimintamalleja merkittävästi tulevaisuudessa. Aikatauluksi määritettiin elo-joulukuu 2019.
ValueSource vastuuasiantuntija toimi prosessin fasilitaattorina, mutta varsinainen kehitystyö tehtiin yhdessä asiakkaan projektiryhmän kanssa, joka kokoontui syksyn aikana seitsemään työpajaan. Tehtävät sekä työpajat suunniteltiin ja aikataulutettiin heti projektin alussa ja vietiin läpi ennalta sovitun aikataulun mukaisesti. Työpajat sovittiin heti koko syksylle, jotta avainhenkilöiden ajankäyttö ja osallistuminen saatiin varmistettua. Syksyn aikana toteutettiin työpajojen lisäksi avainhenkilöiden haastattelut, data-analyysit ja kysely hankintaan osallistuville henkilöille organisaation kehitysideoiden ja -tarpeiden tunnistamiseksi. Näiden pohjalta projektissa määriteltiin Turku Energialle uusi hankintastrategia, hankinnan toimintamalli sekä tiekartta kehityksen toteutukseen seuraaville vuosille. Prosessi, työpajat ja lopputulos pyrittiin pitämään mahdollisimman käytännönläheisinä.
Hankintastrategia, toimintamalli ja tiekartta kehitykselle määritettiin sovitussa aikataulussa. Onnistumisen avain oli asiakkaan avainhenkilöiden aktiivinen osallistuminen ja sitoutuminen projektiin. Tämä varmisti sen, että valittu strategia ja toimintamalli heijastaa Turku Energian liiketoimintavaatimuksia ja nivoutuu organisaation yleiseen toimintamalliin. Samalla on toivottavasti onnistuttu luomaan hyvät lähtökohdat uuden toimintamallin jalkautukselle, mikä lopulta ratkaisee saavutetaanko tavoitellut parannukset liiketoiminnassa. Työn tulokset esitettiin aikataulun mukaisesti johtoryhmässä 1/2020 ja toimeenpano on käynnistetty.
