Kun yrityksen johdossa herätään kehittämään hankintaa, tärkeä kehitysaskel on hankintastrategian laatiminen. Miten strategiaprosessia kannattaa viedä yrityksessä eteenpäin? Torkkelin Matti on kokenut hankinnan asiantuntija ja toteuttanut ValueSourcella lukuisia hankintastrategian työstämiseen liittyviä asiakasprojekteja. Tutustu miten Matti näkee strategiaprosessin toteuttamisen ja mitä projekteista saadaan irti!
Hankintastrategiaa ja uutta toimintamallia lähdetään usein kehittämään yrityksen johdon aloitteesta, kun ylimmässä johdossa on havahduttu hankinnan piilevään potentiaaliin tai halutaan tunnistaa mahdollinen potentiaali. Muutosaloite voi tulla myös hankintajohdolta, mutta strategiaprosessin aloittamiseen tarvitaan aina johdon tuki ja sitoutuminen. ValueSourceen ottaa yleensä yhteyttä sellaisten yritysten toimitusjohtaja tai talousjohtaja, joiden hankintojen määrä vaihtelee vuodessa yksittäisistä miljoonista ja satojen miljoonien eurojen välillä. Asiakkaat kaipaavat ulkopuolista näkemystä ja osaamista tilanteensa parantamiseksi. Tavoitteita on tunnistettu, mutta resursseja ja omaa osaamista asian läpivientiin omin voimin ei ole. ValueSourcen osalta onneksi sana on kiirinyt ja projekteja on riittänyt kiitettävästi.
"Asiakasprojekteissa on huomattu, että yritysten johdolla ei useinkaan ole riittävää näkymää hankintaan ja sen todelliseen nykytilaan - ei edes säännöllistä raportointia - valitettavasti", toteaa Matti Torkkeli. Tämän puuttuminen on oikeastaan vähintäänkin outoa, sillä hankinnat vastaavat usein noin 60-80% yrityksen liikevaihdosta. Siitä huolimatta hankinnoista vastaa yrityksissä vain muutama henkilö eli epäsuhta on ilmeinen.
Strategiaprosessin alkaessa johdolla on kyllä aavistus siitä, ettei yrityksen hankintaa vielä johdeta riittävän kokonaisvaltaisesti: prosesseja ei ole määritelty ja nykyiset resurssit tai osaaminen eivät riitä johtamiseen. Tästä sitten lähdetään eteenpäin. "Olemme todenneet hyväksi käytännöksi jakaa strategiaprosessin selkeästi kahteen osaan:
Aloitamme hankintastrategian laatimisen aina nykytilan kartoittamisella. Varaamme tähän vaiheeseen 5-10 päivää, joista muutaman päivän konsulttimme viettää paikan päällä mm. haastatellen hankintoihin osallistuvat avainhenkilöt ja tutustuen asiakkaan toimintaan. Sen jälkeen pyöritämme data-analyysejä, joissa analysoimme hankintamenot viimeisten 12-36 kuukauden ajalta ja teemme yhteenvedon tilanteesta. Tältä pohjalta voi jo tunnistaa alustavaa potentiaalia ja ne ilmeisimmät hankinnan kehityskohteet, toteaa Matti. "Usein haasteena ovat valtava, hajautunut toimittajamäärä, jota on vaikea hallita sekä prosessien puute. Kun meille on syntynyt näkemys tilanteesta, sovimme mihin seuraavassa vaiheessa keskitymme. Prosessiamme muokataan aina yrityksen tilanteen mukaan."
Varsinaisessa strategiatyön vaiheessa määritellään yritykselle uuden hankintastrategian ja hankinnan toimintamalli. Projektiin nimetään osallistujat, joista osa on hankintahenkilöstöä, mutta suurin osa muiden funktioiden edustajia eli liiketoiminnan päättäjiä - usein myös vahva osanotto yrityksen johtoryhmästä, mikä antaa potkua projektin etenemiseen. ValueSource on vetäjän roolissa ja haastamassa osallistujia. Samalla projektiin saadaan ulkopuolinen näkemys ja lisää hankintaosaamista. "ValueSourcen konsulttia voi verrata fysioterapeuttiin, joka auttaa potilastaan kuntoutumaan – lopulta saavutettava tulos korreloi kuitenkin vahvasti ”potilaan” oman sitoutumista ja työntekoa." Työ tähtää pysyviin muutoksiin ja asiakkaan kehittymiseen.
Itse strategiaprojekti koostuu sarjasta työpajoja sekä työpajojen välillä tehtävistä selvityksistä, analyyseistä sekä muista sovituista tehtävistä. Osallistumisaktiivisuus on työpajoissa ollut Matin mukaan jopa hämmästyttävän hyvä - myös johdon osalta. Hankinnankin puolella ollaan iloisia siitä, että “Vihdoinkin joku kiinnittää huomiota näihin asioihin.” Toimiva työpaja on puolen päivän sessio. Joskus pidetään työpajaa koko päivän, jos osallistujia tulee pitkän matkan päästä. Tärkeää on, että tapaamisilla on selkeä agenda ja materiaalit, ja että saadaan porukat puhumaan yhteisestä aiheesta. Yleensähän hankinnan strategiasta ei ole yrityksissä keskusteltu. Jokaisella on siitä kyllä oma henkilökohtainen käsityksensä, mutta se big picture ja yhteinen hankinnan tilannekuva puuttuu. Keskustelut auttavat myös sitoutumaan kehittämistoimiin. Ahaa-elämyksiäkin tulee: “Hetkinen, käytämmekö näin paljon rahaa hankintoihin?” ja “Voi hemmetti, kyllähän meidän pitää laittaa tämä kuntoon.”
Mitä yleisiä hankinnan haasteita on huomattu yrityksestä toiseen?"Käytännössä lähes kaikissa yrityksissä hankinta on aliresurssoitua suhteessa siihen taloudelliseen potentiaaliin, jota se edustaa." Koska hankinnat vastaavat suurta osaa liikevaihdosta, niiden kunnollinen johtaminen vaatisi enemmän resursseja - ja sellaisia resursseja, joilla on operatiivisen ostamisen lisäksi kokemusta strategisesta hankinnasta ja toimittajasuhteiden johtamisesta. Rekrytointikynnys on kuitenkin usein huomattavan korkea, vaikka potentiaali ja ns. business case näyttäisi kuinka ilmeiseltä.
Miten haasteita on ratkaistu ja päästy eteenpäin?Kun strategia on tehty ja kehitystarpeita havaittu, ValueSource tarjoaa asiakkailleen tukea sekä hankinnan ammattiresursseja toteutukseen. Tällä toimintamallilla asiakkaat ovat voineet lähteä testaamaan uutta strategiaansa ja toimintamalliaan ilman, että heti tarvitsee tehdä pitkävaikutteisia rekrytointipäätöksiä. Jos malli sitten toimii odotetusti, asiakas voi harkita resurssien rekrytointia suoraan omalle palkkalistalleen.
