Epäsuorat hankinnat – miksi kiinnittää niihin huomiota juuri nyt?

Liiketoiminnalle tärkeiden mutta suoraan tuotantoon liittymättömien tarvikkeiden ja palveluiden hankintojen kehittäminen jää yrityksissä ja organisaatioissa usein vähemmälle huomiolle. Esimerkiksi toimistotarvikkeiden, varaosien, kunnossapidon sekä IT-palveluiden ja -laitteiden hankintoja eli epäsuoria hankintoja pidetään tänäkin päivänä lähes itsestäänselvyytenä – ja juuri sen vuoksi niihin saattaa upota vuosittain huomattavia summia ylimääräistä rahaa.

Epäsuorien hankintojen potti on suomalaisissa yrityksissä kokonaisuudessaan tyypillisesti samaa luokkaa kuin henkilöstökulut – eli keskimäärin 14 %. Vaikkapa 50 miljoonan euron liikevaihdon yrityksellä voi olla 7 miljoonan epäsuorat hankintamenot. Vaikka tarkka luku riippuukin toki esimerkiksi yrityksen toimialasta, koosta ja hankinnan maturiteetista, tämä luku on tuskin ainakaan kovin kaukana totuudesta.

Kuinka suuri luku tuo 14 % on sinun yrityksesi liikevaihdosta?

Kuulostaako jokin seuraavista epäsuorien hankintojen haasteista tutulta?

• Kokonaisnäkemys epäsuorista hankinnoista puuttuu yrityksestäsi kokonaan. Ostoja tehdään ympäri organisaatiota eri prosesseilla, eri maksuehdoilla ja hyvin yksilöllisesti.
• Laskuja on ihan järjettömät määrät. Esimerkiksi 20 % laskuista voi olla alle 100 euron laskuja, joita yritykseen ei pitäisi tulla yhtään kappaletta käsittelykulujen ja selvitysten määrän vuoksi.
• On epäselvää, paljonko epäsuoriin hankintoihin sujahtaa rahaa – taloushallinnolla ei ole mahdollisuutta ajaa raporttia ilman valtavaa käsityötä tai analysointityökalun hankintaa.
• Toimittajamäärä eli laskuttavien yritysten määrä on räjähtänyt ihan käsiin, ja luku vain kasvaa.
• Yritysten epäsuorista hankinnoista edelleen merkittävä osa tehdään ns. ohi ostoina eli ilman sovittua prosessia.
• Tiliöintikäytännöt ovat täysin villejä, eli suorat sekä epäsuorat ostot menevät sekaisin väärille tileille ja jokainen kirjaa ne hieman eri tavoilla.
• Saatavilla oleva ostoreskontran data on melko lisäarvotonta, ja todelliset tiedot löytyvät laskuja tarkastelemalla. Tuskaisen työlästä.
• Asiantuntijoiden ja toimihenkilöiden aika valuu erikoisosaamisen ulkopuolelle. Kallista ja tehotonta ajankäyttöä.

Heräsikö hikikarpaloita otsalle? Ei hätää – tähän löytyy ratkaisut. Mutta miten tätä epäsuorien hankintojen kokonaisuutta voisi hallita ja vieläpä samalla säästää kustannuksissa?

Epäsuorilla hankinnoilla on keskeinen merkitys, kun halutaan hallita kustannuksia ja kannattavuutta

Nykyisessä markkinatilanteessa kustannusten hallinta on noussut entistä tärkeämmäksi yritysten hallituksissa ja johtoryhmissä. Erilaiset liiketoiminnan tehostamisohjelmat ovat nostaneet päätään erityisesti viimeisen vuoden aikana, ja yritykset ovat heränneet etsimään aktiivisesti tapoja vähentää kulujaan eri osa-alueilla. Tehostaminen on johtanut entistä laajempaan tarkasteluun myös hankinnan sektoreilla – myös epäsuorissa hankinnoissa.

Epäsuorat hankinnat ovat tupanneet jäämään liiketoiminnan ja hankinnan suunnittelussa vähäiselle huomiolle. Niitä on usein hoidettu vuodesta toiseen voimassa olevilla sopimuksilla ja mittavalla määrällä toimittajia. Satunnaista kustannustehostusjumppaa on ehkä tehty silloin tällöin, mutta järjestelmällinen hallinta on puuttunut.

Fokuksen puute on johtanut siihen, että epäsuoriin hankintoihin on kertynyt vuosien aikana ylimääräisiä kuluja, jota pyritään nyt vähentämään. Tämä on merkki oikeasta suunnasta, vaikka epäsuorien hankintojen hallinta onkin monissa isoissakin yrityksissä haastaviin markkinaolosuhteisiin nähden vielä suhteellisen alkeellisella tasolla.

Hallintamallit ja jatkuva seuranta käyttöön

Esimerkki todellisesta elämästä: kotimaisessa, n. 50 miljoonan euron liikevaihdon yrityksessä epäsuorien ostojen toimittajia oli 1500 ja ostolaskuja 4600 kpl vuodessa.

Kenen hanskassa tällainen kokonaisuus voi pysyä? Kuka kantaa vastuun? Kyseessä ei ole yhden henkilön show, vaan epäsuorien hankintojen hallinta prosessina vaatii koko organisaation asenteen ja tapojen muutosta.

Pelkkä epäsuorien hankintojen kilpailutus ja kertasäästöt eivät kuitenkaan enää riitä. Kilpailutuksen ja tulospalkkioiden lisäksi on tärkeää korostaa hankintojen jatkuvaa seurantaa sekä aktiivisempaa toimittajasuhteiden hallintaa.

Vähintään neljännesvuosittainen seuranta ja systemaattinen hallintamalli ovat välttämättömiä johtotasolta lähtien, jotta laiminlyöntejä ei pääse syntymään. On tosin samaan hengenvetoon todettava, että tämä edellyttää osaamista, resursseja ja pitkäjänteistä työtä, joita monilta toimijoilta on epäsuorien hankintojen suhteen pitkään puuttunut.

Mistä startata epäsuorien hankintojen kehittäminen?

Onko yrityksessäsi käytössä Kaikki saa ostaa -malli? Jos on, koko yrityskulttuurin täytyy muuttua, jotta päästäisiin Licence to buy -malliin eli selkeään prosessiin, pelisääntöihin ja vielä selkeämpiin kannustimiin toimia oikein.

Koko epäsuorien hankintojen potti on päässyt monilla yrityksillä lähtökohdiltaan hyvin kompleksiseksi, minkä vuoksi toimittajakentästä ja ostomenoista voi olla hankala saada alussa selkeää kuvaa ja ongelmakohtiin on siten haastavaa tarttua. Puhumattakaan konkreettisesta kehityssuunnitelmasta, joka pitäisi viedä käytännön tasolle asti.

Muutoshallinta on siis huikeassa roolissa – koko organisaation on olennaista ymmärtää, että tarkoitus ei ole rajata oikeuksia vaan vapauttaa henkilöiden aikaa oleelliseen.

Tästä kootusti muutama ajatus kustannustenhallinnan aloittamiseen epäsuorissa hankinnoissa

• Tunnista yrityksen omat vahvuudet ja heikkoudet – tiedät, mihin panostat ja mikä on oikeasti liiketoimintasi ydintä.

• Tsekkaa, kuinka paljon rahaa yrityksessäsi virtaa epäsuoriin hankintoihin. Menojen suuruus voi yllättää.

• Tutki ensisijaisesti menoeriä, joihin voit vaikuttaa. Esimerkiksi IT-menoihin, kiinteistöpalveluihin ja markkinointiin uppoavaa rahaa on helpompi hallita kuin pakollisia menoja, kuten eläkevakuutusmaksuja, energiaa ja vuokria.

• Kategorisointi ja hankintojen ryhmittely on tarpeen myös epäsuorien hankintojen osalta – ihan samalla lailla kuin rakentaisit hankintasuunnitelman niille tärkeille tuotannollisille hankinnoille.

• Hallinnoi myös yhteistyökumppaneita ja hoida suhteita. Aivan kuten suorien hankintojen puolella tekisit.

• Huomaa, että pelkät säästöt edellä meneminen johtaa monesti kilpailutuksiin toisensa perään, eikä mikään toiminnassa oikeasti muutu. Ostetaan hetki ”halvemmalla”, kunnes huomataan, että parin vuoden päästä on jo kalliimpaa kuin ennen kilpailutusta.

• Liiketoiminnoissa kyllä tiedetään oikeat tarpeet. Epäsuorat ostot voi hoitaa yhtä ammattimaisesti liikoja tuhlailematta.

• Meistä jokainen voi olla oman epäsuoransa ostaja. Ei ole oikeasti väliä, kuka oston tekee, jos työkalut, sopimukset ja lähtökohdat ovat tiedossa hankintaprosessissa.

• Ostoehdotuksesta laskun automaattiseen täsmäykseen on todella pitkä matka, jota voi nopeuttaa oikealla osaamisella. Resursseja on saatavissa – omia tai ulkoisia.