Lisääntyneen digitalisaation myötä PoC:it (Proof of Concept eli ratkaisun/konseptin todennus) ovat tulleet yleiseksi tavaksi kokeilla yhteistyötä erilaisten ekosysteemi-kumppaneiden ja -toimittajien kanssa. Pelkät applikaatiodemot eivät enää riitä ostavalle organisaatiolle. Teoriat ja konseptit halutaan näyttää ja kokea todeksi ratkaisulle suunitellussa ympäristössä. Mitä tämä tarkoittaa hankinnalle? Ongelma vai mahdollisuus?
Mielestäni PoC:it on erittäin hyvä tapa tutustua sekä todentaa uusia ratkaisuja ennen varsinaista hankintapäätöstä. Ennen kuin sitoudutaan johonkin tiettyyn järjestelmään ja pitkäaikaiseen yhteistyöhön, on hyvä testata ensin pienessä mittakaavassa. PoC:t nähdään nopeana ja edullisena tapana testata erilaisia ratkaisuja johonkin liiketoiminnassa määriteltyyn tarpeeseen. Ensin aloitetaan pienellä kokeilulla, ja jos kokeilu ei toimi tai jos loppukäyttäjiä ei vain ratkaisu kiinnosta, homma loppuu siihen. Eipä siihen silloin ihan hirveästi hukattu aikaa eikä resurssejakaan. Testaaminen PoC:lla on myös hyvä tapa saada paljon arvokasta tietoa ja ymmärrystä omista todellisista tarpeista, vaikka PoC:in lopputulos olisikin, ettei hankintaa tai projektia jatketa.
Hankinnan ammattilaisen olisi hyvä olla mukana jo PoC-vaiheessa ja aiheesta käydyissä keskusteluissa mahdollisten toimittajien kanssa. Jos nimittäin PoC-projekti onnistuu, liiketoiminta haluaa usein aloittaa laajemman kaupallisen yhteistyön toimijan kanssa mahdollisimman pian. Skaalaava ostosopimus pitäisi saada silloin aikaiseksi todella nopealla aikataululla. Mikäli hankinta ei ole ollut PoC-vaiheessa mukana, tilanne voi olla vähemmän suotuisa. Tässä vaiheessa toimittajan kanssa voi tulla esiin hyvinkin erilaisia odotuksia kaupallisesta yhteistyöstä ja sopimusehdoista ellei asioista olla keskusteltu jo ennen PoC vaiheen alkamista.
Myös aivan liian usein toimittajan kanssa sopiminen jää vain PoC:n sisältöä koskeviin asioihin. Toisaalta ei ole realistista ajatella, että kaiken kattava sopimus saataisiin aikaan PoC-toimittajan kanssa ennen yhteistyön alkua. Eikä sellaiseen ole tarvettakaan, koska ollaan vasta kokeiluvaiheessa. Mutta miten yhtälö sitten pitäisi ratkaista? On selvää että PoC:eja tullaan tekemään tulevaisuudessa lisääntyviä määriä ja liiketoiminnan vaateet agileista toimintamalleista lisääntyvät. Hankinnan ammattilaisten ei pidä jäädä näistä tärkeistä projekteista syrjään.
"PoC projetissa hankinnan ammattilaiset voivat ehdottaa sopimusrunkoa sekä katsoa tarjoukset ja poimia sieltä pois pahimmat riskit" - Anne Takkunen
Mielestäni paras ratkaisumalli olisi, että PoC toimittajan kanssa sovittaisiin etukäteen edes perusasiat. Erityisen tärkeää tämä on, jos toimittajalla ”teetetään” jotain uutta liiketoiminnalle. Minimissään olisi tärkeää, että immateriaalioikeuksien omistus- ja käyttöoikeusasiat (IPR:t) sovitaan heti alussa. Myös PoC-vaiheen mittarit pitää olla selkeästi mietitty ja kommunikoitu toimittajalle. Sen lisäksi olisi hyvä käydä keskustelu siitä, mitkä PoC-vaiheen jälkeiset skenaariot voivat olla. Jos esimerkiksi tahtotila on kilpailuttaa skaalaava järjestelmä, vaikka valitun PoC toimittajan toteuttama ratkaisu täyttääkin mittarit, pitäisi tästä tiedottaa etukäteen.
Kuten muissakin liiketoiminnan hankinnoissa, myös PoC:ssa hankinnnan ammattilaisen mukanaolo olisi erittäin suotavaa. Itse PoC-projektiin hankinnan ammattilaiset pystyvät ehdottamaan tilanteeseen sopivaa sopimusrunkoa sekä katsomaan tarkalla silmällä toimittajan PoC-tarjoukset ja poimimaan sieltä pois pahimmat riskit (budjetin ylitys, projektin viivästymiset). Samalla myös varmistetaan, että yllämainitut, etukäteen sovittavat asiat tulevat varmasti käytyä läpi sekä sisäisesti että toimittajan kanssa.
Kun PoC-sopimus on tehty, hankinnan on tärkeää muistaa seurata PoC-projektin edistymistä ja keskustella siitä liiketoiminnan kanssa. Jos PoC alkaa näyttää lupaavalta, laajemman hankintasopimuksen neuvottelu tai mahdollisesti uusi kilpailutuskierros on järkevää aloittaa mahdollisimman aikaisin. Valitettavasti monessa hankintaorganisaatiossa tälle tärkeälle seurantatyölle tarvittava aika jää usein melko vähäiseksi. Jos tätä seurantaa tehdään, PoC-projektit ovat hankinnalle erittäin hyvä mahdollisuus päästä aikaisessa vaiheessa mukaan skaalaavan järjestelmän hankintaan. Millaisia kokemuksia sinulla on PoC:sta?
