Valokuituverkkojen asiantuntija Valokuitunen Oy rakentaa valtakunnallisesti asiakkailleen avoimia valokuituyhteyksiä luotettavasti ja vastuullisesti. Vuonna 2020 perustettu yritys on kasvanut toimintavuosiensa aikana nopeasti – Valokuitusella työskentelee tällä hetkellä noin 130 henkeä, joiden lisäksi yritys työllistää kumppaneidensa kautta satoja ihmisiä.
Kesän 2024 jälkeen Valokuitusella heräsi tarve hankintapäällikölle valokuidun jälkiliittyjien kilpailutusprosessin läpiviemiseen, ja tilanteeseen löytyi sopiva hankinnan interim-asiantuntija ValueSource Partnersilta.
Valokuitunen Oy:n jälkiliittyjien rakentamisprosessiin haettiin urakoitsijoita yhteensä kuudesta maakunnasta. Kyseessä oli mittava hanke, jonka kilpailutusprosessi edellytti ammattitaitoa, kokemusta ja kokonaisuuden hallintaa.
"Tilanteemme oli hieman kiireinen sattuneen henkilöstövaihdoksen vuoksi. Lähdimme hakemaan verkosta meille sopivaa asiantuntijaosaamista, ja ValueSource tuli nopeasti vastaan. Referenssejä luettuani otin organisaatioon yhteyttä, ja meille tarjottiin interim-asiantuntijaa, joka kyllä vakuutti heti alussa”, kertoo Valokuitusen CDO Kaj Storås.
Interim-asiantuntija otti hankintapäällikkönä vetovastuun projektista ja käynnisti prosessin tehokkaasti elokuussa 2024.
Kilpailutusprosessissa ensimmäisenä tehtävänä oli alan yritysten kattava kartoitus ja esivalinta, joiden perusteella asiantuntija laati räätälöidyn tarjouspyyntömateriaalin ja sopimuspohjan kilpailutusta varten.
Prosessi jatkui RFI-kyselyjen lähettämisellä potentiaalisille toimittajille, minkä jälkeen kiinnostuneille ja salassapitosopimuksen allekirjoittaneille järjestettiin hankintapäällikön johtama tiedotustilaisuus syyskuussa. Tilaisuudessa esiteltiin Valokuitusen tavoitteet ja erityistarpeet aikatauluineen.
Valokuitunen edellytti urakoitsijoilta KVR (kokonaisvastuu-urakka) -toimintamallin mukaista toteutusta, jossa urakoitsija vastaa koko jälkiliittyjän verkon rakentamisesta avaimet käteen -periaatteella suunnittelusta aina dokumentointiin saakka.
"Kun lähdimme hakemaan potentiaalisia tarjoajia, kävimme asiantuntijan avulla läpi YTJ:n rekisteriä ja saimme runsaasti tarjouksia. Kilpailutukseen ilmoittautui tuplasti enemmän yrityksiä kuin itse ennakoimme, eli tarjousten määrä oli ilahduttavan suuri", Storås kehuu.
Lokakuun alussa lähetettiin tarjouspyynnöt valikoiduille toimittajille. Interim-asiantuntija oli jatkuvassa vuorovaikutuksessa sekä tarjoajien kanssa että projektiryhmän sisällä. Hän vastasi toimittajien tarkentaviin kysymyksiin ja korjasi esimerkiksi mahdollisia väärinkäsityksiä tarjouspyyntömateriaaleissa.
"Asiantuntija hoiti projektissa hankintapäällikön roolin erinomaisesti. Hän piti aktiivisesti yhteyttä tarjoajiin ja koordinoi koko prosessia pitäen langat käsissään.”
Marraskuussa siirryttiin tarjousten analysointiin ja priorisointiin, jolloin tarjoukset jaettiin kolmeen kategoriaan sopivuuden mukaan. Loppuvuoden aikana käytiin neuvottelut parhaiden toimittajien kanssa.
Jälkiliittyjien kilpailutusprosessi huipentui sopimusneuvotteluihin ja sopimusten allekirjoitukseen valittujen toimittajien kanssa vuoden 2024 viimeisellä viikolla. Tammikuussa 2025 hankintapäällikkö kävi vielä palautekeskustelut niiden toimittajien kanssa, jotka eivät tulleet valituiksi.
Storås arvostaa prosessin sujuvuutta alusta loppuun ja toteaa, että lähtötilanne ja toimiala eivät varmasti olleet kaikkein helpoimmat liittyä mukaan.
”Kyseessä oli varmasti iso hyppäys myös hankintapäällikölle itselleen – siirtyminen valmistavan teollisuuden ja palveluiden hankinnasta täysin uudelle toimialalle asetti varmasti omat haasteensa prosessiin. Siitä huolimatta kaikki sujui oikein hyvin ja jämäkästi."
Hankintapäällikkö toi projektiin korvaamatonta osaamista ja resursseja. Yhteistyön suurimpana hyötynä Storås pitää luottamuksellista työnjakoa, joka vapautti yrityksen omat asiantuntijat keskittymään ydinosaamiseensa.
"Selkeänä lisäarvona Valokuituselle näen ehdottomasti ulkoa tulevan näkemyksen, kokemuksen ja osaamisen kriittisessä paikassa, sillä omat resurssimme eivät olisi riittäneet projektin läpivientiin. Tärkeää oli, että meillä oli hankintapäällikkö, jonka kanssa pystyimme luottamaan, että hankintaprosessi varmasti edistyy. Se vapautti oman henkilöstömme tekemään oman osuutensa.”
Jälkiliittyjien kilpailutus oli Valokuitusen ensimmäinen kilpailutusprosessi toimialalla.
Storåksen mukaan yritys sai kilpailutuksessa onnistuneen lopputuloksen, projekti pysyi aikataulussa ja odottamattomilta yllätyksiltä säästyttiin. ValueSource Partnersin ja hankintapäällikön vahvuuksista puhuttaessa hän nostaa esiin erityisesti hankintaprosessin kokonaisvaltaisen hallinnan.
"Hankintaprojektin vetäminen ja kokemuksen kautta valitut käytännöt olivat tässä keskeisiä. Olemme itse enemmän verkon rakentajia, joten potentiaalisten tarjoajien kartoittaminen, analysointi ja valinta oli se osuus, jossa osaavasta interim-hankintapäälliköstä oli erityisesti hyötyä."
Voisiko Storås suositella ValueSourcea ulkoisen hankintaosaamisen puitteissa myös muille yrityksille samankaltaisissa kilpailutusprojekteissa?
"Ehdottomasti."
Jätä yhteydenottopyyntö lomakkeen avulla.
